Khi thay đổi tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn hoặc chủ hộ kinh doanh, bạn cần xác định đúng thủ tục đăng ký thay đổi để hồ sơ được cập nhật hợp lệ. Theo quy định năm 2026, hộ kinh doanh thực hiện thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, với thời hạn đăng ký thông thường là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Kế Toán Lạc Việt hướng dẫn hồ sơ theo từng trường hợp, cách nộp trực tiếp hoặc trực tuyến, lệ phí, thời gian giải quyết và những lưu ý quan trọng trước khi thực hiện.
Lưu ý về tên gọi: “Giấy phép kinh doanh hộ cá thể” là cách gọi thông dụng. Tên giấy tờ đúng theo pháp luật là Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Theo Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, giấy chứng nhận này ghi nhận thông tin đăng ký, đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh, nhưng không phải giấy phép kinh doanh theo nghĩa pháp lý.
Những trường hợp phải thay đổi giấy phép kinh doanh hộ cá thể
Theo khoản 1 Điều 100 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chủ hộ kinh doanh có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh một trong các nội dung sau:
- Thay đổi tên hộ kinh doanh: Đổi tên đăng ký, không chỉ thay tên cửa hàng hoặc biển hiệu.
- Thay đổi địa chỉ trụ sở: Chuyển trụ sở đến địa điểm mới, cùng hoặc khác địa bàn hành chính.
- Thay đổi chủ hộ kinh doanh: Áp dụng theo các trường hợp cụ thể được pháp luật quy định.
- Thay đổi thành viên hộ gia đình: Tiếp nhận thêm hoặc thay đổi thành viên hộ gia đình đã đăng ký hộ kinh doanh.
- Thay đổi vốn kinh doanh: Điều chỉnh tăng hoặc giảm số vốn đã đăng ký.
- Thay đổi ngành, nghề kinh doanh: Bổ sung, điều chỉnh ngành nghề hoặc thay đổi ngành nghề chính.
- Thay đổi nội dung đăng ký thuế: Áp dụng đối với thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh, trừ phương pháp tính thuế.
Cần phân biệt các trường hợp trên với việc cập nhật thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. Chẳng hạn, khi chỉ bổ sung thông tin liên hệ hoặc dữ liệu không thuộc Điều 100, hộ kinh doanh thực hiện thủ tục cập nhật theo Điều 101. Hai trường hợp có thời hạn xử lý và kết quả khác nhau.
Riêng trường hợp địa chỉ thay đổi do Nhà nước điều chỉnh địa giới hành chính, hộ kinh doanh không bắt buộc phải đổi giấy chứng nhận ngay. Nội dung này được giải thích cụ thể ở phần lưu ý cuối bài.
Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh hộ cá thể theo từng trường hợp
Hồ sơ thay đổi đăng ký hộ kinh doanh sử dụng Mẫu số 2 Phụ lục II – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, theo Thông tư 68/2025/TT-BTC và hệ thống biểu mẫu hiện hành năm 2026.
Bạn có thể xem biểu mẫu tại:
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp – Mẫu số 2 và hồ sơ theo từng trường hợp, có liên kết tải tệp DOCX.
- Cổng thông tin Chính phủ – Danh mục 28 biểu mẫu đăng ký hộ kinh doanh năm 2026.
1. Bảng hồ sơ cần chuẩn bị
Thành phần hồ sơ được xác định theo khoản 2–6 Điều 100 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:
esfesf
| Trường hợp thay đổi | Hồ sơ cần chuẩn bị | |
| Đổi tên, địa chỉ trụ sở, vốn, ngành nghề hoặc nội dung đăng ký thuế thuộc Điều 100 | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh do chủ hộ kinh doanh ký. | |
| Đổi chủ hộ do các thành viên hộ gia đình ủy quyền cho một thành viên khác | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi; bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho người làm chủ hộ mới. Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực. | |
| Đổi chủ hộ do chủ hộ chết hoặc thuộc trường hợp theo quyết định của Tòa án | Giấy đề nghị; bản sao văn bản ủy quyền theo khoản 3 Điều 100; bản sao giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án tương ứng. | |
| Hộ có hai thành viên, chủ hộ chết hoặc thuộc trường hợp theo quyết định của Tòa án | Giấy đề nghị; bản sao giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án phù hợp. Thành viên còn lại trở thành chủ hộ theo khoản 5 Điều 100. | |
| Thay đổi thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh | Giấy đề nghị; nếu tiếp nhận thành viên mới thì kèm bản sao văn bản ủy quyền của thành viên mới cho chủ hộ kinh doanh, được công chứng hoặc chứng thực. | |
| Chỉ cập nhật, bổ sung thông tin không thuộc Điều 100 | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh theo Điều 101. | |
Trường hợp cần chú ý: Đối với hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập trước ngày 01/07/2025, hồ sơ có thể phải kèm biên bản họp nhóm cá nhân theo hướng dẫn đối với hồ sơ chuyển tiếp tại Cổng đăng ký kinh doanh. Chủ hộ cần kiểm tra mô hình đăng ký ban đầu trước khi chuẩn bị giấy tờ.
2. Có cần nộp CCCD, hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ nhà đất không?
Đối với các trường hợp thay đổi thông thường tại khoản 2 Điều 100, pháp luật không quy định phải mặc định nộp bản sao căn cước, hợp đồng thuê địa điểm, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc biên bản họp của mọi thành viên hộ gia đình.
Tuy nhiên, khi nộp hồ sơ bản giấy, người nộp cần xuất trình giấy tờ căn cước hoặc sử dụng căn cước điện tử theo Điều 92 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Một số tình huống về dữ liệu dân cư, định danh hoặc ủy quyền có thể phát sinh giấy tờ tương ứng theo quy định.
Do đó, cần phân biệt giấy tờ phải có trong hồ sơ đăng ký thay đổi với giấy tờ dùng để xác minh danh tính hoặc phục vụ nghĩa vụ pháp luật chuyên ngành.
Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh hộ cá thể năm 2026
Theo Điều 94 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có thể thực hiện đăng ký thay đổi trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử.
Bước 1. Kiểm tra thông tin và chuẩn bị hồ sơ
Trước khi nộp, chủ hộ cần:
- Đối chiếu tên hộ, mã số hộ kinh doanh, địa chỉ, ngành nghề và thông tin chủ hộ trên giấy chứng nhận đang sử dụng.
- Xác định chính xác nội dung cần thay đổi để chọn bộ hồ sơ trong bảng trên.
- Điền đầy đủ Mẫu số 2, kiểm tra số điện thoại liên hệ và các thông tin cá nhân.
- Chuẩn bị giấy tờ ủy quyền, giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án nếu thuộc trường hợp phải có.
Đặc biệt: Nếu chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục liên quan đến chuyển trụ sở với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
Bước 2. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính
Hộ kinh doanh nộp một bộ hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
Theo khoản 2 Điều 88 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người nộp có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở là đơn vị giải quyết hồ sơ.
Trường hợp chuyển trụ sở, cần xác định đúng địa bàn đăng ký sau thay đổi và xử lý thủ tục thuế trước nếu làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Nộp hồ sơ trực tuyến
Theo Điều 113 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điều 18 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, trình tự trực tuyến được thực hiện như sau:
- Truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia, đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử để vào Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.
- Chọn thủ tục đăng ký thay đổi phù hợp và kê khai thông tin hộ kinh doanh, nội dung cần điều chỉnh.
- Hoàn thiện hồ sơ điện tử, tải các tài liệu phải đính kèm, thực hiện việc ký/xác thực theo yêu cầu của từng loại hồ sơ.
- Gửi hồ sơ, thanh toán lệ phí nếu áp dụng và theo dõi giấy tiếp nhận, thông báo bổ sung hoặc kết quả trên hệ thống.
Đối với giấy đề nghị hoặc thông báo chỉ yêu cầu người nộp có thẩm quyền ký và có nội dung đã được kê khai trên hệ thống, Nghị định 296/2026 quy định trường hợp không phải ký số và tải lại mẫu đó. Các giấy tờ khác vẫn phải đáp ứng yêu cầu ký và nộp dưới dạng điện tử theo quy định.
Vì vậy, không nên mặc định mọi hồ sơ online đều phải tải bản scan Mẫu số 2 đã ký.
Bước 3. Theo dõi và nhận kết quả
Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký cấp xã kiểm tra tính hợp lệ và cập nhật thông tin đăng ký. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Người nộp cần theo dõi thông báo trên giấy tiếp nhận hoặc hệ thống trực tuyến. Thời hạn sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo quy định thông thường là 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký ra thông báo; quá thời hạn mà không bổ sung, hồ sơ có thể bị hủy.
Ai được nộp hồ sơ thay chủ hộ?
Theo Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:
- Nếu ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục, hồ sơ kèm văn bản ủy quyền; văn bản này không bắt buộc công chứng, chứng thực.
- Nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ, hồ sơ kèm bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ và giấy giới thiệu của tổ chức cho người trực tiếp thực hiện.
Quy định xác thực điện tử đã được Nghị định 296/2026 sửa đổi, áp dụng đối với những thủ tục tương ứng như đăng ký thành lập, thay đổi chủ hộ hoặc thay đổi thành viên hộ gia đình. Người ủy quyền phải tự thực hiện phần xác thực thuộc trách nhiệm của mình; không cung cấp mật khẩu, OTP hoặc quyền truy cập tài khoản định danh cho bên dịch vụ.
Cần phân biệt các giấy tờ ủy quyền để nộp hồ sơ với văn bản ủy quyền giữa các thành viên hộ gia đình để thay đổi người làm chủ hộ. Đây là hai loại tài liệu có mục đích và yêu cầu pháp lý khác nhau.
Thời gian, lệ phí và kết quả thay đổi giấy phép hộ kinh doanh
| Nội dung | Quy định áp dụng năm 2026 | |
| Thời hạn đăng ký thay đổi | Trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi thuộc khoản 1 Điều 100. Đây là ngày theo lịch, không phải 10 ngày làm việc. | |
| Thời hạn xử lý hồ sơ thay đổi theo Điều 100 | Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký xem xét tính hợp lệ, cập nhật thông tin hoặc thông báo yêu cầu bổ sung. | |
| Thời hạn xử lý trường hợp chỉ cập nhật theo Điều 101 | 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. | |
| Lệ phí đăng ký thay đổi | Theo mức do HĐND cấp tỉnh quy định và chính sách áp dụng đối với phương thức nộp tương ứng. | |
| Kết quả đăng ký | Cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh; cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh khi nội dung thay đổi thuộc trường hợp được cấp giấy mới. | |
Theo khoản 7 Điều 100, khi thay đổi tên, địa chỉ, chủ hộ, thành viên hộ gia đình, vốn hoặc ngành nghề kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp chỉ thay đổi nội dung đăng ký thuế theo điểm g khoản 1 Điều 100 thì không mặc nhiên phải cấp giấy mới.
Giấy chứng nhận có thể được cấp dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử theo Điều 85. Khi được cấp giấy chứng nhận mới, giấy của các lần đăng ký trước không còn hiệu lực.
Đối với hồ sơ trực tuyến được hệ thống tiếp nhận sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, ngày lễ, thời hạn giải quyết được tính từ ngày làm việc tiếp theo theo quy định sửa đổi năm 2026.
Lệ phí thay đổi giấy phép kinh doanh hộ cá thể bao nhiêu?
Không có một mức lệ phí cố định áp dụng thống nhất cho tất cả tỉnh, thành phố. Chủ hộ cần tra cứu mức thu tại địa phương thực hiện thủ tục hoặc trên Cổng Dịch vụ công quốc gia – Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh.
Lệ phí nhà nước cũng cần phân biệt với phí thuê đơn vị tư vấn, soạn hồ sơ hoặc đại diện thực hiện thủ tục.
Những lưu ý quan trọng trước và sau khi thay đổi đăng ký hộ kinh doanh
Để tránh phải sửa hồ sơ hoặc thực hiện nhầm thủ tục, chủ hộ nên kiểm tra những tình huống sau.
Thay đổi tên và ngành nghề kinh doanh
Khi đổi tên, tên mới phải tuân thủ Điều 86 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Tên hộ kinh doanh gồm cụm từ “Hộ kinh doanh” và tên riêng; tên tiếng Việt không được trùng với tên hộ kinh doanh đã đăng ký trong phạm vi cấp xã, trừ hộ đã chấm dứt hoạt động.
Khi bổ sung ngành nghề, cần chọn ngành nghề chính phù hợp với hệ thống ngành kinh tế hiện hành. Đối với ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, hộ kinh doanh phải đáp ứng và duy trì điều kiện pháp luật chuyên ngành trước khi kinh doanh; không có nghĩa mọi giấy phép chuyên ngành đều phải đính kèm hồ sơ đăng ký thay đổi.
Chuyển trụ sở và thay đổi chủ hộ kinh doanh
Việc chuyển trụ sở sang địa bàn khác không mặc nhiên buộc hộ kinh doanh phải chấm dứt hoạt động để đăng ký một hộ mới. Cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ theo Điều 100, đồng thời giải quyết nghĩa vụ thuế liên quan trước nếu phát sinh thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Nếu địa chỉ chỉ thay đổi vì sắp xếp đơn vị hành chính, khoản 3 Điều 101 cho phép hộ kinh doanh tiếp tục hoạt động theo giấy chứng nhận đã cấp. Hộ kinh doanh có thể đề nghị cập nhật địa chỉ khi có nhu cầu hoặc khi thực hiện thay đổi nội dung đăng ký khác.
Đối với thay đổi chủ hộ, không nên mặc định chỉ cần hợp đồng mua bán, tặng cho hoặc thỏa thuận chuyển giao là có thể đổi tên người đứng đầu. Cần xác định hộ do một cá nhân hay các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập, sau đó đối chiếu đúng trường hợp tại khoản 3–5 Điều 100.
Kiểm tra thông tin thuế và giấy tờ liên quan
Một số việc cần kiểm tra sau khi thay đổi gồm:
- Đối chiếu thông tin đã cập nhật trên giấy chứng nhận và dữ liệu đăng ký.
- Kiểm tra thông tin đăng ký thuế, hóa đơn điện tử và các tài liệu giao dịch nếu việc thay đổi có ảnh hưởng.
- Điều chỉnh biển hiệu, thông tin cung cấp cho ngân hàng, khách hàng hoặc đối tác khi cần.
- Bổ sung số điện thoại liên hệ nếu hồ sơ đăng ký trước đây còn thiếu. Theo Điều 101, không bổ sung số điện thoại khi đăng ký thay đổi có thể khiến hồ sơ không hợp lệ.
Nếu hộ kinh doanh đang tạm ngừng hoạt động nhưng phát sinh nội dung thay đổi thuộc Điều 100, việc đăng ký thay đổi vẫn phải được thực hiện theo quy định được bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP.
Lưu ý về lệ phí môn bài: Từ ngày 01/01/2026, việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Hộ kinh doanh không phải nộp lệ phí môn bài cho năm 2026 và các năm tiếp theo. Quy định này không đồng nghĩa với việc miễn lệ phí đăng ký thay đổi hộ kinh doanh hoặc miễn các nghĩa vụ thuế khác.
Để hiểu rõ giấy chứng nhận được cấp sau khi đăng ký thay đổi, bạn có thể tham khảo bài Mẫu giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới nhất 2026 của Lạc Việt.
Kế Toán Lạc Việt hỗ trợ thủ tục thay đổi hộ kinh doanh như thế nào?
Nếu chưa xác định được trường hợp thay đổi, chưa rõ hồ sơ cần chuẩn bị hoặc gặp khó khăn khi kê khai, bạn có thể liên hệ Kế Toán Lạc Việt để trao đổi nhu cầu hỗ trợ.
Các công việc có thể được tư vấn, thống nhất theo từng hồ sơ gồm xác định thủ tục phù hợp, rà soát thông tin đăng ký, hướng dẫn chuẩn bị biểu mẫu và phối hợp xử lý việc nộp hồ sơ theo phạm vi ủy quyền hợp pháp. Chi phí dịch vụ và các công việc bao gồm được trao đổi riêng trước khi thực hiện.
Bạn có thể gửi yêu cầu tư vấn qua hotline 0931 398 798 của Kế Toán Lạc Việt, nêu rõ nội dung muốn thay đổi và tình trạng hồ sơ hiện tại để được hướng dẫn bước tiếp theo.
