Doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh có thể thành lập chi nhánh công ty tại cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với trụ sở chính. Theo quy định năm 2026, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với loại hình công ty và đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi dự kiến đặt chi nhánh. Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Bài viết dưới đây, Kế Toán Lạc Việt sẽ hướng dẫn điều kiện, hồ sơ, trình tự thực hiện, lệ phí và những công việc cần lưu ý sau khi đăng ký.
Điều kiện thành lập chi nhánh công ty năm 2026
Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đối với hoạt động của chi nhánh theo quy định pháp luật. Người đứng đầu chi nhánh có thể thực hiện công việc, giao dịch và ký kết hợp đồng trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền hợp pháp.
Căn cứ Điều 45 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài. Khi mở chi nhánh tại Việt Nam, cần lưu ý các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp thành lập chi nhánh: Là doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp, có thông tin đăng ký doanh nghiệp hợp lệ và không thuộc trường hợp bị hạn chế thực hiện thủ tục theo quy định.
- Tên chi nhánh: Phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Chi nhánh”, đáp ứng quy định về đặt tên tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp.
- Địa chỉ chi nhánh: Phải được xác định rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp và phù hợp với mục đích sử dụng của địa điểm. Không sử dụng căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở làm địa điểm kinh doanh trái quy định.
- Ngành, nghề hoạt động: Phải phù hợp với ngành, nghề của công ty mẹ. Nếu dự kiến kinh doanh ngành chưa được doanh nghiệp đăng ký, cần xem xét thủ tục bổ sung ngành nghề tương ứng.
- Người đứng đầu chi nhánh: Do doanh nghiệp lựa chọn, quyết định theo thẩm quyền và bố trí thực hiện nhiệm vụ phù hợp với hoạt động của chi nhánh.
Ví dụ: Công ty TNHH ABC đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn quản lý tại TP.HCM muốn mở chi nhánh ở Đà Nẵng để cung cấp cùng dịch vụ. Công ty có thể thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, nếu đáp ứng các điều kiện liên quan.
Lưu ý: Bài viết này hướng dẫn chi nhánh của doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam, bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam khi áp dụng thủ tục tương ứng. Việc cấp giấy phép thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài chưa thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam thuộc một thủ tục pháp lý khác.
➦ Bạn có thể tham khảo bài thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam để phân biệt hai trường hợp.
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty gồm những gì?
Theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp và Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh bao gồm giấy đề nghị đăng ký, quyết định thành lập và các giấy tờ tương ứng với loại hình doanh nghiệp.
Điểm quan trọng là hồ sơ không được chia thành hai bộ khác nhau chỉ vì chi nhánh cùng tỉnh hay khác tỉnh. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở loại hình doanh nghiệp, chủ thể ra quyết định và một số tình huống pháp lý cụ thể.
1. Thành phần hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh theo Mẫu số 17 Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.
- Bản sao quyết định thành lập chi nhánh của chủ thể có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
- Bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, đối với loại hình doanh nghiệp có yêu cầu biên bản họp.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, khi thuộc trường hợp phải nộp.
- Tài liệu ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nếu người nộp hồ sơ được ủy quyền; thành phần tài liệu thực hiện theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và quy định sửa đổi hiện hành.
Theo khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu người đứng đầu chi nhánh kê khai số định danh cá nhân đáp ứng khoản 1 Điều 11 của Nghị định này thì hồ sơ không phải kèm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đó.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định phải chuẩn bị bản sao công chứng căn cước hoặc hộ chiếu của mọi người đứng đầu chi nhánh.
2. Hồ sơ theo từng loại hình công ty
| Loại hình công ty | Quyết định và biên bản cần chuẩn bị | |
| Công ty TNHH một thành viên | Bản sao quyết định thành lập chi nhánh của chủ sở hữu công ty | |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Bản sao quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên | |
| Công ty cổ phần | Bản sao quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị | |
| Công ty hợp danh | Bản sao quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên | |
Bảng trên thể hiện phần khác biệt về quyết định, biên bản. Doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị những giấy tờ chung và tài liệu theo trường hợp đã nêu tại mục 2.1.
Ví dụ, công ty cổ phần không thể thay biên bản họp Hội đồng quản trị bằng biên bản họp Hội đồng thành viên của công ty TNHH. Ngược lại, công ty TNHH một thành viên không phải tự lập biên bản họp Hội đồng quản trị để hoàn thiện hồ sơ.
Căn cứ: Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về hồ sơ và thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh.
3. Sử dụng Mẫu số 17 và cách kê khai thông tin
Mẫu số 17 có tên là “Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/Thông báo lập địa điểm kinh doanh”, được ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra những thông tin sau khi kê khai:
- Tên và mã số doanh nghiệp thành lập chi nhánh.
- Tên chi nhánh, địa chỉ, thông tin liên hệ.
- Ngành, nghề dự kiến thực hiện tại chi nhánh.
- Họ tên, thông tin định danh và địa chỉ liên lạc của người đứng đầu.
- Thông tin đăng ký thuế, hình thức hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc.
- Ngày bắt đầu hoạt động, năm tài chính và những chỉ tiêu khác theo mẫu.
Đối với chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp, phần ký giấy đề nghị theo mẫu thuộc thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, trừ trường hợp đặc biệt được pháp luật quy định. Người đứng đầu chi nhánh không mặc nhiên được ký thay chỉ vì được bổ nhiệm quản lý chi nhánh.
➦ Bạn có thể xem Mẫu số 17 trong hệ thống biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp được Chính phủ công bố.
Thông tư 121/2026/TT-BTC có sửa đổi một số biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp từ ngày 21/08/2026 nhưng không thay thế Mẫu số 17. Khi sử dụng bộ hồ sơ lưu từ những năm trước, doanh nghiệp cần đối chiếu lại biểu mẫu trước khi ký và nộp.
Trình tự, thủ tục thành lập chi nhánh công ty
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo quy định. Trình tự thực hiện gồm các bước sau.
Bước 1: Ra quyết định thành lập và chuẩn bị hồ sơ
Trước tiên, doanh nghiệp xác định địa điểm, tên chi nhánh, ngành nghề, người đứng đầu và hình thức hạch toán dự kiến.
Chủ thể có thẩm quyền trong công ty thực hiện việc thông qua quyết định thành lập chi nhánh, lập biên bản họp nếu loại hình doanh nghiệp yêu cầu.
Sau đó, doanh nghiệp chuẩn bị Mẫu số 17 cùng những giấy tờ tương ứng tại mục 2.
Thời hạn quan trọng: Theo khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập chi nhánh trong nước, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh.
Doanh nghiệp nên kiểm tra tên, địa chỉ và thông tin cá nhân ngay từ bước này để hạn chế phải sửa đổi hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chi nhánh. Theo cơ cấu hiện hành, việc tiếp nhận thông thường được thực hiện qua Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính; một số địa bàn, khu vực đặc thù có cơ chế tiếp nhận theo thẩm quyền riêng.
Các phương thức thực hiện gồm:
- Nộp trực tiếp: Nộp tại bộ phận tiếp nhận theo thủ tục hành chính đang áp dụng ở địa phương đặt chi nhánh.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ theo phương thức được cơ quan tiếp nhận công bố.
- Nộp trực tuyến: Thực hiện trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua phương thức truy cập được pháp luật quy định.
Đối với hồ sơ trực tuyến, Nghị định 296/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/07/2026, đã sửa đổi quy trình tại Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Về cơ bản, người thực hiện cần:
- Đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử hợp lệ để truy cập hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
- Chọn thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh và kê khai đầy đủ thông tin.
- Chuẩn bị, tải lên các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ theo quy định đối với người nộp hồ sơ.
- Thực hiện xác thực điện tử, thanh toán khoản phí phải nộp nếu có và gửi hồ sơ.
- Theo dõi giấy tiếp nhận điện tử và thông báo xử lý trên hệ thống.
Lưu ý về hồ sơ điện tử: Trường hợp người nộp là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị, những giấy đề nghị hoặc thông báo chỉ cần chữ ký của chính người đó và đã kê khai đầy đủ trên hệ thống có thể không phải tải lên hoặc ký riêng theo quy định mới. Các giấy tờ khác vẫn phải đáp ứng yêu cầu về chữ ký và tài liệu điện tử.
Nếu người nộp là người được ủy quyền, các giấy tờ trong hồ sơ phải được chuẩn bị và tải lên theo quy định dành cho trường hợp ủy quyền. Không tự áp dụng ngoại lệ của người có thẩm quyền ký cho mọi hồ sơ nộp thay.
Doanh nghiệp và người thực hiện phải bảo vệ tài khoản định danh, mật khẩu và mã OTP; không giao thông tin xác thực cá nhân cho bên thứ ba sử dụng thay.
Tham khảo hướng dẫn chính thức về thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP.
Bước 3: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ và nhận kết quả
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp nhận được thông báo bằng văn bản hoặc qua hệ thống điện tử về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Theo Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ là 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Nếu không bổ sung trong thời hạn này, hồ sơ không còn giá trị và bị hủy theo quy trình.
Khi nhận được kết quả, doanh nghiệp nên đối chiếu tên chi nhánh, mã số, địa chỉ, thông tin người đứng đầu và những nội dung khác trên Giấy chứng nhận để kịp thời phát hiện sai sót.
Lệ phí và thời gian thành lập chi nhánh công ty năm 2026
Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC và chính sách giảm mức thu tại Thông tư 64/2025/TT-BTC, lệ phí đăng ký hoạt động chi nhánh trong năm 2026 được xác định như sau:
| Thời gian chậm trễ đăng ký thay đổi Khoản phí, thời hạn | Mức áp dụng năm 2026 | |
| Lệ phí đăng ký hoạt động chi nhánh khi nộp trực tiếp | 25.000 đồng/lần | |
| Lệ phí đăng ký hoạt động chi nhánh qua mạng điện tử | Miễn lệ phí đăng ký | |
| Phí công bố nội dung đăng ký | 100.000 đồng/lần | |
| Thời hạn giải quyết | 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ | |
Mức lệ phí đăng ký 25.000 đồng là mức giảm 50% so với mức thông thường, áp dụng trong thời gian từ ngày 01/07/2025 đến hết ngày 31/12/2026 theo Thông tư 64/2025/TT-BTC.
Cần phân biệt miễn lệ phí đăng ký qua mạng với phí công bố nội dung đăng ký. Việc miễn một khoản không đồng nghĩa miễn toàn bộ chi phí hành chính.
Ngoài các khoản phí nhà nước, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí thuê địa điểm, chuẩn bị hồ sơ, chữ ký số, kế toán hoặc chi phí tư vấn nếu sử dụng dịch vụ. Đây không phải các khoản lệ phí cố định do cơ quan đăng ký kinh doanh thu.
Thời hạn 03 ngày làm việc là thời gian cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi hồ sơ đã hợp lệ, không bao gồm thời gian doanh nghiệp chuẩn bị, sửa đổi hoặc bổ sung tài liệu.
Mở chi nhánh cùng tỉnh, khác tỉnh và lựa chọn hạch toán
Doanh nghiệp được thành lập chi nhánh tại cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với trụ sở chính. Cả hai trường hợp đều áp dụng quy định cơ bản về hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh; nơi nộp là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi dự kiến đặt chi nhánh.
Điểm doanh nghiệp cần cân nhắc không phải tạo hai bộ hồ sơ riêng mà là cách tổ chức hoạt động, quản lý kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế sau khi thành lập.
Khi kê khai Mẫu số 17, doanh nghiệp cần xác định hình thức hạch toán:
- Hạch toán phụ thuộc: Công việc kế toán và quản lý kết quả hoạt động của chi nhánh được tổ chức trong mối quan hệ với doanh nghiệp chủ quản theo quy định áp dụng.
- Hạch toán độc lập: Chi nhánh tổ chức công việc kế toán, ghi nhận và báo cáo theo hình thức đã lựa chọn và nghĩa vụ pháp luật tương ứng, nhưng vẫn là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân độc lập.
Lựa chọn hạch toán không tự động quyết định toàn bộ nghĩa vụ thuế chỉ dựa trên việc chi nhánh cùng hay khác tỉnh.
Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc hai hình thức, có thể xem thêm bài phân biệt chi nhánh hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc của Lạc Việt để tìm hiểu chuyên sâu.
Sau khi thành lập chi nhánh công ty cần làm gì?
Được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động là bước hoàn tất đăng ký chi nhánh, nhưng doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị những công việc phù hợp với hoạt động thực tế.
Kiểm tra nghĩa vụ thuế và hóa đơn điện tử
Sau khi đăng ký, doanh nghiệp cần xác định cơ quan thuế quản lý, trách nhiệm kê khai thuế, phương án kế toán và việc sử dụng hóa đơn của chi nhánh.
Đối với hóa đơn điện tử, cần căn cứ quy định áp dụng cho chủ thể bán hàng, người lập hóa đơn, mô hình hoạt động và đăng ký sử dụng hóa đơn thực tế.
Không mặc định rằng mọi chi nhánh phụ thuộc đều được sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ hoặc mọi chi nhánh độc lập đều phải thực hiện theo cùng một cách.
Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15. Doanh nghiệp cần áp dụng quy định này và văn bản hướng dẫn liên quan khi tổ chức phát hành, quản lý hóa đơn.
Đặc biệt, từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp và chi nhánh không phải nộp lệ phí môn bài cho năm 2026 và các năm tiếp theo, đồng thời không phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài cho các năm này. Đây là thay đổi theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và Nghị định 362/2025/NĐ-CP.
Nếu còn nghĩa vụ lệ phí môn bài phát sinh từ năm 2025 trở về trước, doanh nghiệp vẫn phải rà soát và xử lý theo quy định.
Hoàn thiện điều kiện hoạt động thực tế
Tùy ngành nghề và cách vận hành, doanh nghiệp tiếp tục kiểm tra những công việc sau:
- Bố trí biển hiệu tại địa chỉ chi nhánh với nội dung phù hợp quy định.
- Bàn giao quyết định bổ nhiệm, phạm vi ủy quyền và quy chế hoạt động cho người đứng đầu.
- Tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán và quy trình báo cáo.
- Chuẩn bị chữ ký số, tài khoản ngân hàng riêng nếu cần cho giao dịch và nghĩa vụ thực tế.
- Thực hiện các thủ tục về lao động, bảo hiểm xã hội khi phát sinh đối tượng thuộc diện áp dụng.
- Kiểm tra giấy phép con, điều kiện kinh doanh hoặc chấp thuận chuyên ngành trước khi triển khai ngành nghề có điều kiện.
Những công việc trên không đồng nghĩa mọi chi nhánh bắt buộc mua chữ ký số hoặc mở tài khoản ngân hàng riêng ngay sau khi được cấp đăng ký hoạt động. Doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ theo hoạt động thực tế.
Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh
Một số sai sót có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung hoặc ảnh hưởng quá trình đưa chi nhánh vào hoạt động:
| Lỗi thường gặp | Cách hạn chế | |
| Sử dụng nhầm biểu mẫu cũ | Kiểm tra Mẫu số 17 theo Thông tư 68/2025/TT-BTC và các quy định sửa đổi hiện hành | |
| Thiếu quyết định hoặc biên bản họp | Đối chiếu đúng loại hình doanh nghiệp, chủ thể có thẩm quyền | |
| Sai tên, địa chỉ hoặc thông tin người đứng đầu | Soát thống nhất giữa giấy đề nghị, quyết định và thông tin doanh nghiệp | |
| Người không có thẩm quyền ký hồ sơ | Xác định người đại diện theo pháp luật và hồ sơ ủy quyền nếu có | |
| Nộp hồ sơ online không đúng cách | Phân biệt trường hợp người có thẩm quyền tự nộp và người được ủy quyền | |
| Chọn ngành nghề không phù hợp | Đối chiếu ngành nghề doanh nghiệp đã đăng ký và điều kiện kinh doanh liên quan | |
Doanh nghiệp cũng không nên sử dụng bộ hồ sơ cấp phép chi nhánh của thương nhân nước ngoài để đăng ký chi nhánh cho công ty TNHH hoặc công ty cổ phần được thành lập tại Việt Nam.
Trường hợp cần xác định mô hình mở rộng kinh doanh phù hợp, bạn có thể tham khảo thêm bài phân biệt chi nhánh và địa điểm kinh doanh. Hai mô hình có phạm vi hoạt động và yêu cầu quản lý khác nhau, nên cần lựa chọn trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Nếu doanh nghiệp muốn được hỗ trợ rà soát điều kiện, xác định thành phần hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục theo phạm vi dịch vụ được thống nhất, có thể tham khảo dịch vụ thành lập chi nhánh công ty của Kế Toán Lạc Việt để trao đổi nhu cầu và nhận thông tin tư vấn phù hợp.
