Sổ sách kế toán hộ kinh doanh từ năm 2026 được thực hiện theo Thông tư 152/2025/TT-BTC thay cho Thông tư 88/2021/TT-BTC trước đây. Tùy phương pháp tính thuế và nghĩa vụ thuế phát sinh, mỗi hộ sẽ sử dụng những mẫu sổ khác nhau thay vì phải mở toàn bộ hệ thống mẫu. Kế Toán Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác định mẫu sổ, cách ghi và những điểm cần kiểm tra để số liệu kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế.
Sổ sách kế toán hộ kinh doanh năm 2026 áp dụng thông tư nào?
Từ ngày 01/01/2026, chế độ kế toán dành cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được thực hiện theo Thông tư 152/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025. Thông tư này có hiệu lực ngay từ ngày 01/01/2026.
Điểm này đặc biệt quan trọng với người đang tìm kiếm cụm từ “thông tư 88 hộ kinh doanh”. Thông tư 88/2021/TT-BTC là văn bản từng hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh nhưng đã được thay thế khi Thông tư 152 có hiệu lực.
Vì vậy, khi lập sổ cho kỳ kế toán năm 2026, hộ kinh doanh cần kiểm tra theo mẫu và phương pháp của quy định mới, không tiếp tục sao chép nguyên bộ mẫu cũ.
Một thay đổi đáng lưu ý trong năm 2026 là chính sách thuế đối với hộ kinh doanh cũng đã được điều chỉnh. Theo thông tin Bộ Tài chính công bố tháng 5/2026, mức doanh thu không phải nộp thuế TNCN, không chịu thuế GTGT được quy định ở mức 1 tỷ đồng; hộ thuộc nhóm này vẫn phải theo dõi doanh thu và thực hiện công tác kế toán theo chế độ tương ứng.
Các mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh cần sử dụng năm 2026
Không phải hộ kinh doanh nào cũng mở giống nhau một bộ sổ. Loại sổ cần sử dụng phụ thuộc vào việc hộ thuộc nhóm không chịu thuế, nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu hay tính thuế TNCN trên thu nhập tính thuế.
Trường hợp có thêm các sắc thuế đặc thù, hộ còn phải theo dõi nghĩa vụ tương ứng. Kế Toán Lạc Việt sẽ nêu rõ cách phân biệt qua bảng sổ sách kế toán hộ kinh doanh dưới đây.
| Trường hợp áp dụng | Mẫu sổ | Nội dung theo dõi chính | |
| Không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN | S1a-HKD | Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | |
| Nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu | S2a-HKD | Doanh thu theo nhóm ngành nghề, tỷ lệ tính thuế | |
| Nộp GTGT theo tỷ lệ doanh thu, TNCN trên thu nhập tính thuế | S2b-HKD | Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | |
| Cùng nhóm trên | S2c-HKD | Chi tiết doanh thu và chi phí | |
| Cùng nhóm trên | S2d-HKD | Vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | |
| Cùng nhóm trên | S2e-HKD | Tiền và các khoản thu, chi | |
| Có nghĩa vụ về các sắc thuế khác | S3a-HKD | Theo dõi nghĩa vụ thuế khác | |
Hệ thống trên gồm nhiều mẫu để lựa chọn theo từng trường hợp, không có nghĩa mọi hộ phải đồng thời lập đủ tất cả các sổ. Cục Thuế hướng dẫn nhóm không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN sử dụng S1a-HKD; nhóm nộp GTGT và TNCN theo tỷ lệ doanh thu sử dụng S2a-HKD; nhóm tính TNCN trên thu nhập tính thuế sử dụng S2b, S2c, S2d và S2e.
Cách ghi sổ kế toán hộ kinh doanh theo từng nhóm áp dụng
Cách ghi mẫu S1a-HKD cho hộ thuộc diện không chịu thuế
Mẫu S1a-HKD được dùng để ghi doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là căn cứ giúp hộ theo dõi doanh thu thực tế và xác định tình trạng nghĩa vụ thuế theo quy định.
Khi ghi sổ, ngày tháng được ghi theo thời điểm ghi nhận; phần diễn giải thể hiện nguồn doanh thu từ hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ; phần giá trị phản ánh số tiền doanh thu tương ứng. Hộ có thể ghi theo từng nghiệp vụ hoặc tổng hợp định kỳ nếu đáp ứng căn cứ và phương pháp theo dõi phù hợp.
Đối với nhóm hộ có doanh thu trong ngưỡng không phải nộp thuế hiện hành, việc chỉ phải theo dõi một sổ doanh thu giúp khối lượng kế toán đơn giản hơn nhưng vẫn cần ghi đủ doanh thu thực tế trong năm.
Cách ghi mẫu S2a-HKD khi tính thuế theo tỷ lệ doanh thu
S2a-HKD áp dụng với hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Nếu kinh doanh nhiều nhóm ngành có tỷ lệ tính thuế khác nhau, doanh thu cần được theo dõi phù hợp theo từng nhóm để phục vụ việc xác định nghĩa vụ thuế.
Thông thường, người ghi sổ cần theo dõi số hiệu và ngày chứng từ, diễn giải nghiệp vụ, doanh thu tương ứng với ngành nghề. Cuối kỳ, dữ liệu sổ phải có khả năng đối chiếu với hóa đơn, doanh thu kê khai và dữ liệu thuế liên quan.
Nếu hộ chưa quen với việc lập và kiểm tra số liệu, có thể tham khảo dịch vụ kế toán hộ kinh doanh để hạn chế tình trạng ghi thiếu doanh thu hoặc phân loại sai ngành nghề.
Cách ghi các mẫu S2b, S2c, S2d và S2e
Đây là nhóm có khối lượng theo dõi chi tiết hơn. Hộ nộp thuế GTGT theo tỷ lệ trên doanh thu đồng thời xác định thuế TNCN trên thu nhập tính thuế cần theo dõi bốn mẫu S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD và S2e-HKD.
S2b-HKD tập trung vào doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo nhóm ngành. S2c-HKD phản ánh doanh thu và các khoản chi phí phục vụ việc xác định thu nhập tính thuế. S2d-HKD giúp kiểm soát vật liệu, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa. S2e-HKD dùng để theo dõi tiền và biến động thu, chi.
Với nhóm này, điều quan trọng không chỉ là “có sổ” mà còn là sự liên kết dữ liệu. Một khoản mua hàng có thể đồng thời liên quan đến chứng từ đầu vào, chi phí, hàng tồn và dòng tiền. Nếu mỗi sổ ghi theo một số liệu khác nhau, việc đối chiếu cuối kỳ sẽ mất nhiều thời gian.
Cách ghi mẫu S3a-HKD khi phát sinh nghĩa vụ thuế khác
S3a-HKD được sử dụng khi hoạt động của hộ phát sinh những loại thuế khác ngoài các nghĩa vụ GTGT và thu nhập thông thường, chẳng hạn một số trường hợp liên quan thuế tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường hoặc xuất nhập khẩu.
Sổ này nhằm giúp theo dõi riêng từng nghĩa vụ phát sinh, số đã thực hiện và dữ liệu phục vụ đối chiếu. Vì chỉ sử dụng khi có hoạt động thuộc diện chịu loại thuế tương ứng, hộ không nên tự động mở S3a-HKD nếu thực tế không phát sinh.
Nguyên tắc ghi và lưu sổ sách kế toán hộ kinh doanh
Việc ghi sổ cần dựa trên chứng từ và nghiệp vụ kinh tế thực tế. Thứ tự ghi phải bảo đảm tính liên tục, có căn cứ và thuận tiện cho việc kiểm tra số liệu. Các bài hướng dẫn chuyên sâu trên SERP cũng tập trung nhiều vào nguyên tắc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ thay vì chỉ cung cấp mẫu trống.
Trong thực tế, hộ kinh doanh nên chú ý các nguyên tắc sau:
- Ghi nhận doanh thu đầy đủ, tránh bỏ sót giao dịch tiền mặt hoặc doanh thu qua tài khoản.
- Đối chiếu doanh thu trên sổ với hóa đơn điện tử và dữ liệu bán hàng.
- Mỗi khoản chi nên có chứng từ hoặc tài liệu làm căn cứ phù hợp.
- Với hàng hóa, cần thống nhất giữa số nhập, số bán và số tồn theo dõi.
- Hạn chế sửa trực tiếp số liệu mà không lưu dấu vết điều chỉnh.
- Thực hiện sao lưu dữ liệu nếu sử dụng Excel hoặc phần mềm.
- Lưu tài liệu kế toán theo thời hạn quy định; hướng dẫn hiện hành xác định thời gian lưu trữ tối thiểu đối với tài liệu kế toán của hộ kinh doanh là 5 năm.
Đối với doanh thu phải kê khai thuế, hộ có thể xem thêm hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh để đối chiếu giữa dữ liệu trên sổ và số liệu kê khai.
Checklist kiểm tra sổ sách kế toán hộ kinh doanh trước khi khóa kỳ
Một bộ sổ được ghi đầy đủ vẫn có thể sai nếu các nguồn dữ liệu không khớp nhau. Vì vậy trước khi hoàn thành kỳ theo dõi, chủ hộ hoặc người phụ trách kế toán nên rà soát đồng thời doanh thu, hóa đơn, tiền và hàng hóa.
- Kiểm tra đã sử dụng đúng mẫu sổ tương ứng phương pháp tính thuế.
- Đối chiếu tổng doanh thu sổ với dữ liệu bán hàng và hóa đơn.
- Kiểm tra chứng từ của các khoản thu, chi lớn hoặc bất thường.
- Đối chiếu tiền mặt, tài khoản ngân hàng và số liệu ghi nhận.
- Kiểm tra biến động nhập – xuất – tồn đối với hộ có hàng hóa.
- Phân loại doanh thu theo đúng nhóm ngành nếu có nhiều hoạt động.
- Kiểm tra nghĩa vụ thuế khác để xác định có cần S3a-HKD hay không.
- Sao lưu sổ và chứng từ điện tử trước khi kết thúc kỳ.
Với hộ sử dụng hóa đơn điện tử, có thể tham khảo thêm cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh để giảm chênh lệch giữa doanh thu thực tế, hóa đơn và sổ kế toán.
Nên chọn loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh nào?
Không nên chọn mẫu sổ chỉ vì thấy một hộ khác đang sử dụng. Hai hộ cùng ngành nhưng khác doanh thu, phương pháp tính thuế hoặc nghĩa vụ phát sinh có thể phải theo dõi hệ thống sổ khác nhau. Kinh nghiệm thực tế nên kiểm tra theo 4 bước:
- Xác định đúng loại phiếu/mẫu sổ: Trước tiên xác định hộ thuộc nhóm S1a-HKD, S2a-HKD hay nhóm S2b đến S2e; sau đó kiểm tra có phát sinh nghĩa vụ cần S3a-HKD hay không.
- Kiểm tra thời hạn: Xác định kỳ ghi nhận, thời điểm lập sổ, đối chiếu và nghĩa vụ kê khai tương ứng để tránh dồn số liệu đến cuối năm mới xử lý.
- Chuẩn bị hồ sơ/chứng từ: Tập hợp hóa đơn, chứng từ thu chi, dữ liệu ngân hàng, dữ liệu bán hàng và tài liệu liên quan trước khi ghi để hạn chế thiếu căn cứ.
- Lựa chọn nơi nộp/đối chiếu: Xác định dữ liệu nào chỉ lưu tại hộ và dữ liệu nào phải kê khai, thông báo hoặc đối chiếu với cơ quan thuế theo nghĩa vụ thực tế.
👉 Nếu hộ kinh doanh có nhiều giao dịch, nhiều nhóm ngành hoặc không có người chuyên trách, Kế Toán Lạc Việt có thể hỗ trợ dịch vụ kế toán hộ kinh doanh trọn gói, từ kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến đối chiếu số liệu thuế.
[Hình ảnh: Checklist kiểm tra doanh thu, hóa đơn, chứng từ, tiền và hàng tồn trước khi hoàn tất sổ. Alt text: kiểm tra sổ sách kế toán hộ kinh doanh trước khi kê khai thuế]Câu hỏi thường gặp về sổ sách kế toán hộ kinh doanh
1. Thông tư 88 hộ kinh doanh năm 2026 còn áp dụng không?
Không. Thông tư 152/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026 và thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC về chế độ kế toán hộ, cá nhân kinh doanh.
2. Hộ kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế có phải ghi sổ không?
Có. Theo chính sách được Bộ Tài chính công bố trong năm 2026, hộ có doanh thu trong ngưỡng không phải nộp thuế vẫn thực hiện theo dõi doanh thu; nhóm này áp dụng mẫu S1a-HKD theo chế độ kế toán tương ứng.
3. Hộ kinh doanh có phải sử dụng toàn bộ bảy mẫu sổ không?
Không. Các mẫu được phân theo trường hợp áp dụng. Có nhóm chỉ sử dụng S1a-HKD hoặc S2a-HKD, trong khi nhóm xác định TNCN trên thu nhập tính thuế sử dụng S2b, S2c, S2d và S2e; S3a chỉ phát sinh khi có nghĩa vụ thuế khác phù hợp.
4. Có thể lập sổ kế toán hộ kinh doanh bằng file điện tử không?
Quy định cho phép tài liệu kế toán của hộ kinh doanh được lưu trữ trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy khi đáp ứng yêu cầu lưu trữ. Khi dùng Excel hoặc phần mềm, hộ nên có cơ chế sao lưu, phân quyền và bảo đảm dữ liệu có thể tra cứu khi cần.
Qua những thông tin trên mà Kế Toán Lạc Việt đã chia sẻ về vấn đề liên quan đến sổ sách kế toán hộ kinh doanh. Việc hiểu rõ từng mẫu sổ và cách ghi sẽ giúp bạn lựa chọn đúng, theo dõi số liệu chính xác và thực hiện nghĩa vụ kế toán nhanh chóng, tránh mất thời gian làm lại.
Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình xin cấp hoặc thực hiện thủ tục sổ sách kế toán hộ kinh doanh, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0931 398 798, Kế Toán Lạc Việt sẵn sàng tư vấn và hướng dẫn chi tiết để bạn hoàn tất hồ sơ một cách dễ dàng.
