Thay đổi địa chỉ công ty sau khi địa giới hành chính thay đổi là thủ tục bắt buộc để đảm bảo thông tin pháp lý của doanh nghiệp luôn chính xác. Dù trụ sở không di chuyển, tên gọi hành chính mới vẫn cần được cập nhật kịp thời trên giấy phép kinh doanh nhằm tránh rủi ro vi phạm và bị xử phạt. Ở bài viết này, Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết, quy trình thủ tục và hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo thay đổi địa giới hành chính mới nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Địa giới hành chính là gì?
Địa giới hành chính là đường ranh giới xác định phạm vi lãnh thổ của từng đơn vị hành chính, được thể hiện bằng các mốc địa giới cố định trên thực địa và được ghi nhận đầy đủ trên bản đồ địa giới hành chính.
Đây là cơ sở pháp lý để phân định rõ phạm vi quản lý, quyền hạn và trách nhiệm của bộ máy hành chính nhà nước ở từng cấp, từ trung ương đến địa phương, trong các lĩnh vực quản lý dân cư, đất đai, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh và quốc phòng.
Các mốc địa giới hành chính được đặt ở vị trí dễ quan sát, có tọa độ cụ thể để đảm bảo tính chính xác và ổn định. Việc xác lập địa giới căn cứ vào nhiều yếu tố như diện tích đất, dân số, đặc điểm lịch sử, truyền thống, tập quán, cũng như yêu cầu về chính trị, kinh tế và an ninh của địa phương.
Doanh nghiệp có cần cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính không?
Theo Công văn 4370/BTC-DNTN, Bộ Tài chính quy định về việc đăng ký doanh nghiệp trước công tác sáp nhập tỉnh từ ngày 01/07/2025 như sau:
- Doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện đã được cấp.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh không có quyền bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ công ty chỉ vì lý do thay đổi địa giới hành chính.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn cập nhật địa chỉ theo địa giới hành chính mới hoặc thực hiện khi thay đổi các nội dung khác trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký sẽ ghi nhận thông tin mới đồng thời mà không cấp lại giấy chứng nhận.
Như vậy, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép đăng ký kinh doanh khi địa giới hành chính thay đổi, nhưng doanh nghiệp có thể cập nhật để thông tin đồng bộ và thuận tiện cho các thủ tục sau này.
Trường hợp cần thay đổi địa chỉ cũ sang địa chỉ mới do thay đổi địa giới hạnh chính
Mặc dù pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh khi có thay đổi địa giới hành chính. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn có những trường hợp doanh nghiệp nên hoặc cần thực hiện cập nhật địa chỉ để đảm bảo thông tin đồng bộ và tuân thủ các thủ tục pháp lý.
Theo kinh nghiệm tư vấn của Lạc Việt, các trường hợp này bao gồm:
- Doanh nghiệp muốn cập nhật địa chỉ công ty theo địa giới hành chính mới để dữ liệu trên giấy phép và các cơ sở dữ liệu quốc gia được đồng bộ;
- Đăng ký thay đổi cùng với các nội dung khác như thay đổi tên công ty, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ hoặc người đại diện theo pháp luật;
- Đăng ký thay đổi địa chỉ công ty đến vị trí khác do nhu cầu mở rộng, di dời trụ sở, hoặc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Lưu ý:
Khi thực hiện cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính, doanh nghiệp cần bổ sung thêm một số thông tin mới trong hồ sơ, bao gồm:
- Thông tin cư trú: địa chỉ thường trú, hiện tại hoặc tạm trú, số CCCD và ngày cấp, theo định danh trên VNeID.
- Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp: mức vốn sở hữu, chức danh giám đốc, tổng giám đốc, chủ sở hữu, chủ tịch HĐQT hoặc chủ tịch HĐTV.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính 2025
Nhằm đảm bảo thông tin pháp lý trên Giấy phép luôn chính xác và tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp sau khi có sự điều chỉnh địa giới hành chính như sau:
1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Theo Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính và cập nhật địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
- Nghị quyết hoặc quyết định thay đổi địa chỉ công ty, tùy loại hình doanh nghiệp:
- Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh: Quyết định của Hội đồng thành viên.
- Công ty cổ phần: Quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
- Bản sao biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp, áp dụng cho:
- Hội đồng thành viên (công ty TNHH 2 TV trở lên, công ty hợp danh).
- Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần).
Lưu ý: Nếu người nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp không là chủ sở hữu hoặc người đại diện pháp luật công ty thì cần bổ sung thêm:
- Giấy ủy quyền theo quy định;
- Bản sao có chứng thực của CCCD/hộ chiếu còn thời hạn của người được ủy quyền.
- Bản sao CCCD/Hộ chiếu chứng thực của người được ủy quyền.
Khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo đúng quy định giúp quy trình thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới theo địa giới hành chính diễn ra nhanh chóng và tránh các rủi ro pháp lý về sau.
2. Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Theo quy định Luật Doanh nghiệp 2025 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo thay đổi địa giới hành chính như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ với đầy đủ các giấy tờ mà Lạc Việt đã đề cập ở mục trên, đảm bảo quá trình diễn suôn sẻ và tiết kiệm thời gian.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Nộp trực tiếp: Ở bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở theo địa giới hành chính mới;
- Nộp trực tuyến: Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cần có chữ ký số.
Tuy nhiên, nếu trong Giấy phép kinh doanh không phát sinh thay đổi nội dung khác ngoài điều chỉnh thì địa giới hành chính thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật vào cơ sở dữ liệu quốc gia mà không cấp lại giấy chứng nhận.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ và trả kết quả
Khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục cập nhật địa chỉ trụ sở, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và thông báo thời gian trả kết quả qua email của người nộp hồ sơ:
- Hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với thông tin đã cập nhật.
- Hồ sơ chưa hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận thông báo từ cơ quan đăng ký, hướng dẫn điều chỉnh và bổ sung hồ sơ trước khi được cấp giấy chứng nhận.
➦ Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Lưu ý khi thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh theo địa giới hành chính
Khi thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh do thay đổi địa giới hành chính, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đồng bộ các thủ tục sau để tránh gián đoạn hoạt động và đảm bảo thông tin pháp lý chính xác:
- Cập nhật con dấu công ty: Nếu con dấu có thông tin địa chỉ cũ thì doanh nghiệp cần khắc lại con dấu mới theo đúng quy định pháp luật.
- Điều chỉnh thông tin hóa đơn: Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi địa chỉ đến cơ quan thuế và đơn vị phát hành hóa đơn.
- Thông báo cho cơ quan quản lý liên quan: Cần thông tin đến cơ quan như cơ quan BHXH, BHYT và ngân hàng để đồng bộ thông tin mới.
- Cập nhật biển hiệu công ty: Địa chỉ mới cần được thể hiện đầy đủ trên biển hiệu để đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Thông báo cho đối tác và khách hàng: Gửi thông tin thay đổi địa chỉ công ty đến các bên liên quan, đồng thời cập nhật trên hợp đồng, tài liệu, website và kênh truyền thông.
- Đảm bảo tính thống nhất dữ liệu: Kiểm tra mọi nền tảng và hồ sơ để tránh sai lệch thông tin sau khi thay đổi địa chỉ công ty.
Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo thay đổi địa giới hành chính yêu cầu nhiều loại giấy tờ, biểu mẫu và căn cứ pháp lý, dễ gây nhầm lẫn nếu không am hiểu chuyên sâu.
Do đó, để tiết kiệm được thời gian và hạn chế sai sót hồ sơ, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trọn gói của Lạc Việt với phí dịch vụ chỉ từ 900.000đ. Một số điểm nổi bật dịch vụ của Lạc Việt:
- Tư vấn chi tiết về thủ tục, hồ sơ và nghĩa vụ pháp lý khi cập nhật địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính.
- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, bao gồm: thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết/quyết định, biên bản họp (nếu cần).
- Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh để thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh.
- Hỗ trợ cập nhật thông tin liên quan: cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, đối tác, hóa đơn điện tử, biển hiệu công ty…
Đội ngũ chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm tại Lạc Việt sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục, hồ sơ đúng quy định, hạn chế rủi ro hồ sơ bị trả lại hoặc chậm tiến độ.
Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp do đổi địa giới hành chính
1. Thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính có bắt buộc không?
Không, theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh khi địa giới hành chính thay đổi. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện khi có nhu cầu cập nhật địa chỉ theo địa giới mới, đăng ký cùng lúc thay đổi các nội dung khác hoặc chuyển địa chỉ trụ sở đến vị trí khác.
2. Khi nào doanh nghiệp cần chuyển từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới?
Doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ khi muốn cập nhật thông tin chính xác theo địa giới hành chính mới hoặc khi đăng ký thay đổi đồng thời các nội dung khác trên giấy phép kinh doanh.
3. Cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính online ở đâu?
Doanh nghiệp có thể cập nhật địa chỉ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là kênh chính thức, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được ghi nhận đầy đủ.
4. Thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính có mất phí không?
Có, việc thay đổi địa chỉ thường đi kèm bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi và các thông tin định danh của thành viên, cổ đông, người đại diện pháp luật, nên hầu hết các trường hợp sẽ phát sinh lệ phí theo quy định.
Như vậy, thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính kịp thời sẽ tránh bị xử phạt và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Nếu bạn muốn thủ tục được thực hiện nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế tối đa sai sót hồ sơ, hãy liên hệ đến Lạc Việt qua hotline: 0931.398.798 để được tư vấn và hỗ trợ dịch vụ trọn gói nhé!
