Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là văn bản do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp, ghi nhận những thông tin đăng ký của hộ kinh doanh và đồng thời có giá trị là giấy chứng nhận đăng ký thuế. Năm 2026, mẫu giấy được sử dụng là Mẫu số 7, Phụ lục II Thông tư 68/2025/TT-BTC. Trong bài viết này, Kế Toán Lạc Việt sẽ giới thiệu mẫu giấy chính thức, giải thích các thông tin trên giấy chứng nhận, giá trị pháp lý của bản điện tử, điều kiện được cấp và cách xử lý khi cần cấp lại hoặc thay đổi thông tin.
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là gì?
Theo khoản 1 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp cho hộ kinh doanh, ghi nhận những thông tin mà người thành lập hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký.
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh. Đây là căn cứ để xác định tên, mã số, trụ sở, ngành nghề, vốn kinh doanh và thông tin chủ hộ đã được đăng ký với cơ quan nhà nước.
Về nguyên tắc, hộ kinh doanh được quyền hoạt động từ ngày được cấp giấy chứng nhận, trừ trường hợp đã đăng ký ngày bắt đầu hoạt động muộn hơn hoặc kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Cần phân biệt rằng giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không phải là giấy phép kinh doanh. Nếu hoạt động trong ngành, nghề có điều kiện như kinh doanh dịch vụ ăn uống hoặc một số ngành nghề đặc thù khác, hộ kinh doanh vẫn phải đáp ứng các điều kiện tương ứng theo quy định pháp luật chuyên ngành.
Trong thực tế, giấy chứng nhận còn được sử dụng khi hộ kinh doanh thực hiện các công việc như mở tài khoản ngân hàng, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cung cấp thông tin pháp lý cho đối tác hoặc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.
Mẫu Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể mới nhất
Mẫu giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh áp dụng trong năm 2026 là Mẫu số 7, Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Mẫu này được sử dụng từ ngày 01/07/2025, thay thế các biểu mẫu trước đây theo Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT. Đến tháng 10/2026, Mẫu số 7 vẫn được áp dụng, không bị thay thế bởi Thông tư 121/2026/TT-BTC.
Cụ thể, Thông tư 121/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 21/08/2026, sửa đổi một số biểu mẫu tại Phụ lục I về đăng ký doanh nghiệp, không thay đổi Mẫu số 7 thuộc Phụ lục II về đăng ký hộ kinh doanh.
Mẫu số 7, Phụ lục II theo Thông tư 68/2025/TT-BTC
Dưới đây là mẫu giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được ban hành chính thức để người dân tham khảo.
Bạn có thể xem và đối chiếu biểu mẫu tại:
- Cổng thông tin Chính phủ – Hệ thống 28 biểu mẫu đăng ký hộ kinh doanh.
- Công báo Thông tư 68/2025/TT-BTC – Phụ lục II (PDF).
Mẫu số 7 có bố cục thống nhất, thể hiện các nội dung đăng ký kinh doanh và thông tin chủ hộ kinh doanh. Một số thông tin chỉ xuất hiện khi có phát sinh, chẳng hạn thông tin đăng ký thay đổi hoặc danh sách thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thành lập hộ kinh doanh.
Khi xem mẫu giấy trên mạng, bạn cần phân biệt giữa mẫu biểu chưa điền thông tin và giấy chứng nhận thực tế đã được cơ quan nhà nước cấp cho một hộ kinh doanh cụ thể.
Màu nền, hoa văn, con dấu hoặc chữ ký trên ảnh minh họa không phải là căn cứ duy nhất để xác định tính hợp pháp của giấy chứng nhận. Điều quan trọng là giấy được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền và thông tin đăng ký có thể được xác minh.
Phân biệt mẫu giấy chứng nhận với các mẫu đơn liên quan
Trong Phụ lục II Thông tư 68/2025/TT-BTC có nhiều biểu mẫu với tên gọi gần giống nhau. Bạn có thể phân biệt như sau:
| Biểu mẫu | Mục đích sử dụng |
| Mẫu số 1, Phụ lục II | Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, dùng khi lập hồ sơ đăng ký thành lập |
| Mẫu số 7, Phụ lục II | Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp |
| Mẫu số 5, Phụ lục II | Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh |
| Mẫu số 9, Phụ lục II | Giấy chứng nhận dùng trong trường hợp cấp lại do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy |
Như vậy, khi đăng ký hộ kinh doanh lần đầu, người đăng ký cần sử dụng Mẫu số 1 để lập hồ sơ, không phải tự điền Mẫu số 7.
Sau khi hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận theo biểu mẫu tương ứng.
Nếu đang chuẩn bị hồ sơ, bạn có thể tham khảo thêm bài mẫu giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh mới nhất để phân biệt đúng mẫu đơn cần nộp.
Nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Theo Mẫu số 7, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thể hiện các nhóm thông tin quan trọng về hộ kinh doanh, chủ hộ và hoạt động đã đăng ký.
Dưới đây là những nội dung bạn cần hiểu và kiểm tra khi nhận giấy chứng nhận.
1. Mã số hộ kinh doanh
Mã số hộ kinh doanh là dãy số được xác định là mã số thuế, do Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế truyền sang Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.
Theo Điều 91 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mã số này được ghi trên giấy chứng nhận và được sử dụng thống nhất trong công tác quản lý nhà nước, trao đổi thông tin về hộ kinh doanh.
Khi nhận giấy, bạn cần đối chiếu mã số với thông tin do cơ quan đăng ký cung cấp, tránh nhầm với số định danh cá nhân của chủ hộ.
2. Tên hộ kinh doanh
Giấy chứng nhận ghi nhận tên hộ kinh doanh bằng tiếng Việt, tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt nếu có đăng ký.
Tên tiếng Việt phải có hai thành tố theo thứ tự: “Hộ kinh doanh” và tên riêng.
Ví dụ: Hộ kinh doanh hoa lan Yan Flower.
Bạn nên kiểm tra chính tả, dấu tiếng Việt và tên riêng vì đây là thông tin thường được sử dụng trên hóa đơn, hợp đồng và các giao dịch với đối tác.
3. Địa chỉ trụ sở và thông tin liên hệ
Đây là địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký của hộ kinh doanh, cùng những thông tin liên hệ được ghi nhận theo biểu mẫu.
Cần kiểm tra chính xác số nhà, tên đường, đơn vị hành chính và các thông tin liên quan. Đặc biệt, nếu địa phương đã thay đổi tên gọi hoặc địa giới hành chính, thông tin trên giấy cần phù hợp với nội dung hồ sơ và dữ liệu đăng ký hiện hành.
4. Ngành, nghề kinh doanh
Giấy chứng nhận thể hiện những ngành, nghề hộ kinh doanh đã đăng ký, mã ngành tương ứng và ngành nghề kinh doanh chính.
Việc thể hiện ngành nghề trên giấy giúp xác định phạm vi hoạt động đã đăng ký. Tuy nhiên, đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, hộ kinh doanh vẫn phải đáp ứng các yêu cầu pháp luật chuyên ngành trước khi hoạt động.
5. Vốn kinh doanh
Đây là số vốn kinh doanh đã được kê khai trong hồ sơ đăng ký.
Bạn cần đối chiếu số tiền bằng số và bằng chữ trên giấy chứng nhận với thông tin đã đăng ký, đặc biệt khi thực hiện thủ tục thay đổi vốn kinh doanh.
6. Thông tin chủ hộ kinh doanh và thành viên hộ gia đình
Giấy chứng nhận ghi nhận thông tin về chủ hộ kinh doanh, bao gồm các nội dung nhận diện cá nhân theo biểu mẫu hiện hành như họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và những thông tin liên quan.
Nếu hộ kinh doanh được thành lập bởi các thành viên hộ gia đình, giấy chứng nhận còn thể hiện thông tin về thành viên theo trường hợp áp dụng.
Một điểm cần chú ý là mẫu năm 2026 sử dụng thông tin số định danh cá nhân. Vì vậy, không nên áp dụng máy móc hướng dẫn kê khai theo các mẫu cũ chỉ sử dụng thông tin CMND/CCCD, ngày cấp và nơi cấp.
7. Thông tin đăng ký lần đầu và đăng ký thay đổi
Giấy chứng nhận thể hiện ngày đăng ký lần đầu và các thông tin về lần đăng ký thay đổi nếu có.
Đây là những mốc giúp xác định lịch sử đăng ký của hộ kinh doanh. Khi được cấp giấy chứng nhận mới do thay đổi nội dung đăng ký, bạn cần sử dụng giấy chứng nhận đang có hiệu lực.
Ngoài các trường thông tin trên, giấy chứng nhận còn có phần xác nhận của cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
Lưu ý sau khi nhận giấy: Bạn nên dành thời gian đối chiếu tên, mã số, địa chỉ, ngành nghề, vốn kinh doanh và thông tin chủ hộ với hồ sơ đã nộp. Nếu phát hiện thông tin trên giấy không đúng với hồ sơ đã đăng ký, cần liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã để được kiểm tra và hiệu đính theo quy định.
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh bản điện tử có giá trị không?
Có. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh bản điện tử do cơ quan có thẩm quyền cấp là hình thức giấy chứng nhận được pháp luật công nhận.
Khoản 1 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh có thể được cấp dưới hình thức bản giấy hoặc bản điện tử.
Điều này cho phép hộ kinh doanh sử dụng giấy chứng nhận điện tử được cấp hợp lệ trong các giao dịch và thủ tục phù hợp với quy định pháp luật.
Tuy nhiên, cần phân biệt giấy chứng nhận điện tử chính thức với bản sao được tự tạo từ giấy chứng nhận bản giấy.
Phân biệt bản điện tử với bản PDF tự scan
Không phải mọi file PDF hoặc ảnh chụp giấy chứng nhận đều là bản điện tử chính thức.
Cụ thể:
- Bản giấy: Giấy chứng nhận được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp dưới hình thức văn bản giấy.
- Bản điện tử chính thức: Giấy chứng nhận được cơ quan có thẩm quyền cấp dưới dạng điện tử, có thể xác minh nguồn cấp và tính toàn vẹn theo phương thức áp dụng.
- Bản scan hoặc ảnh chụp: Tài liệu được người sử dụng tự tạo từ bản giấy. Đây là bản sao số hóa, không tự động trở thành giấy chứng nhận điện tử chính thức do cơ quan nhà nước cấp.
Chẳng hạn, nếu bạn dùng điện thoại chụp lại giấy chứng nhận bản giấy rồi chuyển thành PDF, file đó vẫn là bản sao do bạn tự tạo.
Tương tự, một tệp PDF có hình ảnh con dấu hoặc mã QR chưa đủ để khẳng định đó là giấy chứng nhận hợp lệ nếu không xác minh được nguồn cấp.
Cách nhận và xác minh giấy chứng nhận điện tử
Theo quy định về đăng ký hộ kinh doanh qua mạng được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP, người nộp hồ sơ có thể thực hiện và theo dõi việc giải quyết hồ sơ thông qua hệ thống đăng ký hộ kinh doanh theo phương thức được công bố.
Khi nhận được kết quả điện tử, bạn nên thực hiện ba việc:
- Kiểm tra nguồn cấp: Nhận hoặc tải tài liệu từ hệ thống đăng ký hộ kinh doanh, cổng dịch vụ công hoặc kênh trả kết quả chính thức được cơ quan tiếp nhận thông báo.
- Đối chiếu thông tin: Kiểm tra tên hộ kinh doanh, mã số, trụ sở và thông tin chủ hộ với hồ sơ đã đăng ký.
- Xác minh khi cần thiết: Sử dụng chức năng xác thực, tra cứu do hệ thống chính thức cung cấp hoặc liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã đã giải quyết hồ sơ.
Bạn cũng có thể tham khảo thông tin đăng ký được công khai tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Không nên mặc định mọi giấy chứng nhận điện tử đều bắt buộc có mã QR. Việc có hoặc không có mã QR không phải căn cứ duy nhất để kết luận tài liệu hợp lệ. Yếu tố quan trọng là nguồn cấp chính thức và khả năng xác minh thông tin đăng ký.
Điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Theo khoản 2 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh được cấp giấy chứng nhận khi đáp ứng đầy đủ bốn điều kiện pháp lý sau:
- Ngành, nghề kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh: Hộ kinh doanh đăng ký ngành, nghề được pháp luật cho phép hoạt động.
- Tên hộ kinh doanh được đặt đúng quy định: Tên phải đáp ứng các yêu cầu tại Điều 86 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Có hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hợp lệ: Hồ sơ có đầy đủ giấy tờ và thông tin kê khai theo quy định.
- Đã nộp đủ lệ phí: Người đăng ký hoàn thành nghĩa vụ nộp lệ phí theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.
Ngoài bốn điều kiện trên, người thành lập hộ kinh doanh phải thuộc đối tượng có quyền đăng ký theo Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Theo đó, cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình thành lập hộ kinh doanh phải là công dân Việt Nam có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc trường hợp bị pháp luật hạn chế quyền thành lập hộ kinh doanh.
Đối với tên hộ kinh doanh, quy định hiện hành xác định phạm vi trùng tên tiếng Việt ở cấp xã, không phải cấp huyện như những hướng dẫn cũ. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài quy định và cách đặt tên hộ kinh doanh cá thể.
Lưu ý rằng việc được cấp giấy chứng nhận không đồng nghĩa hộ kinh doanh đã đáp ứng tất cả các điều kiện của ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Những yêu cầu chuyên ngành vẫn phải được thực hiện theo quy định tương ứng.
Trình tự thủ tục để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Để được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, cá nhân hoặc hộ gia đình cần thực hiện thủ tục đăng ký thành lập theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung hiện hành.
Quy trình cơ bản gồm ba bước sau.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh
Theo khoản 2 Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh gồm các giấy tờ chính:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục II Thông tư 68/2025/TT-BTC.
- Bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình: Áp dụng khi hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
Nếu chủ hộ ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục đăng ký, cần có thêm giấy tờ về việc ủy quyền theo Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Khi thực hiện thủ tục, người đăng ký cần kê khai đúng thông tin cá nhân và thực hiện việc xuất trình, xác thực giấy tờ căn cước theo quy định áp dụng.
Không phải mọi hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh lần đầu đều bắt buộc nộp hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy phép chuyên ngành. Thành phần hồ sơ cần được xác định theo đúng thủ tục và trường hợp cụ thể, tránh chuẩn bị thêm những giấy tờ không được yêu cầu.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh
Người đăng ký gửi hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã theo quy định.
Theo khoản 2 Điều 88 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người thành lập hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
Việc giải quyết hồ sơ thuộc trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
Hồ sơ có thể được thực hiện thông qua các phương thức như nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử theo quy định.
Nếu muốn nộp trực tuyến, bạn có thể xem hướng dẫn tại bài đăng ký hộ kinh doanh online của Kế Toán Lạc Việt.
Bước 3: Chờ xử lý và nhận giấy chứng nhận
Theo khoản 3 Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã xem xét điều kiện cấp giấy chứng nhận.
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và gửi thông báo về cơ quan thuế quản lý trực tiếp hộ kinh doanh.
- Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện: Cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và những nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Thời hạn trên là thời hạn giải quyết thủ tục hành chính. Nếu phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ, thời gian hoàn thiện hồ sơ của người đăng ký không được tính là thời gian cơ quan nhà nước xử lý một bộ hồ sơ đã đáp ứng điều kiện.
Sau khi được cấp giấy chứng nhận, người đăng ký nhận kết quả theo phương thức được cơ quan tiếp nhận thông báo và kiểm tra lại những thông tin đã đăng ký.
Để tìm hiểu đầy đủ hơn về hồ sơ, các trường hợp đăng ký và trình tự thực hiện, bạn có thể tham khảo bài thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể.
Nếu bạn đang chuẩn bị đăng ký hộ kinh doanh lần đầu, cần cấp lại giấy chứng nhận hoặc muốn thay đổi thông tin kinh doanh nhưng chưa rõ hồ sơ cần chuẩn bị, Kế Toán Lạc Việt có thể hỗ trợ tư vấn, rà soát và thực hiện các công việc theo phạm vi dịch vụ đã thống nhất.
Bạn có thể tham khảo dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể hoặc liên hệ Kế Toán Lạc Việt để được hướng dẫn về hồ sơ, trình tự thực hiện và chi phí hỗ trợ phù hợp.
