Hóa đơn đầu vào là một vấn đề mà nhiều hộ kinh doanh quan tâm, nhất là về việc có cần hóa đơn đầu vào cho hộ kinh doanh cá thể hay không? Việc này liên quan đến doanh thu, loại hình và mục đích kinh doanh. Tuy nhiên, việc lưu giữ hóa đơn đầu vào rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ thuế. Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết về vấn đề này để bảo vệ quyền lợi kinh doanh của bạn.
Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là chứng từ do người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phát hành để xác nhận việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho người mua. Đây là một tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp, đặc biệt là hộ kinh doanh.
Hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh ghi nhận chi phí hợp pháp phát sinh trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, để được công nhận là hợp pháp, hóa đơn đầu vào phải đáp ứng các yêu cầu về tính chính xác, hợp lệ và hợp lý theo quy định của pháp luật, bao gồm thông tin đầy đủ, không bị sai sót hoặc gian lận.
Các loại hóa đơn đầu vào hiện nay bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Một số dạng hóa đơn đầu vào khác như chứng từ thu phí, tem phiếu thu tiền, thẻ vé các loại và phiếu thu tiền cước vận chuyển,…
Quy định về hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh
Tại Khoản 2 Điều 6 của Thông tư 78/2021/TT-BTC có nêu rõ ba trường hợp mà hộ kinh doanh cần phải áp dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc;
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp từng hóa đơn điện tử cho mỗi lần phát sinh;
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh, khi có nhu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cung cấp hóa đơn điện tử lẻ cho mỗi lần phát sinh.
Theo Khoản 1 Điều 6 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, để hóa đơn đầu vào được xem là hợp lệ, hóa đơn đó cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Cần có đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của cả bên mua lẫn bên bán;
- Thông tin kê khai phải chính xác, bao gồm: số thứ tự, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa hoặc dịch vụ, tổng tiền, tỷ lệ thuế, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền;
- Thời gian lập hóa đơn phải được ghi rõ;
- Cần có mã số của cơ quan thuế;
- Hóa đơn phải được ký và đóng dấu bởi bên bán;
- Cần ghi rõ các phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước cũng như chiết khấu thương mại;
- Về mặt pháp lý, hóa đơn đầu vào cần phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành và quy định về việc khởi tạo hóa đơn.
Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?
Khi thành lập hộ kinh doanh cá thể và bắt đầu hoạt động, chủ hộ thường tự hỏi liệu hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không. Theo đó, việc có hay không sẽ phụ thuộc vào quy mô và phương pháp tính thuế của hộ kinh doanh.
Lạc Việt sẽ nhắc lại về quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC về hai phương pháp tính thuế chính của hộ kinh doanh như sau
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải tuân thủ chế độ kế toán đầy đủ, bao gồm việc sử dụng và lưu trữ hóa đơn đầu vào để ghi nhận chi phí hợp lệ và có thể khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT) nếu đủ điều kiện;
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào, nhưng nếu có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng, cơ quan thuế sẽ cung cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
➥ Như vậy, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai cần tuân thủ chặt chẽ việc quản lý hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra để đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
Hộ kinh doanh cá thể có được khấu trừ thuế GTGT không?
Hộ kinh doanh cá thể không được khấu trừ thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, mà thay vào đó áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu.
Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, phương pháp khấu trừ thuế chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp, hợp tác xã và tổ chức kinh tế lớn, có doanh thu trên một tỷ đồng hoặc đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp này.
Chính vì vậy, hộ kinh doanh cá thể sẽ phải nộp thuế GTGT theo tỷ lệ phần trăm trực tiếp trên doanh thu mà không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
➦ Xem thêm: Hộ kinh doanh có con dấu không?
Những trường hợp hộ kinh doanh không cần hóa đơn đầu vào
Trong một số trường hợp, hộ kinh doanh không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào, bao gồm:
- Mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng: Nếu hộ kinh doanh mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ với giá trị dưới 200.000 đồng, không cần phải lập hóa đơn đầu vào, trừ khi người mua yêu cầu;
- Mua nông sản, thủy sản từ người sản xuất trực tiếp: Hộ kinh doanh không cần lấy hóa đơn đầu vào khi mua các sản phẩm nông sản, thủy sản từ người đánh bắt, nuôi trồng, hoặc các sản phẩm thủ công mỹ nghệ làm từ nguyên liệu tự nhiên như tre, mây, rơm;
- Sản phẩm khai thác tự nhiên: Các sản phẩm như đất, đá, cát, sỏi do cá nhân hoặc hộ gia đình tự khai thác không cần hóa đơn đầu vào.
Tuy nhiên, trong những trường hợp khác, hộ kinh doanh vẫn cần phải có hóa đơn đầu vào để hợp pháp hóa các giao dịch kinh doanh và tránh vi phạm hành chính. Nếu không cung cấp được hóa đơn khi bị kiểm tra, hộ kinh doanh có thể bị phạt.
Một số lưu ý đối với hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh
Khi xử lý hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý:
1. Đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn
Hóa đơn đầu vào hợp pháp là hóa đơn không rơi vào các trường hợp bất hợp pháp, chẳng hạn:
- Hóa đơn giả: Được in hoặc tạo theo mẫu của tổ chức, cá nhân khác hoặc bị trùng số với ký hiệu hóa đơn đã phát hành trước đó;
- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: Mặc dù được lập theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, nhưng chưa hoàn thành thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn;
- Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Bao gồm các trường hợp như hóa đơn đã phát hành nhưng tổ chức, cá nhân đã thông báo không sử dụng tiếp, hoặc hóa đơn bị mất sau khi phát hành và đã báo cáo với cơ quan thuế.
Ngoài ra, hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng mã số thuế cũng bị xem là hết giá trị sử dụng.
2. Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn
Để hóa đơn đầu vào hợp lệ, cần tuân thủ theo các quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, với những yêu cầu cụ thể như sau:
- Nội dung hóa đơn: Phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế thực tế và không có dấu hiệu tẩy xóa hay sửa chữa. Sử dụng màu mực không phai và đảm bảo rằng nội dung trên các liên hóa đơn phải khớp nhau;
- Thông tin chi tiết: Hóa đơn phải bao gồm đầy đủ các mục như thông tin người mua và bán, hình thức thanh toán, danh sách hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, cộng tiền hàng, thuế suất, tổng tiền thanh toán, tiền bằng chữ và chữ ký của bên bán;
- Xuất hóa đơn đúng thời điểm: Hóa đơn phải được phát hành đúng với thời điểm diễn ra giao dịch để tránh những sai phạm về thời gian xuất hóa đơn.
3. Đảm bảo tính hợp lý của hóa đơn
Hóa đơn đầu vào cần phải gắn liền với những chi phí hợp lý trong hoạt động kinh doanh. Nội dung trên hóa đơn phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh đã đăng ký và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và hộ kinh doanh cá thể.
Trên đây là những thông tin mà Lạc Việt muốn chia sẻ với bạn về hóa đơn đầu vào cho hộ kinh doanh. Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng các yêu cầu về thuế và kế toán sẽ giúp hộ kinh doanh tránh được các rủi ro pháp lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển trong tương lai.
