Khi mất giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp không phải đăng ký thành lập lại mà có thể đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã bị mất, cháy hoặc hư hỏng. Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở; thời hạn xem xét cấp lại là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Kế Toán Lạc Việt sẽ hướng dẫn hồ sơ, biểu mẫu, cách nộp và những trường hợp cần phân biệt để bạn thực hiện đúng thủ tục.
Mất giấy phép kinh doanh có bị phạt không?
Doanh nghiệp không bị xử phạt hành chính chỉ vì làm mất bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc thất lạc giấy chứng nhận đã được cấp không đồng nghĩa doanh nghiệp chưa đăng ký kinh doanh hoặc bị mất tư cách pháp lý.
Cần phân biệt ba tình huống:
- Doanh nghiệp đã đăng ký hợp pháp nhưng làm mất bản giấy: Có thể thực hiện thủ tục cấp lại theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh nhưng chưa thực hiện đăng ký bắt buộc: Đây là tình huống khác, có thể bị xử lý theo quy định về đăng ký kinh doanh.
- Doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề có điều kiện nhưng thiếu giấy phép chuyên ngành bắt buộc: Phải kiểm tra quy định riêng của ngành nghề đó, không áp dụng thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để thay thế.
Như vậy, nếu công ty vẫn đang hoạt động hợp pháp và chỉ thất lạc giấy chứng nhận, bạn không cần đăng ký doanh nghiệp mới. Tuy nhiên, nên chủ động xin cấp lại khi cần sử dụng bản giấy trong các giao dịch hoặc thủ tục hành chính.
Nếu giấy tờ bị đánh cắp và có dấu hiệu thông tin doanh nghiệp bị sử dụng trái phép, doanh nghiệp có thể trình báo cơ quan có thẩm quyền để được xử lý. Đây là vấn đề riêng, không phải thành phần hồ sơ bắt buộc trong mọi trường hợp cấp lại giấy.
Cần xác định đúng loại giấy phép kinh doanh bị mất
Trong giao tiếp thông thường, nhiều người gọi chung các giấy tờ đăng ký hoạt động là “giấy phép kinh doanh”. Tuy nhiên, mỗi loại giấy có thể thuộc một thủ tục cấp lại khác nhau.
| Loại giấy tờ bị mất | Hướng xử lý phù hợp | |
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Đề nghị cấp lại tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP | |
| Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh | Đề nghị cấp lại tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã theo Điều 110 | |
| Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh | Thực hiện thủ tục cấp lại theo Điều 62, nếu thuộc loại giấy bản giấy đã được cấp | |
| Giấy phép kinh doanh chuyên ngành như giấy phép lữ hành, giấy phép bán lẻ rượu hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh, trật tự | Kiểm tra thủ tục cấp lại riêng của cơ quan cấp phép chuyên ngành | |
Bài viết này chỉ tập trung vào trường hợp doanh nghiệp bị mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đồng thời hướng dẫn ngắn những điểm khác biệt của hộ kinh doanh và đơn vị phụ thuộc.
Hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gồm những gì?
Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp đã được cấp bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng bị mất, cháy, rách, nát hoặc tiêu hủy có thể gửi văn bản đề nghị cấp lại.
Giấy đề nghị cấp lại theo Mẫu số 26
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 26, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Mẫu này tiếp tục được sử dụng sau khi Thông tư 121/2026/TT-BTC sửa đổi một số biểu mẫu từ ngày 21/08/2026.
Tải Mẫu số 26 – Giấy đề nghị cấp lại
Khi điền mẫu, doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung:
- Tên doanh nghiệp: Ghi đúng tên đang được đăng ký.
- Mã số doanh nghiệp/mã số thuế: Ghi chính xác mã số của doanh nghiệp.
- Loại giấy đề nghị cấp lại: Xác định rõ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc loại giấy xác nhận tương ứng.
- Lý do đề nghị: Trình bày ngắn gọn, trung thực, chẳng hạn giấy chứng nhận bản giấy bị thất lạc trong quá trình lưu trữ hồ sơ.
- Người ký: Người có thẩm quyền ký theo biểu mẫu và quy định áp dụng.
Nếu chỉ bị mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không cần nộp lại toàn bộ hồ sơ thành lập công ty. Điều 62 cũng không yêu cầu mặc định phải có giấy xác nhận mất của công an hoặc bản sao căn cước của người đại diện theo pháp luật trong mọi hồ sơ.
Ai ký và ai được thực hiện thủ tục?
Đối với hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký Giấy đề nghị theo Mẫu số 26, trừ trường hợp đặc thù có quy định khác.
Người có thẩm quyền có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và quy định sửa đổi liên quan.
- Nếu ủy quyền cho cá nhân, cần chuẩn bị giấy tờ ủy quyền và giấy tờ của người được ủy quyền theo quy định áp dụng.
- Nếu sử dụng tổ chức dịch vụ, hồ sơ ủy quyền có thể bao gồm hợp đồng dịch vụ, giấy giới thiệu người trực tiếp thực hiện và giấy tờ liên quan.
- Người được ủy quyền nộp hồ sơ không đương nhiên có quyền ký thay người đại diện theo pháp luật tại mọi vị trí của biểu mẫu.
Khi thực hiện trực tuyến, các bước định danh, ký và xác thực phải tuân thủ yêu cầu của hệ thống và quy định hiện hành. Doanh nghiệp không nên giao mật khẩu hoặc mã OTP của tài khoản cá nhân cho bên thứ ba.
Thủ tục cấp lại giấy phép kinh doanh bị mất thực hiện thế nào?
Đối với doanh nghiệp có trụ sở tại Việt Nam, cơ quan tiếp nhận là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, thuộc Sở Tài chính theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc thực hiện trực tuyến qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp khi thủ tục được hỗ trợ.
Bước 1: Chuẩn bị và ký Giấy đề nghị cấp lại
Điền đầy đủ Mẫu số 26, kiểm tra mã số doanh nghiệp, lý do đề nghị và chữ ký của người có thẩm quyền. Nếu nhờ người khác thực hiện thủ tục, chuẩn bị giấy tờ ủy quyền phù hợp.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp:
- Nộp trực tiếp: Tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ đến cơ quan tiếp nhận theo hướng dẫn của thủ tục.
- Nộp trực tuyến: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, lựa chọn thủ tục cấp lại tương ứng, khai thông tin, tải tài liệu điện tử và thực hiện các bước ký, xác thực theo hướng dẫn của hệ thống.
Với hình thức trực tuyến, người nộp cần bảo đảm thông tin trên hệ thống thống nhất với Giấy đề nghị. Không sử dụng hướng dẫn cũ về tài khoản đăng ký kinh doanh như một phương thức xác thực mặc định trong năm 2026.
Bước 3: Theo dõi việc tiếp nhận và xử lý
Sau khi nộp, người thực hiện theo dõi giấy tiếp nhận hoặc thông báo trên hệ thống. Nếu cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu chỉnh sửa hay bổ sung tài liệu, cần thực hiện đúng nội dung được thông báo.
Các khoản phí, lệ phí nếu phát sinh được thanh toán theo hướng dẫn chính thức của cơ quan hoặc hệ thống tiếp nhận.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận được cấp lại
Khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận kết quả theo phương thức được cơ quan tiếp nhận cung cấp.
Sau khi nhận giấy, nên kiểm tra tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và các thông tin khác trên giấy chứng nhận. Việc cấp lại do mất bản giấy không đồng nghĩa với đăng ký thành lập doanh nghiệp mới hoặc tự động thay đổi mã số doanh nghiệp.
Cấp lại giấy phép kinh doanh mất bao lâu và lệ phí bao nhiêu?
Thời hạn giải quyết
Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn xem xét cấp lại là 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhận được văn bản đề nghị.
Đây là thời hạn xử lý của cơ quan đăng ký kinh doanh theo nghị định, không phải lời cam kết tổng thời gian doanh nghiệp sẽ nhận được bản giấy khi sử dụng dịch vụ bưu chính hoặc thuê đơn vị hỗ trợ.
Lưu ý về thông tin thủ tục: Tại thời điểm cập nhật, trang thủ tục cấp lại trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia vẫn hiển thị thời hạn 03 ngày làm việc. Trong khi đó, Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định 01 ngày làm việc. Doanh nghiệp nên căn cứ quy định hiện hành và theo dõi thông tin tiếp nhận hồ sơ để xác định tiến độ xử lý cụ thể.
Lệ phí cấp lại năm 2026
Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC và chính sách giảm lệ phí tại Thông tư 64/2025/TT-BTC, mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp áp dụng đến hết ngày 31/12/2026 được thể hiện như sau:
| Hình thức nộp | Lệ phí đăng ký doanh nghiệp năm 2026 | |
| Nộp trực tiếp | 25.000 đồng | |
| Nộp qua dịch vụ bưu chính | 25.000 đồng | |
| Nộp trực tuyến | Được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp | |
Bảng trên thể hiện lệ phí đăng ký doanh nghiệp, chưa phải tổng chi phí của mọi hồ sơ. Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện còn niêm yết phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp 100.000 đồng/lần trên trang thủ tục cấp lại.
Do việc chỉ cấp lại bản giấy và việc công bố thay đổi nội dung đăng ký là những vấn đề cần phân biệt, doanh nghiệp nên kiểm tra thông báo thanh toán của hồ sơ cụ thể hoặc xác nhận với cơ quan tiếp nhận về khoản phí công bố trước khi nộp.
Nếu lựa chọn nhận kết quả qua bưu chính hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ, chi phí chuyển phát và phí dịch vụ tư nhân được xác định riêng, không đồng nhất với lệ phí nhà nước.
Mất giấy đăng ký hộ kinh doanh hoặc giấy hoạt động chi nhánh thì làm thế nào?
Trường hợp hộ kinh doanh bị mất giấy chứng nhận
Nếu bị mất Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ thực hiện thủ tục theo Điều 110 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Hồ sơ gồm Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo Mẫu số 5, Phụ lục II Thông tư 68/2025/TT-BTC, kèm giấy tờ ủy quyền nếu có và thuộc trường hợp phải nộp.
- Nơi tiếp nhận: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
- Thời hạn xem xét cấp lại: 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản đề nghị.
- Lệ phí: Thực hiện theo quy định áp dụng đối với hộ kinh doanh tại địa phương.
Điều 110 không yêu cầu hộ kinh doanh phải có giấy xác nhận mất giấy phép của công an như một thành phần bắt buộc trong hồ sơ cấp lại.
Bạn có thể tra cứu biểu mẫu và thành phần hồ sơ tại hướng dẫn cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh của Cổng đăng ký kinh doanh.
Trường hợp chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh bị mất giấy chứng nhận
Nếu doanh nghiệp bị mất bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh, thủ tục cấp lại thuộc phạm vi Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 26 phù hợp với loại giấy cần cấp lại và gửi văn bản đề nghị đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh đặt trụ sở.
Đây là thủ tục cấp lại giấy đã được cấp, không phải thủ tục thành lập chi nhánh hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh mới.
Đối với chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động theo giấy phép chuyên ngành, cần áp dụng quy định cấp lại giấy phép tương ứng, không mặc định sử dụng thủ tục đăng ký doanh nghiệp nêu trên.
Khi nào nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ cấp lại giấy phép kinh doanh?
Doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị Mẫu số 26 và nộp hồ sơ nếu xác định đúng loại giấy, cơ quan tiếp nhận và người có thẩm quyền ký. Tuy nhiên, khi chưa rõ hồ sơ ủy quyền, phương thức nộp trực tuyến hoặc cách xử lý giấy chứng nhận của chi nhánh, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ để hạn chế việc chuẩn bị sai hồ sơ.
Kế Toán Lạc Việt là đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ thủ tục doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ, bạn có thể liên hệ để trao đổi về việc rà soát thông tin đăng ký, chuẩn bị hồ sơ, phương án ủy quyền và các công việc được thực hiện theo thỏa thuận.
Liên hệ tư vấn: 0931 398 798 hoặc gửi yêu cầu qua trang liên hệ Kế Toán Lạc Việt để tìm hiểu phạm vi hỗ trợ và nhận báo phí theo trường hợp.
Doanh nghiệp vẫn cần phối hợp ký hồ sơ và thực hiện những bước xác thực thuộc trách nhiệm của mình. Kết quả cấp lại và thời hạn giải quyết hành chính do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quyết định.
