Khi mất giấy phép hộ kinh doanh do thất lạc, cháy hoặc giấy bị rách, hư hỏng, chủ hộ có thể đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp lại mà không phải đăng ký thành lập hộ kinh doanh từ đầu. Theo Điều 110 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn xem xét cấp lại là 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan nhận được văn bản đề nghị. Kế Toán Lạc Việt hướng dẫn bạn chuẩn bị đúng Mẫu số 5, lựa chọn nơi nộp hồ sơ, thực hiện thủ tục trực tiếp hoặc trực tuyến và nhận kết quả theo quy định áp dụng năm 2026.
Mất giấy phép kinh doanh hộ cá thể có được cấp lại không?
Có. Theo Điều 110 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh bản giấy có quyền đề nghị cấp lại khi giấy bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác.
Đây là thủ tục cấp lại giấy chứng nhận, không phải thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh mới. Vì vậy, nếu hộ kinh doanh vẫn đang có đăng ký hợp lệ, chủ hộ không phải chấm dứt hoạt động rồi đăng ký lại chỉ vì làm mất bản giấy.
Một điểm cần phân biệt: “Giấy phép hộ kinh doanh” là cách gọi phổ biến, còn tên pháp lý chính xác của giấy tờ trong bài này là Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Theo khoản 4 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, giấy chứng nhận này không phải là giấy phép kinh doanh chuyên ngành.
Nếu hộ kinh doanh đồng thời làm mất giấy phép về an toàn thực phẩm hoặc một giấy phép chuyên ngành khác, thủ tục cấp lại giấy tờ đó phải thực hiện theo quy định tương ứng, không sử dụng hồ sơ trong bài này.
Có bắt buộc phải trình báo công an khi mất giấy chứng nhận không?
Không. Điều 110 Nghị định 168/2025/NĐ-CP không quy định văn bản xác nhận mất giấy tờ của công an là thành phần hồ sơ bắt buộc để cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thông thường.
Do đó, chủ hộ không cần mặc định đến công an phường, xã để xin giấy xác nhận trước khi nộp hồ sơ cấp lại. Nếu giấy tờ bị đánh cắp hoặc có dấu hiệu thông tin bị lợi dụng, việc trình báo để xử lý sự việc là vấn đề riêng.
Căn cứ: Điều 85 và Điều 110 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đối chiếu văn bản hợp nhất 29/2026/VBHN-NĐ-BTC.
Hồ sơ xin cấp lại giấy phép hộ kinh doanh gồm những gì?
Đối với trường hợp hộ kinh doanh đã được cấp giấy chứng nhận bản giấy nhưng bị mất, cháy hoặc hư hỏng, hồ sơ cấp lại thông thường gồm 01 Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh — Mẫu số 5, Phụ lục II của hệ thống biểu mẫu đăng ký hộ kinh doanh hiện hành.
Mẫu đơn này được quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC và thể hiện trong Văn bản hợp nhất số 28/2026/VBHN-TT-BTC ngày 28/08/2026.
Hồ sơ cấp lại thông thường không yêu cầu nộp lại toàn bộ giấy tờ thành lập hộ kinh doanh, giấy xác nhận của công an hoặc bản sao căn cước có chứng thực như một điều kiện áp dụng cho mọi trường hợp. Nếu thực hiện thông qua người được ủy quyền, cần bổ sung tài liệu ủy quyền phù hợp.
1. Mẫu số 5 — Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Khi lập Mẫu số 5, chủ hộ cần điền chính xác những thông tin sau:
- Cơ quan nhận đề nghị: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có thẩm quyền.
- Tên hộ kinh doanh: Ghi bằng chữ in hoa theo thông tin đã đăng ký.
- Mã số hộ kinh doanh: Điền mã số đã được cấp.
- Lý do đề nghị cấp lại: Nêu đúng tình trạng thực tế, chẳng hạn bị thất lạc, cháy hoặc rách, nát.
- Chữ ký chủ hộ kinh doanh: Chủ hộ ký và ghi rõ họ tên theo yêu cầu của biểu mẫu.
Ví dụ, nếu giấy chứng nhận bị thất lạc trong quá trình chuyển địa điểm lưu trữ hồ sơ, tại phần lý do có thể ghi ngắn gọn: “Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh bản giấy bị thất lạc trong quá trình lưu giữ hồ sơ, đề nghị được cấp lại”.
Bạn có thể đối chiếu hình thức và nội dung của mẫu dưới đây:
Để lấy bản Word, truy cập Văn bản hợp nhất 28/2026/VBHN-TT-BTC trên Công báo điện tử, chọn tải tệp DOCX và tìm Mẫu số 5 tại Phụ lục II. Đây là tệp văn bản hợp nhất chứa bộ biểu mẫu, không phải đường dẫn tải riêng một tờ đơn.
Lưu ý không nhầm Mẫu số 5 (đơn đề nghị cấp lại) với Mẫu số 9 (giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp lại). Nếu cần tìm hiểu các loại giấy chứng nhận và giá trị của bản điện tử
➦ Bạn có thể xem bài Mẫu giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới nhất.
2. Trường hợp ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ
Nếu chủ hộ không trực tiếp thực hiện thủ tục, Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định các giấy tờ ủy quyền tùy trường hợp:
| Hình thức ủy quyền | Tài liệu cần chuẩn bị | |
| Ủy quyền cho cá nhân | Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh; không bắt buộc công chứng, chứng thực | |
| Ủy quyền cho tổ chức dịch vụ | Bản sao hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu của tổ chức cho người trực tiếp thực hiện | |
| Ủy quyền qua bưu chính công ích | Bản sao phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận theo quy định | |
| Ủy quyền cho đơn vị bưu chính không phải bưu chính công ích | Thực hiện theo quy định ủy quyền cho tổ chức | |
Tùy phương thức nộp và việc kết nối dữ liệu dân cư, người thực hiện thủ tục còn phải xuất trình hoặc cung cấp giấy tờ nhận diện theo quy định áp dụng. Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc nộp bản sao căn cước có chứng thực.
Thủ tục xin cấp lại giấy phép hộ kinh doanh bị mất
Sau khi chuẩn bị đúng giấy đề nghị và tài liệu ủy quyền nếu có, người nộp hồ sơ thực hiện theo ba bước sau.
Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra thông tin đăng ký
Chủ hộ điền Mẫu số 5, kiểm tra tên, mã số hộ kinh doanh và lý do cấp lại. Những thông tin này cần thống nhất với dữ liệu đã được cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận.
Nếu không còn nhớ mã số hộ kinh doanh, bạn có thể tra cứu thông tin công khai tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã để được hướng dẫn xác định đúng thông tin trước khi nộp.
Trường hợp đồng thời phát hiện tên, địa chỉ hoặc nội dung đăng ký đang có sai sót, cần xác định rõ có phải thực hiện thủ tục thay đổi hoặc hiệu đính thông tin hay không. Thủ tục cấp lại do mất giấy không được dùng để tự ý thay đổi dữ liệu đăng ký.
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến
Theo Điều 94 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh có thể lựa chọn các phương thức nộp được quy định.
Cách 1: Nộp trực tiếp
Người nộp mang hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã hoặc bộ phận tiếp nhận hồ sơ theo cách tổ chức thực tế tại địa phương.
Theo khoản 2 Điều 88 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
Việc giải quyết thuộc trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Vì vậy, không nên mặc định phải trở về đúng địa điểm từng cấp giấy chứng nhận trước đây.
Cách 2: Gửi qua dịch vụ bưu chính
Chủ hộ chuẩn bị hồ sơ giấy và gửi đến nơi tiếp nhận theo thủ tục được công bố. Khi sử dụng dịch vụ bưu chính, cần phân biệt việc gửi hồ sơ thông thường với việc ủy quyền cho đơn vị bưu chính thực hiện thủ tục.
Nên giữ thông tin vận đơn và theo dõi tình trạng tiếp nhận. Thời gian vận chuyển không đồng nghĩa thời hạn pháp luật quy định cho cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết hồ sơ.
Cách 3: Nộp trực tuyến
Theo Điều 113 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điều 18 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, người nộp thực hiện trên hệ thống đăng ký hộ kinh doanh theo quy trình sau:
- Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia theo phương thức được hỗ trợ, đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử.
- Tìm thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và kê khai thông tin theo yêu cầu trên hệ thống.
- Cung cấp các văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử thuộc thành phần hồ sơ; bổ sung tài liệu ủy quyền nếu thực hiện qua người được ủy quyền.
- Thực hiện xác thực điện tử, thanh toán phí hoặc lệ phí nếu phát sinh và gửi hồ sơ theo hướng dẫn.
- Nhận giấy tiếp nhận, theo dõi thông báo sửa đổi, bổ sung nếu có và nhận kết quả theo phương thức được cơ quan tiếp nhận công bố.
Lưu ý về quy trình online năm 2026: Đối với giấy đề nghị đã được kê khai trên hệ thống và thuộc trường hợp chỉ yêu cầu người nộp ký, quy định mới không bắt buộc người nộp phải ký số và tải riêng giấy đề nghị đó. Những giấy tờ khác vẫn phải đáp ứng yêu cầu về chữ ký và hình thức điện tử tương ứng.
Chủ hộ phải tự quản lý tài khoản định danh và thông tin xác thực cá nhân; không cung cấp mật khẩu hoặc OTP cho bên thứ ba để thao tác thay.
Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã xem xét cấp lại giấy chứng nhận trong thời hạn luật định.
Nếu hồ sơ cần sửa đổi hoặc bổ sung, người nộp thực hiện theo thông báo của cơ quan tiếp nhận. Khi được cấp lại, nên kiểm tra tên, mã số hộ kinh doanh, thông tin chủ hộ và các dữ liệu đăng ký để kịp thời yêu cầu xử lý nếu phát hiện sai lệch.
Thời gian, lệ phí và kết quả cấp lại giấy phép hộ kinh doanh
Thời gian giải quyết
Theo Điều 110 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn xem xét cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nhận được văn bản đề nghị.
Cần phân biệt mốc này với thời hạn 03 ngày làm việc của những trường hợp cấp đổi hoặc thay đổi đăng ký khác. Đây không phải cùng một thủ tục.
Đối với hồ sơ trực tuyến được tiếp nhận sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, ngày lễ, Tết, quy định sửa đổi năm 2026 xác định thời hạn giải quyết được tính từ ngày làm việc kế tiếp. Việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ hoặc chuyển phát kết quả cũng có thể ảnh hưởng đến thời điểm người nộp thực tế nhận được giấy.
Lệ phí cấp lại
Việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh có phát sinh lệ phí theo quy định pháp luật về phí và lệ phí. Mức thu áp dụng cần căn cứ vào địa phương nơi giải quyết và phương thức thực hiện.
Thông tin công bố tại các địa phương có thể khác nhau, đặc biệt đối với hồ sơ trực tuyến và trường hợp được miễn, giảm. Vì vậy, trước khi nộp, bạn nên:
- Tra cứu thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và chọn địa phương liên quan.
- Kiểm tra mức thu, hình thức thanh toán và chính sách miễn, giảm nếu có.
- Phân biệt lệ phí nhà nước với phí bưu chính hoặc phí tư vấn của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Không nên mặc định mọi hồ sơ nộp online đều miễn lệ phí hoặc sử dụng một mức thu cố định trên toàn quốc.
Kết quả nhận được
Kết quả của thủ tục là Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp lại; Mẫu số 9, Phụ lục II là biểu mẫu sử dụng cho trường hợp cấp lại do mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy.
Theo Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, giấy chứng nhận có thể được cấp bằng bản giấy hoặc bản điện tử. Bản điện tử chính thức do cơ quan có thẩm quyền cấp cần được phân biệt với ảnh chụp hoặc bản scan do chủ hộ tự tạo.
Việc cấp lại không đồng nghĩa đăng ký một hộ kinh doanh mới. Người nhận nên đối chiếu mã số hộ kinh doanh được cấp lại với thông tin đăng ký đang có. Theo khoản 5 Điều 85, khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới, giấy chứng nhận của các lần trước không còn hiệu lực.
Mất giấy phép hộ kinh doanh có bị phạt không?
Việc thất lạc bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh tự nó không đồng nghĩa hộ kinh doanh chưa đăng ký hoặc đang kinh doanh không có đăng ký.
Nếu hộ kinh doanh đã được đăng ký hợp lệ và vẫn đang hoạt động đúng tình trạng pháp lý, việc mất bản giấy không làm đăng ký đó tự động chấm dứt. Chủ hộ có thể đề nghị cấp lại theo Điều 110 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Tuy nhiên, cần phân biệt việc mất giấy với các hành vi vi phạm độc lập, chẳng hạn kê khai thông tin đăng ký không trung thực, không thực hiện nghĩa vụ đăng ký thay đổi khi bắt buộc hoặc kinh doanh ngành nghề có điều kiện khi chưa đáp ứng điều kiện tương ứng. Những hành vi này được đánh giá theo quy định xử lý vi phạm riêng.
Vì vậy, cách xử lý phù hợp khi phát hiện mất giấy là chuẩn bị hồ sơ cấp lại sớm, không tự kết luận rằng hộ kinh doanh phải đăng ký mới hoặc chắc chắn bị xử phạt chỉ vì không còn giữ bản giấy.
Cần hỗ trợ xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh?
Trường hợp không còn thông tin đăng ký cũ, chưa rõ cách sử dụng Mẫu số 5, gặp khó khăn khi nộp hồ sơ trực tuyến hoặc muốn ủy quyền thực hiện thủ tục, bạn có thể liên hệ Kế Toán Lạc Việt qua hotline số 0931 398 798 để trao đổi về tình trạng hồ sơ và phương án hỗ trợ phù hợp.
Trước khi sử dụng dịch vụ, nên xác định rõ công việc được hỗ trợ, giấy tờ cần cung cấp, trách nhiệm ký hoặc xác thực của chủ hộ, chi phí dịch vụ và khoản lệ phí nhà nước phải thanh toán riêng nếu phát sinh.
Đối với hộ kinh doanh đã có đăng ký hợp lệ, điều quan trọng nhất là sử dụng đúng Mẫu số 5, gửi hồ sơ qua phương thức phù hợp và nhận giấy chứng nhận được cấp lại từ cơ quan có thẩm quyền. Không cần thực hiện lại thủ tục đăng ký thành lập chỉ vì mất bản giấy.
