Để đăng ký giấy phép kinh doanh, trước tiên bạn cần xác định mình muốn thành lập công ty hay hộ kinh doanh, bởi mỗi hình thức có hồ sơ và cơ quan tiếp nhận khác nhau. Theo quy định áp dụng năm 2026, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được giải quyết tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, còn hộ kinh doanh thuộc thẩm quyền cấp xã. Kế Toán Lạc Việt hướng dẫn bạn cách chọn loại hình, chuẩn bị giấy tờ, nộp hồ sơ, tính chi phí và thời gian xử lý theo quy định hiện hành.
Đăng ký giấy phép kinh doanh là đăng ký giấy tờ nào?
“Giấy phép kinh doanh” là cách gọi phổ biến, nhưng về mặt pháp lý cần phân biệt ba loại giấy tờ:
| Loại giấy tờ | Đối tượng và mục đích |
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Cấp cho doanh nghiệp thành lập hợp pháp, như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân. |
| Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh | Cấp cho hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập. |
| Giấy phép kinh doanh chuyên ngành | Áp dụng khi hoạt động kinh doanh thuộc trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu phải có giấy phép hoặc văn bản chấp thuận riêng. |
Theo Điều 6 và Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đều không phải là giấy phép kinh doanh. Việc được cấp giấy chứng nhận đăng ký cũng không đồng nghĩa đã đáp ứng mọi điều kiện của ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.
Nên đăng ký công ty hay hộ kinh doanh?
Nếu mở cửa hàng nhỏ, tự quản lý hoạt động và muốn tổ chức kinh doanh đơn giản, bạn có thể cân nhắc hộ kinh doanh. Chủ hộ và các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh theo quy định.
Nếu có nhiều người góp vốn, cần tổ chức quản lý theo mô hình doanh nghiệp hoặc muốn giới hạn trách nhiệm tài sản theo phần vốn góp, bạn có thể cân nhắc công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.
Một số hoạt động như bán hàng rong, kinh doanh thời vụ, làm dịch vụ có thu nhập thấp có thể không phải đăng ký hộ kinh doanh theo khoản 3 Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trừ trường hợp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện. Mức thu nhập thấp do địa phương quy định.
Điều kiện được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Theo khoản 1 Điều 27 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi đáp ứng bốn điều kiện:
- Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh.
- Tên doanh nghiệp được đặt đúng quy định pháp luật.
- Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ.
- Đã nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định, trừ trường hợp được miễn.
Đối với hộ kinh doanh, khoản 2 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định các điều kiện tương ứng: ngành, nghề không bị cấm; tên hộ kinh doanh hợp lệ; hồ sơ hợp lệ và hoàn thành nghĩa vụ lệ phí.
Người thành lập còn phải có quyền đăng ký theo pháp luật. Theo Điều 82–83 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mỗi cá nhân, thành viên hộ gia đình chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trong phạm vi toàn quốc.
Hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh gồm những gì?
Hồ sơ được chuẩn bị theo từng loại hình. Khác biệt chủ yếu nằm ở mẫu Giấy đề nghị đăng ký, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông và giấy tờ phát sinh theo từng trường hợp.
1. Bảng hồ sơ đăng ký theo từng loại hình
Căn cứ Luật Doanh nghiệp, Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP và hệ thống biểu mẫu hiện hành:
| Loại hình | Biểu mẫu đăng ký | Thành phần hồ sơ chính |
| Doanh nghiệp tư nhân | Mẫu số 1, Phụ lục I | Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp nếu thuộc trường hợp phải nộp. |
| Công ty TNHH một thành viên | Mẫu số 2, Phụ lục I | Giấy đề nghị; điều lệ; giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu, người đại diện và tài liệu liên quan theo trường hợp. |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Mẫu số 3; Mẫu số 6 về danh sách thành viên | Giấy đề nghị; điều lệ; danh sách thành viên; giấy tờ pháp lý của thành viên và tài liệu liên quan. |
| Công ty cổ phần | Mẫu số 4; Mẫu số 7 và Mẫu số 8 khi áp dụng | Giấy đề nghị; điều lệ; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài theo trường hợp và giấy tờ liên quan. |
| Công ty hợp danh | Mẫu số 5; Mẫu số 9 về danh sách thành viên | Giấy đề nghị; điều lệ; danh sách thành viên hợp danh và giấy tờ pháp lý liên quan. |
| Hộ kinh doanh | Mẫu số 1, Phụ lục II | Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh; văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình nếu thuộc trường hợp phải có. |
Biểu mẫu chính thức áp dụng năm 2026:
- Văn bản hợp nhất 28/2026/VBHN-TT-BTC: Bộ biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp và hộ kinh doanh sau sửa đổi. Trang Công báo có tệp DOCX và PDF để tải về.
- Tải trực tiếp Mẫu số 1 — Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân (DOCX) từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Danh mục 80 biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp và 28 biểu mẫu đăng ký hộ kinh doanh trên Cổng thông tin Chính phủ.
Lưu ý: Thông tư 121/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 21/08/2026 đã thay thế Mẫu số 1–5 và Mẫu số 10 tại Phụ lục I của Thông tư 68/2025/TT-BTC; đồng thời bãi bỏ Mẫu số 11. Các Mẫu số 6–9 và mẫu đăng ký hộ kinh doanh tại Phụ lục II tiếp tục áp dụng theo quy định hiện hành.
2. Những giấy tờ cần kiểm tra thêm
Ngoài thành phần hồ sơ trong bảng, một số trường hợp cần bổ sung hoặc kiểm tra:
- Chủ sở hữu hưởng lợi: Doanh nghiệp xác định, kê khai và lập danh sách theo Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP; sử dụng Mẫu số 10 khi thuộc trường hợp phải lập danh sách.
- Thành viên, cổ đông là tổ chức: Cần giấy tờ pháp lý của tổ chức, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ tương ứng. Giấy tờ pháp lý của tổ chức nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
- Nhà đầu tư nước ngoài: Có thể phải bổ sung Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc tài liệu tương ứng nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
- Ủy quyền thực hiện thủ tục: Phải có giấy tờ chứng minh việc ủy quyền phù hợp với người được ủy quyền và phương thức nộp hồ sơ.
Theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh được khai thác thông tin từ các cơ sở dữ liệu có thẩm quyền. Nếu thông tin đã được khai thác đầy đủ, chính xác theo quy định thì không yêu cầu nộp lại bản sao giấy tờ tương ứng.
Vì vậy, không nên mặc định mọi hồ sơ đều cần bản sao căn cước công chứng, giấy chứng minh quyền sử dụng trụ sở hoặc kế hoạch kinh doanh.
3. Lưu ý riêng đối với hồ sơ hộ kinh doanh
Theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh do một cá nhân đăng ký thành lập sử dụng Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo Mẫu số 1, Phụ lục II.
Nếu do các thành viên hộ gia đình đăng ký, phải nộp thêm bản sao văn bản ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ. Văn bản này phải được công chứng hoặc chứng thực.
Trường hợp chủ hộ ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện thủ tục, áp dụng Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục không bắt buộc công chứng, chứng thực. Hai trường hợp ủy quyền này không được nhầm lẫn.
Người nộp trực tiếp có thể xuất trình căn cước hoặc sử dụng căn cước điện tử để đối chiếu. Nếu việc xác minh qua cơ sở dữ liệu bị gián đoạn, cần bổ sung giấy tờ cá nhân theo quy định.
Xem thêm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể để tìm hiểu chi tiết về hình thức này.
Đăng ký giấy phép kinh doanh ở đâu và thực hiện như thế nào?
Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ phụ thuộc loại hình đăng ký:
| Hình thức | Cơ quan có thẩm quyền |
| Thành lập doanh nghiệp | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở chính. Trường hợp thuộc thẩm quyền của Ban quản lý khu công nghệ cao thực hiện theo quy định riêng. |
| Thành lập hộ kinh doanh | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. |
Theo khoản 2 Điều 88 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người thành lập hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ giấy và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong cùng tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở; cơ quan cấp xã nơi đặt trụ sở vẫn là đơn vị giải quyết.
Theo quy định được sửa đổi tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP, cơ quan giải quyết là phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã được giao chức năng đăng ký hộ kinh doanh; nếu không thành lập phòng chuyên môn thì UBND cấp xã thực hiện.
Các bước đăng ký kinh doanh
Bước 1: Xác định loại hình và thông tin đăng ký
Kiểm tra tên dự kiến, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn và thông tin chủ sở hữu. Với doanh nghiệp, xác định thêm thành viên, cổ đông và người đại diện theo pháp luật theo loại hình.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Sử dụng mẫu hiện hành và các giấy tờ tương ứng. Kiểm tra sự thống nhất giữa giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên và tài liệu ủy quyền nếu có.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Người đăng ký có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo phương thức được tiếp nhận. Phí, lệ phí được thanh toán theo thủ tục áp dụng.
Bước 4: Nhận kết quả
Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét, cấp giấy chứng nhận nếu đủ điều kiện hoặc thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Người nộp theo dõi thông báo và hoàn thiện hồ sơ khi cần.
Có thể đăng ký giấy phép kinh doanh online không?
Có. Cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều có thể đăng ký qua mạng điện tử. Người thực hiện cần sử dụng hệ thống phù hợp, chuẩn bị tài liệu điện tử và hoàn tất yêu cầu xác thực.
Đối với doanh nghiệp, người nộp sử dụng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia theo quy trình hiện hành.
Theo Điều 38 và Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, giấy đề nghị được kê khai trên hệ thống và chỉ yêu cầu người nộp ký có thể không phải ký số riêng hoặc tải lên. Những giấy tờ khác vẫn phải được ký và tải lên theo quy định tương ứng.
Đối với hộ kinh doanh, việc đăng ký trực tuyến thực hiện trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh theo Điều 112 và Điều 113 Nghị định 168/2025/NĐ-CP sau sửa đổi năm 2026.
Khi ủy quyền thực hiện thủ tục, các bên phải đáp ứng yêu cầu xác thực điện tử theo trường hợp áp dụng. Không giao mật khẩu định danh điện tử, OTP hoặc mã xác thực cá nhân cho bên thứ ba.
Để xem các thao tác dành riêng cho hồ sơ doanh nghiệp, tham khảo bài đăng ký giấy phép kinh doanh online của Lạc Việt.
Đăng ký kinh doanh có được cấp giấy chứng nhận bản điện tử không?
Có. Luật Doanh nghiệp công nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp dưới hình thức bản giấy hoặc bản điện tử. Đối với hộ kinh doanh, khoản 1 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng quy định giấy chứng nhận được cấp bằng hai hình thức này.
Bản điện tử do cơ quan có thẩm quyền cấp, ký số hợp lệ và đáp ứng các điều kiện pháp luật có giá trị pháp lý như bản giấy, phù hợp với quy định về văn bản điện tử tại Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cần phân biệt bản điện tử chính thức với ảnh chụp hoặc bản PDF tự quét từ giấy chứng nhận.
Đối với doanh nghiệp: Sau khi hồ sơ được chấp thuận, người nộp đăng nhập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để xem kết quả và tải tệp điện tử được cấp theo hướng dẫn.
Đối với hộ kinh doanh: Người nộp theo dõi kết quả trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh. Nếu được cấp bản điện tử, cần lưu giữ tệp gốc có chữ ký số.
Cách xác minh: Kiểm tra chữ ký số, thông tin cơ quan cấp và tính toàn vẹn của tệp; đối chiếu dữ liệu đăng ký trên hệ thống có thẩm quyền. Bản in từ tệp điện tử không tự động thay thế bản điện tử gốc có ký số.
Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh năm 2026
Cần phân biệt phí, lệ phí nhà nước và phí dịch vụ hỗ trợ nếu thuê đơn vị thực hiện.
| Khoản thu | Mức áp dụng |
| Lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tiếp hoặc qua bưu chính | 25.000 đồng/lần, từ 01/07/2025 đến hết 31/12/2026 |
| Lệ phí đăng ký doanh nghiệp trực tuyến | Miễn lệ phí |
| Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 100.000 đồng/lần, đối với trường hợp phải công bố |
| Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh | Theo quy định của địa phương và trường hợp áp dụng |
| Phí thuê dịch vụ đăng ký kinh doanh | Theo báo giá và phạm vi công việc của đơn vị cung cấp |
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 47/2019/TT-BTC: Quy định lệ phí đăng ký doanh nghiệp, miễn lệ phí đăng ký qua mạng và phí công bố thông tin.
- Thông tư 64/2025/TT-BTC: Giảm 50% lệ phí đăng ký doanh nghiệp trong giai đoạn từ 01/07/2025 đến hết 31/12/2026.
Đăng ký doanh nghiệp online được miễn lệ phí đăng ký nhưng không mặc nhiên được miễn phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Đối với hộ kinh doanh, cần tra cứu lệ phí tại địa phương nơi đăng ký, không áp dụng một mức thu chung toàn quốc.
Thời gian đăng ký giấy phép kinh doanh bao lâu?
Theo quy định về đăng ký thành lập, thời hạn xử lý hồ sơ là:
- Đăng ký doanh nghiệp: Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét, cấp giấy chứng nhận nếu đủ điều kiện hoặc thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
- Đăng ký hộ kinh doanh: Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp giấy chứng nhận nếu đủ điều kiện hoặc thông báo bằng văn bản lý do và nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Căn cứ là Điều 26 Luật Doanh nghiệp, Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP đối với doanh nghiệp và khoản 3 Điều 99 Nghị định này đối với hộ kinh doanh.
Đối với hồ sơ hộ kinh doanh được tiếp nhận trực tuyến sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, ngày lễ, thời hạn giải quyết tính từ ngày làm việc tiếp theo theo Điều 112 Nghị định 168/2025/NĐ-CP sau sửa đổi.
Thời hạn 03 ngày làm việc là thời hạn cơ quan xử lý hồ sơ, không phải cam kết mọi hồ sơ đều được cấp giấy sau 03 ngày. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, người nộp cần bổ sung theo thông báo. Thời hạn trên cũng không bao gồm thời gian chuẩn bị hồ sơ và giải quyết giấy phép chuyên ngành.
Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung
| Lỗi thường gặp | Cách xử lý |
| Tên bị trùng hoặc gây nhầm lẫn | Tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; đối chiếu quy định đặt tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. |
| Dùng sai biểu mẫu, thiếu giấy tờ | Chọn đúng mẫu theo loại hình, đặc biệt các mẫu doanh nghiệp được thay thế từ 21/08/2026; kiểm tra điều lệ, danh sách thành viên và tài liệu phát sinh. |
| Thông tin cá nhân hoặc địa chỉ không thống nhất | Đối chiếu số định danh, họ tên, địa chỉ trụ sở giữa các tài liệu; điều chỉnh thông tin dân cư nếu có sai lệch. |
| Hồ sơ điện tử thiếu chữ ký hoặc tài liệu | Kiểm tra người ký, tệp đính kèm, giấy tờ ủy quyền và thông tin kê khai trước khi xác thực, gửi hồ sơ. |
| Không bổ sung hồ sơ đúng hạn | Theo dõi thông báo, hoàn thiện đầy đủ nội dung được yêu cầu và gửi lại trong thời hạn cho phép. |
Theo khoản 3 Điều 32 và khoản 4 Điều 95 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và hộ kinh doanh là 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Nếu hết thời hạn mà không nộp hồ sơ bổ sung, hồ sơ không còn giá trị và bị hủy trên hệ thống theo quy định.
Sau khi đăng ký kinh doanh có cần thêm giấy phép gì không?
Không phải doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh nào cũng phải xin thêm giấy phép chuyên ngành. Tuy nhiên, nếu hoạt động thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, cơ sở phải đáp ứng các điều kiện tương ứng và thực hiện thủ tục cấp giấy phép hoặc giấy chứng nhận chuyên ngành khi pháp luật yêu cầu.
Chẳng hạn, kinh doanh dịch vụ ăn uống có thể phải đáp ứng quy định về an toàn thực phẩm; kinh doanh dịch vụ lữ hành thuộc trường hợp phải có giấy phép theo pháp luật du lịch.
Sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký, người kinh doanh cũng cần kiểm tra các nghĩa vụ về thuế, hóa đơn, kế toán và lao động theo hoạt động thực tế. Đây là những công việc riêng, không thuộc hồ sơ đăng ký thành lập thông thường.
Nếu cần hỗ trợ chuẩn bị, rà soát và thực hiện hồ sơ theo phạm vi thỏa thuận, bạn có thể tham khảo dịch vụ làm giấy phép kinh doanh của Kế Toán Lạc Việt để tìm hiểu công việc hỗ trợ, chi phí và cách phối hợp.
Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra đúng loại hình đăng ký, biểu mẫu đang áp dụng và cơ quan tiếp nhận. Chuẩn bị chính xác ba nội dung này giúp hạn chế việc hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung và chủ động hơn trong kế hoạch kinh doanh.
