Thay đổi địa chỉ công ty là một việc thường gặp trong quá trình hoạt động và kinh doanh. Để không ảnh hưởng tới khách hàng và đối tác, doanh nghiệp cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty trong thời gian sớm nhất và chính xác. Thông qua bài viết này, Lạc Việt sẽ cung cấp chi tiết về mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi đến khách hàng và cơ quan thuế, hãy cùng theo dõi để hiểu rõ hơn.
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý gì?
Khi doanh nghiệp quyết định chuyển đến một trụ sở mới, việc nắm rõ các quy định của Luật doanh nghiệp 2020 là hết sức quan trọng. Dưới đây là một số lưu ý mà doanh nghiệp cần quan tâm trước khi thông báo thay đổi địa chỉ công ty:
1. Quy định về địa chỉ trụ sở của công ty
Trong Luật Doanh Nghiệp 2020 đã điều chỉnh một cách cụ thể về vấn đề về trụ sở của doanh nghiệp như sau:
Điều 42. Trụ sở chỉnh của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)
Theo đó, quy định của pháp luật yêu cầu địa chỉ trụ sở công ty phải chính xác, rõ ràng và hợp pháp. Đây là nơi liên lạc của doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm thông tin chi tiết như số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh.
Trụ sở chính được xem là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp, khi thay đổi địa chỉ trụ sở, quyền và nghĩa vụ doanh nghiệp với hợp đồng, dân sự và pháp luật sẽ không thay đổi. Để đăng ký hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp, cần cung cấp số điện thoại, số fax và email (nếu có).
2. Có cần phải thông báo khi thay đổi địa chỉ công ty không?
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 32 của Luật Doanh nghiệp 2020, các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ khi thay đổi.
Nếu không thông báo hoặc thông báo quá thời hạn, doanh nghiệp có thể sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Điều này nhằm đảm bảo rằng mọi thay đổi về địa chỉ đều được cập nhật kịp thời và minh bạch, giúp duy trì tính pháp lý và trật tự quản lý doanh nghiệp
Ngoài ra, doanh nghiệp cần gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng và đối tác, trong trường hợp họ tìm kiếm địa chỉ cũ, tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
3. Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty ở đâu?
Khi cần thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ “thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”, cụ thể là thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Hồ sơ sẽ được nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
4. Những rủi ro khi thay đổi địa chỉ nhưng không đăng ký thay đổi địa chỉ
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể sẽ gặp ít nhất một lần trường hợp cần thay đổi địa chỉ, trụ sở chính. Tuy nhiên, để không làm ảnh hưởng đến khách hàng và đối tác, việc thông báo thay đổi địa chỉ kịp thời là việc làm quan trọng.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để cập nhật lại địa chỉ mới. Doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro về pháp lý và gặp phải những khó khăn không mong muốn.
Ví dụ như:
- Doanh nghiệp có thể bị phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng nếu thông báo thay đổi địa chỉ chậm;
- Doanh nghiệp có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế kiểm tra và không thấy hoạt động tại địa chỉ hiện tại;
- Doanh nghiệp bị phạt vì lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới.
Trình tự thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Để thông báo về việc thay đổi địa chỉ, các công ty, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước dưới đây:
1. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty/doanh nghiệp cùng quận, huyện, tỉnh, thành phố
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu và hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được ký bởi người đại diện theo pháp luật;
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu về việc thông báo thay đổi địa chỉ (đối với Công ty TNHH một thành viên);
- Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên về việc thông báo thay đổi địa chỉ (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên);
- Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của đại hội đồng cổ đông về việc thông báo thay đổi địa chỉ (đối với Công ty cổ phần);
- Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực (đối với công dân Việt Nam) và hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ thay thế có giá trị (đối với người nước ngoài).
- Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ (trong trường hợp chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật không tự nộp hồ sơ).
Xem thêm: Hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia:
Hồ sơ sau khi được chuẩn bị đầy đủ theo những tài liệu mà Lạc Việt đã đề cập ở trên, doanh nghiệp có thể truy cập vào website https://dangkykinhdoanh.gov.vn để nộp trực tuyến hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ công ty trên Cổng thông tin quốc gia.
Bước 3: Nhận kết quả
Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cụ thể là thay đổi địa chỉ trụ sở sẽ được cơ quan tiếp nhận và giải quyết trong vòng 03 ngày làm việc. Sau thời gian trên, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo và gửi Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về địa chỉ người nhận.
2. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty/doanh nghiệp khác quận, huyện, tỉnh, thành phố
Bước 1: Hoàn thành thủ tục chốt thuế tại Chi cục thuế
Đối với trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty sang một quận, huyện hoặc tỉnh thành khác, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục chốt thuế theo quy định. Đồng thời, cần đề nghị xin công văn thay đổi trụ sở làm việc một cách cụ thể và rõ ràng, hồ sơ chuẩn bị bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của đơn vị trực thuộc;
- Giấy quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên);
- Giấy quyết định, biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);
- Giấy quyết định, biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần);
- Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ.
Bước 2: Tiến hành soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Hồ sơ cần chuẩn bị để làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp này là thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận; khác tỉnh, thành phố bao gồm:
- Công văn do cơ quan thuế cấp về việc đồng ý cho doanh nghiệp chuyển quận/huyện;
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được ký bởi người đại diện theo pháp luật;
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu về việc thông báo thay đổi địa chỉ (đối với Công ty TNHH một thành viên);
- Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên về việc thông báo thay đổi địa chỉ (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên);
- Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của đại hội đồng cổ đông về việc thông báo thay đổi địa chỉ (đối với Công ty cổ phần);
- Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực (đối với công dân Việt Nam) và hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ thay thế có giá trị (đối với người nước ngoài).
- Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ (trong trường hợp chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật không tự nộp hồ sơ).
Bước 3: Nộp hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh
Bước 4: Khắc lại con dấu theo thông tin mới
Theo quy định mới về con dấu doanh nghiệp năm 2023, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố, cần khắc lại con dấu để cập nhật thông tin. Đồng thời, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu mới trước khi sử dụng.
Bước 5: Thực hiện thủ tục thông báo về việc thay đổi địa chỉ mới tới cơ quan thuế ở quận, huyện, tỉnh mới.
Đến bước này, doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thông báo đến cơ quan thuế của quận/huyện nơi công ty sẽ đặt trụ sở mới, hồ sơ bao gồm:
- Quyết định của Chi cục thuế quận/huyện cũ về việc chốt thuế cho doanh nghiệp để thay đổi địa chỉ;
- Tờ khai điều chỉnh bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08 – MST;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty mới nhất 2024
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo quy định hiện nay
Theo quy định của pháp luật hiện nay, thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty sẽ được áp dụng theo mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Phụ lục II-1 của Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT như mẫu dưới đây:
➤ Xem thêm: Tải miễn phí mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi tới khách hàng
Khi công ty, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh, việc thông báo cho khách hàng và đối tác là rất quan trọng. Địa chỉ mới không chỉ là nơi giao dịch mà còn là điểm tiếp xúc chính với khách hàng. Do đó, cần chuẩn bị mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi đến khách hàng, giúp khách hàng và đối tác cập nhật thông tin dễ dàng.
➤ Xem thêm: Tải miễn phí mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi đến cơ quan thuế
Khi thay đổi địa chỉ công ty mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty thường bao gồm các thông tin như hình dưới đây:
➤ Xem thêm: Tải miễn phí mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi cơ quan thuế
Bài viết trên tổng hợp thông tin về cách thông báo thay đổi địa chỉ và một số mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính mới nhất theo quy định năm 2024. Ngoài ra, để giúp khách hàng cập nhật được thông tin chính xác về địa chỉ mới, doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức khác như email, tin nhắn, cuộc gọi, cập nhật website và gửi qua bưu điện.
