Định danh điện tử doanh nghiệp là thủ tục tạo lập danh tính điện tử và tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp trên Hệ thống định danh và xác thực điện tử. Tài khoản này giúp doanh nghiệp chứng minh danh tính khi giao dịch điện tử và thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến. Từ ngày 01/07/2025, tài khoản cũ do Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho tổ chức không còn được tiếp tục sử dụng theo cơ chế chuyển tiếp. Trong bài viết dưới đây, Kế Toán Lạc Việt sẽ hướng dẫn cách đăng ký và các lưu ý quan trọng.
Định danh điện tử doanh nghiệp là gì?
Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, danh tính điện tử là thông tin của cá nhân hoặc tổ chức trong hệ thống định danh và xác thực điện tử, cho phép xác định duy nhất chủ thể đó trên môi trường điện tử. Tài khoản định danh điện tử của tổ chức là tài khoản mức độ 2.
Tài khoản này có giá trị chứng minh danh tính điện tử của doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch yêu cầu xác minh thông tin về tổ chức. Khi giấy tờ của doanh nghiệp đã được đồng bộ vào tài khoản, thông tin đó có thể được cung cấp để cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối chiếu.
Nói đơn giản, VNeID tổ chức đóng vai trò như “danh tính số” của doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử thuộc phạm vi hệ thống hỗ trợ.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải định danh điện tử không?
Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định tài khoản do Cổng Dịch vụ công quốc gia và hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/06/2025.
Từ ngày 01/07/2025, cơ quan, tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp để đăng nhập, sử dụng trên các hệ thống dịch vụ công thuộc phạm vi này.
Vì vậy, doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến nên hoàn tất định danh điện tử tổ chức để tránh gián đoạn việc đăng nhập và nộp hồ sơ.
Doanh nghiệp mới thành lập cũng nên đưa việc đăng ký VNeID tổ chức vào danh sách công việc sau thành lập, bên cạnh chữ ký số, tài khoản ngân hàng và các thủ tục thuế. Bạn có thể tham khảo thêm bài doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì.
Ai được đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp?
Người thực hiện thủ tục có thể là:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền.
Người đăng ký trực tuyến phải sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân mức độ 2 để đăng nhập VNeID. Nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, yêu cầu đăng ký được gửi sau khi có sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của tổ chức, nếu có.
Đây là điểm doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi thao tác. Trường hợp thông tin người đại diện trên hệ thống chưa khớp với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, quá trình xác thực có thể cần thêm bước kiểm tra.
7 Bước đăng ký định danh điện tử doanh nghiệp trên VNeID
Đăng ký trực tuyến là cách thuận tiện khi người đại diện hoặc người được ủy quyền đã có tài khoản VNeID mức độ 2. Hướng dẫn của cơ quan Công an hiện cho phép thực hiện trực tuyến trên Ứng dụng định danh quốc gia.
Bước 1: Đăng nhập VNeID bằng tài khoản mức độ 2
Mở ứng dụng VNeID và đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử cá nhân của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
Nếu chưa có tài khoản mức độ 2, cá nhân cần hoàn tất tài khoản này trước khi thực hiện đăng ký cho doanh nghiệp.
Bước 2: Chọn chức năng “Định danh tổ chức”
Tại giao diện ứng dụng, chọn mục liên quan đến định danh tổ chức, sau đó chọn đăng ký định danh tổ chức.
Ứng dụng có thể yêu cầu xác thực bằng passcode, khuôn mặt, vân tay hoặc phương thức xác thực đang được thiết lập trên thiết bị.
Bước 3: Chọn loại tổ chức
Chọn đúng loại hình tương ứng với chủ thể cần đăng ký. Với công ty được đăng ký theo pháp luật doanh nghiệp, lựa chọn nhóm “Doanh nghiệp”.
Việc chọn đúng loại tổ chức giúp hệ thống xác định dữ liệu cần đối soát.
Bước 4: Nhập hoặc kiểm tra thông tin doanh nghiệp
Kê khai thông tin theo yêu cầu của ứng dụng. Doanh nghiệp nên đối chiếu tên, mã số doanh nghiệp/mã số thuế và thông tin người đại diện theo pháp luật với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
Nếu cần kiểm tra thông tin pháp lý trước khi đăng ký, có thể tham khảo hướng dẫn tra cứu doanh nghiệp mới thành lập.
Bước 5: Kiểm tra thông tin người đăng ký và quyền đại diện
Xác nhận người thực hiện là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, cần bảo đảm điều kiện đồng ý của các đại diện còn lại theo quy định.
Bước 6: Xác thực và gửi yêu cầu
Kiểm tra lại dữ liệu đã kê khai, thực hiện xác thực theo hướng dẫn trên ứng dụng rồi gửi yêu cầu cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp.
Sau khi gửi thành công, hệ thống ghi nhận yêu cầu để cơ quan quản lý kiểm tra và xác thực dữ liệu.
Bước 7: Theo dõi kết quả và kích hoạt tài khoản
Theo dõi thông báo trên VNeID hoặc kênh được hệ thống sử dụng để trả kết quả. Khi được cấp tài khoản, doanh nghiệp cần kích hoạt trên Ứng dụng định danh quốc gia trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận thông báo.
Nếu quá thời hạn này chưa kích hoạt, chủ thể cần liên hệ cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử qua kênh hỗ trợ được công bố để thực hiện kích hoạt.
Có thể đăng ký trực tiếp thay vì dùng VNeID không?
Có. Theo Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP và nội dung được cập nhật bởi Nghị định 169/2025/NĐ-CP, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền có thể kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo mẫu TK02 và nộp tại cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước, Công an xã nơi thuận tiện.
Khi đi trực tiếp, người thực hiện nên mang giấy tờ dùng để xác minh danh tính và tài liệu chứng minh quyền đại diện hoặc ủy quyền trong trường hợp cần chứng minh quyền thực hiện thủ tục.
Căn cứ chính của thủ tục là Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử, hiện còn hiệu lực; một số nội dung đã được sửa đổi, bổ sung từ ngày 01/07/2025.
Thời hạn cấp tài khoản định danh điện tử doanh nghiệp
Thời hạn được tính từ khi cơ quan quản lý nhận đủ hồ sơ hợp lệ:
| Trường hợp | Thời hạn giải quyết | |
| Thông tin cần xác thực của tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành | Không quá 3 ngày làm việc | |
| Thông tin cần xác minh chưa có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành | Không quá 15 ngày | |
Thời gian giải quyết phụ thuộc vào việc thông tin doanh nghiệp đã có sẵn để đối soát hay cần xác minh thêm. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin đăng ký doanh nghiệp và người đại diện trước khi gửi yêu cầu.
4 Lỗi thường gặp khi đăng ký VNeID tổ chức
1. Người đăng ký chưa có VNeID mức độ 2
Đây là điều kiện cần khi thực hiện trực tuyến. Nếu người đại diện hoặc người được ủy quyền mới có tài khoản mức độ 1, cần hoàn tất tài khoản mức độ 2 trước.
2. Thông tin doanh nghiệp không khớp dữ liệu đăng ký
Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp hoặc thông tin người đại diện sai khác có thể khiến hệ thống chưa xác thực tự động. Nên đối chiếu lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và dữ liệu hiện hành.
3. Chưa xử lý trường hợp có nhiều người đại diện theo pháp luật
Nghị định yêu cầu có sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của tổ chức nếu có. Doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung này trước khi gửi yêu cầu.
4. Được cấp nhưng quên kích hoạt
Tài khoản cần được kích hoạt trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận thông báo kết quả cấp. Doanh nghiệp nên theo dõi thông báo VNeID ngay sau khi nộp yêu cầu.
Định danh điện tử có thay thế chữ ký số không?
Không nên hiểu hai công cụ này là một. Tài khoản định danh điện tử dùng để xác định, xác thực danh tính của doanh nghiệp và cung cấp các thông tin đã được tích hợp; chữ ký số phục vụ việc ký điện tử trong các giao dịch, hồ sơ hoặc chứng từ khi hệ thống và pháp luật chuyên ngành yêu cầu.
Doanh nghiệp vẫn cần duy trì chữ ký số cho những nghiệp vụ tương ứng. Nếu đang rà soát công cụ sau thành lập, có thể xem thêm dịch vụ chữ ký số của Kế Toán Lạc Việt.
Một số câu hỏi thường gặp về định danh điện tử doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp đăng ký VNeID tổ chức có mất phí không?
Không. Thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức hiện được cơ quan Công an công bố với mức phí, lệ phí là “Không”.
2. Một người có thể đăng ký định danh cho nhiều doanh nghiệp không?
Có thể nếu người đó là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền hợp lệ của từng doanh nghiệp và đáp ứng điều kiện đăng ký theo quy định.
3. Doanh nghiệp có nhiều người đại diện thì ai đăng ký?
Một người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền có thể thực hiện, nhưng yêu cầu đăng ký được gửi sau khi có sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác, nếu có.
4. Đã có tài khoản dịch vụ công cũ thì có cần VNeID tổ chức không?
Có. Tài khoản do Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho tổ chức theo cơ chế cũ chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/06/2025.
Định danh điện tử doanh nghiệp hiện là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường số. Doanh nghiệp nên kiểm tra VNeID mức độ 2 của người đại diện, đối chiếu dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và hoàn tất tài khoản tổ chức để hạn chế gián đoạn khi giao dịch trực tuyến. Nếu cần hỗ trợ rà soát thủ tục doanh nghiệp, có thể liên hệ Kế Toán Lạc Việt qua 0931 398 798.
