Theo quy định, hộ kinh doanh là trường hợp thuộc diện bắt buộc cần sử dụng hóa đơn điện tử để cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và quản lý. Vì thế, việc hiểu rõ các quy định và cách xuất hóa đơn giúp hộ kinh doanh hoạt động kinh doanh thuận lợi và hợp pháp hơn. Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh ở bài viết sau đây nhé.
Một số quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
Việc tìm hiểu các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử hộ kinh doanh là điều quan trọng trước khi đăng ký sử dụng. Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết dưới đây.
Trường hợp hộ kinh doanh cần sử dụng hóa đơn điện tử
Tại Khoản 2, Điều 6 của Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định 03 trường hợp mà hộ kinh doanh cần sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai cần phải sử dụng hóa đơn điện tử;
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, trường hợp có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan quản lý thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
- Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh, trường hợp có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan quản lý thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Thông qua quy định trên, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử nếu nộp thuế theo phương pháp kê khai, phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh.
Để xác định nộp thuế theo phương pháp nào, thủ tục đầu tiên cần thực hiện là đăng ký giấy phép hộ kinh doanh cá thể. Lạc Việt đang hỗ trợ dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể với chi phí hợp lý và tiết kiệm thời gian nhất.
Trường hợp chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 11 của Thông tư 78/2021/TT-BTC đã khuyến khích các tổ chức/cá nhân đáp ứng điều kiện liên quan đến hạ tầng công nghệ thông tin nhằm áp dụng các quy định về hóa đơn, chứng từ điện từ.
Ngoài ra, hộ kinh doanh ở địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn sẽ được phép sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan quản lý thuế trong thời gian tối đa 12 tháng (Khoản 2, Điều 11, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Khoản 1, Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). Nếu hộ kinh doanh:
- Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử;
- Không đáp ứng về hạ tầng công nghệ thông tin;
- Không có hệ thống phần mềm kế toán;
- Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế.
Tuy nhiên, thời gian sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế được quy định tối đa là 12 tháng. Đồng thời, cơ quan thuế phải có phương án để hộ kinh doanh chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh hoạt động từ trước 01/7/2022: Được tính một lần kể từ ngày 01/7/2022;
- Hộ kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022: Tính từ lúc đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Hình thức hóa đơn điện tử
Hình thức hóa đơn điện tử còn tùy thuộc vào phương pháp nộp thuế của hộ kinh doanh, cụ thể như sau:
| HỘ KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI | HỘ KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP PHÁT SINH TỪNG LẦN | HỘ KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP KHOÁN |
| Hóa đơn có mã từ cơ quan Thuế. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền và có mã của cơ quan Thuế. | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế cấp theo từng lần phát sinh | |
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử
Tương tự hình thức hóa đơn điện tử, thời điểm để xuất hóa đơn cũng phụ thuộc vào phương pháp kê khai thuế của hộ kinh doanh.
| HỘ KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI | HỘ KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP PHÁT SINH TỪNG LẦN | HỘ KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP KHOÁN |
| Thời điểm cung cấp hàng hóa/dịch vụ | Nếu hộ kinh doanh có yêu cầu theo từng lần phát sinh | |
Thủ tục đăng ký sử dụng
| HỘ KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI | HỘ KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP PHÁT SINH TỪNG LẦN | HỘ KINH DOANH THEO PHƯƠNG PHÁP KHOÁN |
| Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thông qua T-VAN | Mẫu số 06/ĐN-PSĐT dưới hình thức đăng ký trực tiếp với cơ quan quản lý thuế | |
Quy định với hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính từ và có mã của cơ quan thuế. Theo Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định về loại hóa đơn điện tử này như sau:
Trường hợp hộ kinh doanh đóng thuế theo phương pháp kê khai và hoạt động kinh doanh cung cấp hàng hóa/dịch vụ trực tiếp đến người dùng theo mô hình kinh doanh như siêu thị, trung tâm thương mại, ăn uống, khách sạn, nhà hàng, dịch vụ vui chơi, giải trí, các dịch vụ khác,… sẽ được chọn sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã hay không có mã.
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Mỗi hộ kinh doanh cần trang bị đầy đủ các hạ tầng công nghệ sau đây để đảm bảo sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định:
- Lắp đặt thiết bị để kết nối với mạng internet như laptop, máy tính bàn,…;
- Tạo hòm thư điện tử Email;
- Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín;
- Đăng ký chữ ký số theo thông tin mã số thuế.
Đăng ký hoá đơn điện tử hộ kinh doanh
Dưới đây là 02 trường hợp hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai và phương pháp khoán/theo từng lần phát sinh.
1. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
Hộ kinh doanh đóng thuế theo phương pháp kê khai muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện như:
- Về thiết bị kết nối với Internet;
- Về địa chỉ thư điện tử (Email);
- Về chữ ký số theo thông tin mã số thuế doanh nghiệp;
- Về phần mềm hóa đơn điện tử.
Các bước thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai như sau:
Bước 1: Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chọn vào mục “Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP”
Bước 3: Tiến hành kê khai các thông tin liên quan để đăng ký hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 3, Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã có quy định, nếu tờ khai được chấp nhận thì hộ kinh doanh cá thể cần ngừng sử dụng và tiêu hủy các hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan quản lý thuế (nếu chưa sử dụng).
Hộ kinh doanh ở địa bàn có điều kiện khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn (căn cứ vào các trường hợp tại Khoản 1, Điều 14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thì các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử và đăng nhập;
- Bước 2: Lựa chọn kỳ sử dụng hóa đơn điện tử;
- Bước 3: Kê khai đầy đủ các thông tin hệ thống yêu cầu và gửi.
Hệ thống sẽ gửi lại email thông báo về việc tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai trong khoảng 15 phút. Nếu đã được chấp nhận, hộ kinh doanh nhận được email có chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập Cổng thông tin điện tử.
2. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán/theo từng lần phát sinh
Tùy thuộc vào nơi mà hộ kinh doanh hoạt động mà cách đăng ký hóa đơn điện tử sẽ khác nhau. Cụ thể như sau:
- Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế, địa điểm mà hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh;
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế, nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.
Quy trình hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử
Sau khi đã đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh tiến hành thao tác các bước dưới đây.
Bước 1: Ở “Danh mục hóa đơn”, hộ kinh doanh chọn mẫu hóa đơn cần tạo và nhấn vào [Thêm mới]. Lúc này, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện của “Thêm hóa đơn”;
Bước 2: Hộ kinh doanh điền đầy đủ các thông tin yêu cầu trên trường “Nhập thông tin chi tiết về hóa đơn”;
Lưu ý: các yêu cầu bắt buộc nhập gồm: Tên hóa đơn, địa chỉ đơn vị, tên khách hàng, hình thức thanh toán và danh sách các sản phẩm.
- (1) Tên hóa đơn: Hệ thống lấy từ tên mặc định hóa đơn của mẫu đăng ký đã chọn. Tuy nhiên, hộ kinh doanh có thể tự chỉnh sửa sao cho phù hợp;
- (2) Mã số thuế, đơn vị, địa chỉ: Hệ thống lấy từ thông tin đơn vị đã cung cấp. Hộ kinh doanh chỉ có thể sửa địa chỉ đơn vị;
- (3) Mẫu số sẽ được lấy từ mẫu số đã chọn ở “Danh mục hóa đơn” và hộ kinh doanh không thể chỉnh sửa;
- (4) Tên khách hàng: Hộ kinh doanh có thể chỉnh sửa hoặc lấy từ danh sách gợi ý có liên quan;
- (5) Tên danh sách hàng hóa, dịch vụ: Gợi ý từ danh sách hàng hóa/dịch vụ đã lưu ở hệ thống;
- (6) Thành tiền: Hệ thống tự động tính từ “Đơn giá” và “Số lượng” mà hộ kinh doanh nhập vào;
- (7) Tổng tiền dịch vụ: Hệ thống tự tính dựa trên “Tổng tiền dịch vụ” và “Tiền thuế GTGT” để tính “Tổng cộng tiền thanh toán”;
- (8) Số tiền bằng chữ: Hệ thống tự động đọc ra;
Sau khi điền các thông tin, hộ kinh doanh chọn vào [Tạo mới] để thêm hóa đơn mới.
Bước 3: Chọn [Phát hành hóa đơn đã chọn] ở góc dưới bên phải màn hình. Lúc này, hộp thoại yêu cầu xác nhận “Bạn có chắc chắn muốn phát hành hóa đơn đã chọn?”;
Bước 4: Chọn [Đồng ý] để xác nhận xuất hóa đơn điện tử. Hệ thống thực hiện phát hành hóa đơn được chọn và chữ ký số. Sau đó, người dùng nhận được thông báo “Phát hành thành công” trên màn hình hệ thống.
Trên đây là cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh theo quy định mà Lạc Việt muốn chia sẻ đến bạn đọc. Để đăng ký và mua hóa đơn điện tử, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline 0931 398 798 để được hỗ trợ.
