Khi chuyển trụ sở công ty sang địa chỉ mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh để cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo quy định năm 2026, hồ sơ thay đổi địa chỉ được giải quyết trong 03 ngày làm việc; tuy nhiên, nếu việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm về thuế trước khi đăng ký thay đổi. Dưới đây, Kế Toán Lạc Việt hướng dẫn cách xác định trường hợp, chuẩn bị hồ sơ, nộp đăng ký và xử lý những công việc cần thiết sau khi có kết quả.
Khi nào cần thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh?
Địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi doanh nghiệp thực sự chuyển trụ sở sang địa chỉ khác, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi thông tin này với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Theo khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp địa chỉ được ghi nhận khác trước đều thực hiện cùng một thủ tục. Doanh nghiệp cần phân biệt ba tình huống:
| Trường hợp | Có phải đăng ký thay đổi trụ sở? | Thủ tục thuế cần lưu ý | |
| Chuyển trụ sở thực tế nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý | Có | Không phải thực hiện thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý | |
| Chuyển trụ sở thực tế làm thay đổi cơ quan thuế quản lý | Có | Phải làm thủ tục chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi chuyển đi trước khi đăng ký thay đổi trụ sở | |
| Không chuyển trụ sở thực tế, địa chỉ chỉ thay đổi do sắp xếp địa giới hành chính | Không bắt buộc đăng ký thay đổi trụ sở | Áp dụng cơ chế cập nhật thông tin riêng; không mặc định phải thực hiện thủ tục chuyển thuế | |
Chuyển trụ sở cùng tỉnh hoặc khác tỉnh có gì khác nhau?
Khi chuyển trụ sở trong cùng tỉnh, thành phố, doanh nghiệp vẫn phải đăng ký thay đổi địa chỉ. Việc có cần làm thủ tục chuyển cơ quan thuế hay không phụ thuộc vào cơ quan thuế quản lý người nộp thuế trước và sau khi chuyển, không chỉ căn cứ vào tên phường, xã hoặc địa bàn hành chính.
Nếu chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp thường phát sinh thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý. Cần kiểm tra và hoàn tất bước này trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại địa phương mới.
Ví dụ, một công ty chuyển trụ sở từ TP.HCM sang Đồng Nai phải xem xét thủ tục chuyển địa điểm về thuế trước khi đăng ký địa chỉ trụ sở mới tại Đồng Nai.
Địa chỉ chỉ thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính
Theo khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu địa chỉ trụ sở thay đổi chỉ vì điều chỉnh địa giới hành chính, doanh nghiệp không bắt buộc thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ.
Khi có nhu cầu được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện địa chỉ đã cập nhật, hoặc khi thực hiện thủ tục đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể đề nghị cập nhật thông tin theo quy định.
Trường hợp cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính cũng được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Việc mở thêm chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh không đồng nghĩa với chuyển trụ sở chính. Nếu doanh nghiệp vẫn giữ nguyên trụ sở, cần thực hiện thủ tục tương ứng với đơn vị mới, chẳng hạn thành lập chi nhánh công ty hoặc đăng ký, thay đổi địa điểm kinh doanh.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh gồm những gì?
Theo khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, sử dụng Mẫu số 12 hiện hành.
- Bản chính hoặc bản sao nghị quyết, quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính, tương ứng với loại hình doanh nghiệp.
Thành phần hồ sơ cụ thể như sau:
| Loại hình doanh nghiệp | Giấy tờ cần chuẩn bị | |
| Doanh nghiệp tư nhân | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – Mẫu số 12 | |
| Công ty TNHH một thành viên | Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty | |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên | |
| Công ty cổ phần | Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông | |
| Công ty hợp danh | Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên | |
Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục, hồ sơ cần có giấy tờ ủy quyền phù hợp theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và quy định sửa đổi có liên quan. Người có thẩm quyền ký giấy đề nghị và người trực tiếp nộp hồ sơ có thể là hai người khác nhau.
Đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp đặc biệt, chẳng hạn công ty TNHH một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ, cần đối chiếu thêm quy định về tài liệu thay thế tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP.
Mẫu giấy đề nghị thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2026
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 12 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 121/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 21/08/2026, sửa đổi Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Có thể tra cứu và tải mẫu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:
- Mẫu số 12 và hướng dẫn hồ sơ công ty cổ phần
- Mẫu số 12 và hướng dẫn hồ sơ công ty TNHH một thành viên
Khi kê khai, doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ cũ, địa chỉ mới và thông tin người ký. Địa chỉ mới phải được ghi theo đơn vị hành chính hiện hành và thống nhất với thông tin doanh nghiệp sử dụng trong các hồ sơ liên quan.
Doanh nghiệp có phải nộp hợp đồng thuê trụ sở không?
Hợp đồng thuê văn phòng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm không phải là thành phần bắt buộc chung của hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ theo Điều 40.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm địa chỉ trụ sở hợp pháp, có thể sử dụng làm địa chỉ liên lạc và đáp ứng các điều kiện liên quan đến địa điểm hoạt động. Những giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm nên được lưu giữ để phục vụ quản lý nội bộ hoặc thủ tục chuyên ngành khi cần.
Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính năm 2026
Sau khi xác định đúng tình huống và chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra việc thay đổi cơ quan thuế quản lý
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định cơ quan thuế quản lý tại địa chỉ cũ và dự kiến tại địa chỉ mới.
Nếu việc chuyển trụ sở không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp chuyển sang bước chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ.
Nếu việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển địa điểm về thuế trước.
Theo điểm a khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC, đối với doanh nghiệp đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông với đăng ký kinh doanh, trình tự tại cơ quan thuế nơi chuyển đi gồm:
- Nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế — Mẫu số 08-MST đến cơ quan thuế đang quản lý.
- Phối hợp xử lý các nghĩa vụ hoặc vấn đề về thuế còn tồn tại theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan thuế.
- Nhận Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm — Mẫu số 09-MST do cơ quan thuế ban hành.
- Sau khi hoàn tất bước chuyển đi, thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Mẫu 09-MST là thông báo do cơ quan thuế ban hành, không phải tờ khai doanh nghiệp tự lập để nộp.
Thời gian xử lý bước thuế có thể khác nhau tùy hồ sơ và việc doanh nghiệp có thuộc diện kiểm tra tại trụ sở trước khi chuyển địa điểm hay không. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định toàn bộ quá trình chuyển trụ sở khác cơ quan thuế chỉ mất 03 ngày.
➦ Căn cứ: Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp
Sau khi hoàn thành thủ tục thuế trước chuyển địa điểm, nếu thuộc trường hợp phải thực hiện, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể thực hiện bằng một trong các phương thức:
- Nộp trực tiếp: tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính: gửi hồ sơ theo quy định.
- Nộp trực tuyến: thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy trình hiện hành.
Đối với phương thức trực tuyến, Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã sửa đổi Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/07/2026.
Các bước tổng quan gồm:
- Sử dụng tài khoản định danh điện tử để truy cập hệ thống đăng ký doanh nghiệp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia.
- Lựa chọn thủ tục đăng ký thay đổi và kê khai thông tin doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở mới.
- Cung cấp các giấy tờ, dữ liệu điện tử theo yêu cầu và thực hiện việc ký, xác thực phù hợp với tư cách người nộp hồ sơ.
- Thanh toán phí, lệ phí nếu có, gửi hồ sơ và lưu giấy tiếp nhận, hẹn trả kết quả điện tử.
- Theo dõi phản hồi để bổ sung hồ sơ hoặc nhận kết quả.
Điểm mới cần lưu ý: Với trường hợp người trực tiếp nộp hồ sơ cũng là người có thẩm quyền ký, một số giấy đề nghị hoặc thông báo có nội dung được kê khai trực tiếp trên hệ thống và chỉ yêu cầu một người ký sẽ không phải tải lên dưới dạng văn bản điện tử riêng. Các quyết định và tài liệu khác vẫn phải được cung cấp theo quy định.
Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, cần thực hiện theo quy trình dành cho người được ủy quyền, kèm giấy tờ ủy quyền hợp lệ.
Người có trách nhiệm xác thực phải tự thực hiện thao tác định danh cần thiết, không giao mật khẩu hoặc mã OTP cho bên thứ ba.
➦ Tham khảo hướng dẫn chính thức: Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng năm 2026
Bước 3: Theo dõi hồ sơ và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ và phối hợp với cơ quan thuế đối với trường hợp chuyển địa điểm liên quan đến thay đổi cơ quan quản lý.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định nếu hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung để doanh nghiệp hoàn thiện.
Khi nhận kết quả, doanh nghiệp cần đối chiếu lại địa chỉ mới, mã số doanh nghiệp, tên doanh nghiệp và những thông tin khác trên Giấy chứng nhận trước khi sử dụng.
Theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện những nghĩa vụ đã phát sinh trước khi chuyển địa chỉ.
Thời hạn và chi phí thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Thời hạn giải quyết
Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, theo khoản 3 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Mốc thời gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị hồ sơ, xử lý các vấn đề thuế trước khi chuyển địa điểm và thời gian doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu chưa hợp lệ.
Lệ phí đăng ký và phí công bố năm 2026
Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, chính sách giảm lệ phí tại Thông tư 64/2025/TT-BTC và mức được công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, chi phí nhà nước đối với thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ thông thường trong năm 2026 như sau:
| Khoản phí, lệ phí | Nộp trực tiếp | Nộp trực tuyến | |
| Lệ phí đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | 25.000đ | Miễn | |
| Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 100.000đ | 100.000đ | |
| Tổng cộng | 125.000đ | 100.000đ | |
Mức lệ phí trực tiếp 25.000 đồng áp dụng trong thời gian chính sách giảm 50% có hiệu lực, từ ngày 01/07/2025 đến hết ngày 31/12/2026.
Ngoại lệ: Trường hợp doanh nghiệp cập nhật địa chỉ chỉ do thay đổi địa giới hành chính thuộc diện miễn lệ phí đăng ký và phí công bố theo Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Các khoản nêu trong bảng là phí, lệ phí nhà nước cho thủ tục đăng ký tương ứng; không bao gồm phí dịch vụ tư vấn, chi phí xử lý các công việc phát sinh khác hoặc chi phí sửa đổi giấy phép chuyên ngành khi cần.
Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì?
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới là kết quả chính của thủ tục đăng ký thay đổi. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần rà soát các thông tin đang được sử dụng trong hoạt động kế toán, thuế và giao dịch.
1. Kiểm tra thông tin thuế và hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần đối chiếu địa chỉ mới trên thông tin đăng ký doanh nghiệp, dữ liệu quản lý thuế và hệ thống hóa đơn điện tử.
Nếu chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, cần kiểm tra tình trạng hoàn thành thủ tục chuyển địa điểm và thông tin đã được cơ quan thuế cập nhật.
Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn và cơ quan thuế để cập nhật thông tin đăng ký, thông tin người bán trên hóa đơn theo trường hợp thực tế.
Không phải mọi doanh nghiệp đổi địa chỉ đều phải thực hiện cùng một thủ tục đăng ký lại hóa đơn. Nội dung cần xử lý phụ thuộc thông tin đang đăng ký, tình trạng sử dụng hóa đơn và quy định áp dụng.
2. Kiểm tra con dấu và giấy tờ giao dịch
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của mình theo quy định pháp luật.
Vì vậy, thay đổi địa chỉ không đồng nghĩa với việc bắt buộc khắc lại con dấu.
Nếu con dấu đang sử dụng có thể hiện địa chỉ cũ, doanh nghiệp nên xem xét thay đổi để bảo đảm tính thống nhất khi giao dịch. Trường hợp con dấu không ghi địa chỉ, doanh nghiệp không cần làm dấu mới chỉ vì chuyển trụ sở.
Doanh nghiệp cũng không phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu theo cơ chế cũ trước khi sử dụng dấu mới.
3. Cập nhật thông tin với ngân hàng, đối tác và các đơn vị liên quan
Sau khi có Giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp nên rà soát các hạng mục sau:
- Ngân hàng: cập nhật địa chỉ trong hồ sơ khách hàng doanh nghiệp theo yêu cầu của ngân hàng.
- Hợp đồng và chứng từ: sử dụng địa chỉ mới trên các hợp đồng, báo giá, chứng từ phát hành sau thay đổi.
- Khách hàng, nhà cung cấp: thông báo địa chỉ mới để bảo đảm giao dịch, thanh toán và gửi nhận chứng từ không bị gián đoạn.
- Biển hiệu, website và hồ sơ nội bộ: cập nhật địa chỉ liên hệ phù hợp với nơi doanh nghiệp đang hoạt động.
- Giấy phép, hồ sơ chuyên ngành: kiểm tra có cần điều chỉnh giấy phép con, thông tin bảo hiểm xã hội hoặc hồ sơ quản lý chuyên ngành hay không, tùy hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với các giấy phép chuyên ngành có ghi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định riêng để xác định nghĩa vụ điều chỉnh. Không nên mặc định Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới tự động thay thế mọi giấy phép đã được cấp trước đó.
Dịch vụ hỗ trợ thay đổi địa chỉ công ty tại Kế Toán Lạc Việt
Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở nếu xác định đúng tình huống, chuẩn bị đủ hồ sơ và hoàn thành các bước liên quan đến thuế khi cần.
Trường hợp muốn được hỗ trợ rà soát hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ, thực hiện các công việc đăng ký theo phạm vi ủy quyền hợp lệ hoặc theo dõi kết quả, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Kế Toán Lạc Việt.
Phạm vi hỗ trợ, trách nhiệm phối hợp và chi phí dịch vụ cần được thống nhất theo từng tình trạng hồ sơ, đặc biệt đối với doanh nghiệp chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.
