Thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp gồm chuẩn bị giấy tờ pháp lý, đăng ký thông tin chủ tài khoản, hoàn tất xác minh tại ngân hàng và kích hoạt các dịch vụ giao dịch cần thiết. Hồ sơ thông thường có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân của người đại diện và các biểu mẫu theo yêu cầu của từng ngân hàng. Kế Toán Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ, mở tài khoản và đăng ký nộp thuế điện tử để doanh nghiệp hạn chế sai sót ngay từ đầu.
Doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng để làm gì?
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là tài khoản thanh toán đứng tên công ty, được sử dụng để nhận doanh thu, thanh toán cho nhà cung cấp, trả lương, nộp thuế và thực hiện các giao dịch tài chính khác. Tài khoản này tách biệt với tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện pháp luật.
Việc sử dụng tài khoản đứng tên công ty giúp giao dịch có chứng từ rõ ràng, thuận tiện cho công tác kế toán và đối chiếu dòng tiền. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp đăng ký ngân hàng điện tử, phát hành bảo lãnh, sử dụng dịch vụ thu hộ, chi hộ hoặc nộp ngân sách nhà nước.
Đối với những khoản mua hàng hóa, dịch vụ cần đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo pháp luật thuế, doanh nghiệp càng phải quản lý chứng từ chuyển khoản cẩn thận. Vì vậy, mở và vận hành đúng tài khoản ngân hàng nên được đưa vào danh sách công việc cần làm ngay sau khi thành lập công ty.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì để sắp xếp đầy đủ các đầu việc pháp lý, thuế và kế toán ban đầu.
Điều kiện mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp và có giấy tờ chứng minh tư cách hoạt động có thể đề nghị mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng. Người thực hiện thủ tục thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người được doanh nghiệp ủy quyền hợp lệ.
Ngân hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin của tổ chức và người đại diện trước khi chấp thuận mở tài khoản. Theo quy định về mở, sử dụng tài khoản thanh toán và các yêu cầu nhận biết khách hàng, ngân hàng có thể yêu cầu xác minh trực tiếp, đối chiếu giấy tờ, dữ liệu sinh trắc học hoặc bổ sung tài liệu tùy trường hợp.
Các điều kiện cơ bản thường gồm:
- Doanh nghiệp đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ thành lập tương đương.
- Thông tin về tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ và người đại diện còn chính xác.
- Người đại diện hoặc người được ủy quyền có giấy tờ tùy thân hợp lệ.
- Doanh nghiệp cung cấp đầy đủ biểu mẫu và thông tin nhận biết khách hàng theo yêu cầu của ngân hàng.
- Các cá nhân đăng ký quyền giao dịch, phê duyệt hoặc sử dụng ngân hàng điện tử được xác định rõ.
Mỗi ngân hàng có thể xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ khác nhau. Doanh nghiệp nên liên hệ trước với chi nhánh dự kiến mở tài khoản để xác nhận hồ sơ và hình thức ký chứng từ.
Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng cho công ty cần có
Nhiều người thắc mắc mở tài khoản ngân hàng công ty cần những gì vì danh mục giấy tờ giữa các ngân hàng không hoàn toàn giống nhau. Tuy nhiên, phần lớn hồ sơ đều xoay quanh ba nhóm thông tin: pháp lý doanh nghiệp, nhân thân người đại diện và cơ chế quản lý tài khoản.
Hồ sơ phổ biến gồm:
- Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán theo mẫu của ngân hàng.
- Bản sao hoặc bản điện tử giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy ủy quyền nếu người đi làm thủ tục không phải người đại diện pháp luật.
- Giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán nếu ngân hàng yêu cầu.
- Giấy tờ tùy thân của kế toán trưởng, người phụ trách kế toán hoặc người được phân quyền giao dịch.
- Điều lệ, quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động đối với một số loại tổ chức đặc thù.
- Mẫu chữ ký, mẫu dấu và danh sách người được quyền phê duyệt giao dịch.
- Thông tin số điện thoại, email dùng để nhận mã xác thực và thông báo biến động số dư.
Danh mục trên phù hợp với các nhóm giấy tờ thường được ngân hàng và những đơn vị tư vấn thủ tục doanh nghiệp công bố. Một số ngân hàng có thể yêu cầu bản chính để đối chiếu hoặc bổ sung tài liệu về chủ sở hữu hưởng lợi.
Kế Toán Lạc Việt khuyến nghị doanh nghiệp chuẩn bị cả bản giấy lẫn bản mềm. Tên doanh nghiệp, số giấy tờ, chức danh và chữ ký trên các biểu mẫu phải thống nhất để tránh phải kê khai lại.
Các bước mở tài khoản ngân hàng cho công ty
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tiếp tại chi nhánh hoặc đăng ký trực tuyến nếu ngân hàng cung cấp hình thức mở tài khoản số.
Quy trình thực tế thường gồm các bước sau:
Bước 1: Lựa chọn ngân hàng phù hợp với doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên đánh giá mức phí chuyển tiền, phí duy trì, hạn mức giao dịch, mạng lưới chi nhánh và chất lượng nền tảng ngân hàng điện tử. Ngoài ra, cần kiểm tra ngân hàng có hỗ trợ nộp thuế điện tử, thanh toán lương, phân quyền nhiều cấp và kết nối phần mềm kế toán hay không.
Bước 2: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ mở tài khoản
Doanh nghiệp đối chiếu thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với giấy tờ của người đại diện. Nếu cử nhân viên đi làm thủ tục, giấy ủy quyền phải ghi rõ phạm vi công việc và được ký đúng thẩm quyền.
Bước 3: Nộp hồ sơ và xác minh người đại diện
Người đại diện hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ tại quầy, hoặc kê khai trên nền tảng số của ngân hàng. Ngân hàng tiến hành kiểm tra giấy tờ, xác minh danh tính và thu thập thông tin nhận biết khách hàng.
Bước 4: Ký thỏa thuận mở và sử dụng tài khoản
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp ký hợp đồng hoặc thỏa thuận mở tài khoản. Cần kiểm tra chính xác tên chủ tài khoản, số tài khoản, loại tiền tệ, phương thức phê duyệt và danh sách người có quyền giao dịch.
Bước 5: Đăng ký ngân hàng điện tử và phân quyền
Doanh nghiệp đăng ký Internet Banking hoặc ứng dụng ngân hàng số, thiết lập người lập lệnh, người kiểm soát và người phê duyệt. Với công ty có nhiều giao dịch, không nên giao toàn bộ quyền tạo và duyệt lệnh cho một tài khoản người dùng.
Bước 6: Kích hoạt tài khoản và lưu hồ sơ bàn giao
Sau khi nhận thông tin tài khoản, doanh nghiệp nên thực hiện một giao dịch nhỏ để kiểm tra. Các hợp đồng, biểu phí, thông tin đăng nhập và thiết bị xác thực phải được bàn giao, lưu trữ có kiểm soát.
So sánh mở tài khoản tại quầy và trực tuyến
Hình thức mở trực tiếp phù hợp với doanh nghiệp muốn được nhân viên kiểm tra hồ sơ ngay tại chỗ. Trong khi đó, mở trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, nhưng vẫn có thể phát sinh bước xác minh bổ sung hoặc ký hồ sơ theo quy định của ngân hàng.
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tốc độ mở tài khoản. Khả năng phân quyền, mức phí và chất lượng hỗ trợ sau khi tài khoản hoạt động mới ảnh hưởng lâu dài đến quá trình sử dụng. Kế Toán Lạc Việt sẽ nêu rõ sự khác nhau qua bảng so sánh chi tiết dưới đây.
| Tiêu chí | Mở tài khoản tại quầy | Mở tài khoản trực tuyến | |
| Cách nộp hồ sơ | Nộp và đối chiếu trực tiếp | Tải hồ sơ lên hệ thống | |
| Xử lý giấy tờ thiếu | Có thể được hướng dẫn ngay | Có thể phải bổ sung nhiều lần | |
| Xác minh danh tính | Thực hiện tại chi nhánh | eKYC hoặc xác minh theo hướng dẫn | |
| Mức độ thuận tiện | Phải di chuyển, phụ thuộc giờ làm việc | Chủ động thời gian hơn | |
| Phù hợp với | Hồ sơ phức tạp, nhiều người được phân quyền | Công ty nhỏ, cơ cấu giao dịch đơn giản | |
| Thời điểm sử dụng | Sau khi ngân hàng phê duyệt và kích hoạt | Sau khi hoàn tất toàn bộ bước xác minh | |
Một số ngân hàng cho phép doanh nghiệp bắt đầu hồ sơ trực tuyến nhưng vẫn cần hoàn thiện bước đối chiếu hoặc ký xác nhận. Do đó, doanh nghiệp nên hỏi rõ tài khoản đã được phép giao dịch đầy đủ hay mới ở trạng thái đăng ký ban đầu.
Những lỗi thường gặp khi mở tài khoản công ty
Một trong những lỗi phổ biến là sử dụng thông tin cũ sau khi doanh nghiệp đã thay đổi địa chỉ, người đại diện hoặc căn cước công dân. Ngân hàng có thể yêu cầu cập nhật đăng ký doanh nghiệp trước khi tiếp nhận hồ sơ.
Doanh nghiệp cũng dễ nhầm giữa người đi nộp hồ sơ và người có quyền đại diện ký thỏa thuận. Nhân viên được ủy quyền làm thủ tục không mặc nhiên có quyền ký mọi tài liệu hoặc quản lý tài khoản.
Một số công ty đăng ký ngân hàng điện tử nhưng chưa thiết lập phân quyền kiểm soát. Điều này làm tăng rủi ro khi một người vừa lập, vừa duyệt và tự thực hiện toàn bộ giao dịch.
Ngoài ra, việc đã mở tài khoản không đồng nghĩa tài khoản tự động được dùng để nộp thuế điện tử. Doanh nghiệp phải hoàn thành bước liên kết dịch vụ và kiểm tra trạng thái xác nhận từ ngân hàng.
➦ Nếu doanh nghiệp đang thực hiện đồng bộ các công việc ban đầu, bài viết kê khai thuế ban đầu sẽ giúp kiểm soát thêm các mốc khai báo quan trọng.
Một số câu hỏi thường gặp về tài khoản ngân hàng công ty
1. Công ty mới thành lập có phải mở tài khoản ngay không?
Doanh nghiệp nên mở sớm để nhận vốn góp, thanh toán chi phí, nộp thuế và chuẩn hóa chứng từ. Thời điểm cụ thể cần căn cứ nhu cầu giao dịch và các nghĩa vụ phát sinh của doanh nghiệp.
2. Một công ty được mở nhiều tài khoản ngân hàng không?
Doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản phục vụ các mục đích khác nhau. Tuy nhiên, cần xây dựng quy trình quản lý, đối chiếu và hạch toán đầy đủ cho từng tài khoản.
3. Có thể dùng tài khoản cá nhân để thu tiền của công ty không?
Không nên sử dụng tài khoản cá nhân làm tài khoản thanh toán thường xuyên cho hoạt động của doanh nghiệp. Cách làm này dễ gây khó khăn khi chứng minh dòng tiền, đối chiếu công nợ và kiểm soát chứng từ kế toán.
4. Người được ủy quyền có thể tự mở tài khoản không?
Người được ủy quyền có thể thực hiện công việc trong phạm vi văn bản ủy quyền và theo quy định của ngân hàng. Một số hồ sơ vẫn cần chữ ký hoặc sự xác minh trực tiếp của người đại diện theo pháp luật.
Qua những thông tin trên mà Kế Toán Lạc Việt đã chia sẻ về vấn đề liên quan đến thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp. Việc hiểu rõ hồ sơ, cách mở tài khoản và quy trình liên kết thuế điện tử sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng, tránh mất thời gian làm lại.
Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình xin cấp hoặc thực hiện thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0931 398 798, Kế Toán Lạc Việt sẵn sàng tư vấn và hướng dẫn chi tiết để bạn hoàn tất hồ sơ một cách dễ dàng.
