Thay đổi giấy phép kinh doanh là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh như: tên công ty, địa chỉ, vốn, ngành nghề… Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện việc thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng nhanh chóng mà không cần đến cơ quan đăng ký. Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện thủ tục trực tuyến chi tiết kèm hồ sơ cần chuẩn bị, giúp bạn tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.
1. Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi giấy phép kinh doanh?
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu điều chỉnh thông tin để phù hợp với tình hình thực tế và chiến lược phát triển. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh trong các trường hợp sau:
1.1. Thay đổi tên doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp quyết định đổi tên (bao gồm tên tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tên viết tắt), cần tiến hành cập nhật giấy phép kinh doanh để đảm bảo tính hợp pháp và tránh trùng lặp với các doanh nghiệp khác.
1.2. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Việc chuyển địa điểm trụ sở chính, dù trong cùng tỉnh/thành phố hay sang địa phương khác, đều yêu cầu doanh nghiệp đăng ký thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh. Điều này đảm bảo việc quản lý thuế và pháp lý được thực hiện đúng theo quy định.
1.3. Thay đổi người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi về vị trí này, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý.
1.4. Thay đổi vốn điều lệ
Doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm vốn điều lệ tùy theo nhu cầu kinh doanh. Mọi sự điều chỉnh về vốn đều cần được đăng ký và cập nhật trên giấy phép kinh doanh.
1.5. Thay đổi ngành, nghề kinh doanh
Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi hoạt động kinh doanh, việc cập nhật ngành, nghề kinh doanh trên giấy phép là bắt buộc để phản ánh đúng lĩnh vực hoạt động.
1.6. Thay đổi thành viên hoặc cổ đông sáng lập
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, khi có sự thay đổi về thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi để cập nhật thông tin chính xác.
1.7. Thay đổi loại hình doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp quyết định chuyển đổi từ loại hình này sang loại hình khác (ví dụ: từ công ty TNHH sang công ty cổ phần), cần tiến hành thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh để hợp thức hóa sự chuyển đổi.
Lưu ý về thời hạn đăng ký thay đổi
Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các mức phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Cụ thể:
- Từ 1 đến 10 ngày: Cảnh cáo;
- Từ 11 đến 30 ngày: Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng;
- Từ 31 đến 90 ngày: Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng;
- Trên 90 ngày: Phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng;
- Không đăng ký thay đổi: Phạt tiền từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng.
Do đó, việc tuân thủ đúng thời hạn và quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tránh được các rủi ro về pháp lý và tài chính.
2. Nên thay đổi giấy phép kinh doanh trực tiếp hay qua mạng?
Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, Lạc Việt nhận thấy nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn giữa hai hình thức thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh: nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hay nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng.
Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy, đa số các tỉnh thành trên cả nước đều áp dụng hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, ngoại trừ một số địa phương vẫn cho phép tiếp nhận hồ sơ giấy trong những trường hợp đặc biệt.
2.1. Hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh nộp hồ sơ trực tiếp
Hiện tại, hình thức nộp hồ sơ trực tiếp chỉ còn áp dụng ở một số tỉnh thành nhất định, hoặc được chấp thuận đối với các hồ sơ cần bổ sung, hiệu đính sau khi nộp online không thành công. Theo kinh nghiệm thực tế của chúng tôi:
- Một số Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương nhỏ vẫn tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải đặt lịch hẹn trước;
- Tuy nhiên, nhiều địa phương chỉ tiếp nhận hồ sơ điện tử và từ chối hồ sơ giấy nếu không thuộc trường hợp đặc biệt.
Do vậy, nếu doanh nghiệp không chắc chắn, tốt nhất nên kiểm tra quy định cụ thể tại tỉnh/thành của mình hoặc liên hệ Lạc Việt để được hỗ trợ tra cứu miễn phí.
2.2. Hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng
Hiện nay, hơn 90% doanh nghiệp tại TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai… đều thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Ưu điểm của hình thức nộp online:
- Không cần di chuyển, không phụ thuộc giờ hành chính;
- Nộp hồ sơ nhanh – ký xác thực bằng chữ ký số;
- Theo dõi kết quả và nhận thông báo qua email;
- Giảm rủi ro sai sót, tiết kiệm chi phí.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp đã có chữ ký số và nhân sự am hiểu hệ thống, thủ tục có thể hoàn thành chỉ trong vòng 2 – 3 ngày làm việc.
3. Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh gồm những gì?
Với kinh nghiệm hỗ trợ hơn 1000+ doanh nghiệp mỗi năm, Lạc Việt hiểu rằng chuẩn bị hồ sơ đúng và đủ ngay từ đầu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh bị trả hồ sơ khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.
Tùy vào nội dung thay đổi, hồ sơ sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp phổ biến mà chúng tôi thường xử lý.
3.1 Thay đổi tên doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi tên công ty, doanh nghiệp bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Quyết định của chủ sở hữu / Hội đồng thành viên / Hội đồng quản trị;
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên / Hội đồng quản trị về việc đổi tên;
- Thông báo mẫu dấu (nếu thay đổi dấu);
- Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật nộp hồ sơ).
3.2 Thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty sẽ khác nhau tùy thuộc việc chuyển cùng quận/huyện, khác quận, khác tỉnh và loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là bảng thông tin về hồ sơ thay đổi địa chỉ được Lạc Việt tổng hợp để bạn dễ hình dung hơn:
| HỒ SƠ | KHÁC TỈNH/QUẬN | CÙNG TỈNH/QUẬN |
|||
| CÔNG TY CỔ PHẦN | CÔNG TY TNHH 1 TV | CÔNG TY TNHH 2 TV TRỞ LÊN | |||
| Thông báo thay đổi GPKD |  |
|
|
|
|
| Thông báo mẫu dấu | |
|
|
|
|
| Điều lệ công ty | |
||||
| Danh sách cổ đông/thành viên | |
||||
| Quyết định của chủ sở hữu / HĐTV / HĐQT về việc thay đổi địa chỉ công ty | |
|
|
||
| Biên bản họp HĐTV / HĐQT về việc thay đổi địa chỉ | |
|
|||
| Giấy ủy quyền (nếu không do đại diện pháp luật đi nộp) | |
|
|
|
|
Lưu ý:
- Trường hợp chuyển tỉnh, cần có thêm văn bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ về thuế từ chi cục thuế quản lý cũ;
- Nếu nộp hồ sơ qua mạng, hồ sơ phải được scan đúng định dạng PDF, rõ nét, đầy đủ chữ ký và dấu.
3.3 Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh
Hồ sơ thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh bao gồm:
- Thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh;
- Quyết định và biên bản họp của chủ sở hữu / HĐTV / HĐQT;
- Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật nộp hồ sơ).
Lưu ý:
- Nếu bổ sung ngành nghề kinh doanh có điều kiện cần có các giấy phép con liên quan hoặc chứng chỉ hành nghề.
3.4 Tăng, giảm vốn điều lệ
Hồ sơ sẽ gồm:
- Thông báo thay đổi vốn điều lệ;
- Quyết định của chủ sở hữu / HĐTV / HĐQT về việc tăng/giảm vốn điều lệ;
- Giấy xác nhận góp vốn (nếu có thành viên mới);
- Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của thành viên góp vốn mới (có công chứng);
- Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật nộp hồ sơ).
3.5 Thay đổi thành viên/cổ đông, chủ sở hữu công ty
Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Biên bản họp HĐTV (đối với công ty TNHH 2 TV trở lên);
- Quyết định của HĐTV về việc thay đổi thành viên;
- Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp và các giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng;
- Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nhận chuyển nhượng;
- Danh sách thông tin thành viên cập nhật;
- Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật nộp hồ sơ).
3.6 Thay đổi người đại diện theo pháp luật
Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật công ty sẽ gồm:
- Thông báo thay đổi người đại diện;
- Quyết định và biên bản họp của HĐTV hoặc HĐQT về việc thay đổi người đại diện pháp luật;
- Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới (có công chứng);
- Giấy ủy quyền (nếu không phải là chủ sở hữu hoặc đại diện pháp luật trực tiếp nộp hồ sơ).
3.7 Thay đổi loại hình doanh nghiệp
Đối với hồ sơ thay đổi loại hình doanh nghiệp thì sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà thành phần hồ sơ sẽ khác nhau. Để giúp bạn dễ hiểu hơn, Lạc Việt đã tổng hợp trong bảng dưới đây:
| HỒ SƠ | CHUYỂN ĐỔI TỪ CÔNG TY TNHH 2 TV TRỞ LÊN SANG CÔNG TY 1 TV | CHUYỂN ĐỔI TỪ CÔNG TY TNHH 2 TV TRỞ LÊN SANG CÔNG TY CỔ PHẦN | |
| Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp | |
|
|
| Điều lệ công ty mới | |
|
|
| Danh sách cổ đông sáng lập | |
||
| Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp (nếu có) | |
|
|
| Biên bản họp của HĐTV về việc chuyển đổi | |
|
|
| Quyết định của HĐTV về việc chuyển đổi loại hình | |
|
|
| Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của thành viên/cổ đông (có công chứng) | |
|
|
4. Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng (chi tiết năm 2025)
Trong năm 2025, thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh (thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp) chủ yếu được thực hiện thông qua hình thức trực tuyến trên hệ thống của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết về điều kiện và quy trình các bước thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng dưới đây:
4.1 Điều kiện để nộp hồ sơ trực tuyến
Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước:
- Chữ ký số hợp lệ (USB Token) hoặc tài khoản sử dụng VNeID cấp độ 2;
- Email cá nhân và số điện thoại chính chủ để nhận thông báo và mã OTP;
- Tài khoản đăng ký kinh doanh trên hệ thống dangkykinhdoanh.gov.vn.
Nếu doanh nghiệp chưa từng thực hiện nộp hồ sơ online, Lạc Việt có thể hỗ trợ tạo tài khoản và hướng dẫn kích hoạt từ A – Z.
4.2 Các bước thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng
Dưới đây là quy trình chuẩn năm 2025 mà Lạc Việt thường áp dụng khi hỗ trợ doanh nghiệp thay đổi giấy phép kinh doanh online:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điện tử
- Hồ sơ được soạn sẵn theo từng trường hợp thay đổi (như Lạc Việt đã liệt kê ở phần 3);
- Toàn bộ tài liệu scan phải định dạng PDF, rõ nét, dung lượng < 5MB/tệp.
Bước 2: Đăng nhập hệ thống
- Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn;
- Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số.
Bước 3: Chọn loại hình thủ tục
- Tại mục “Đăng ký doanh nghiệp”, chọn: mục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”;
- Điền đầy đủ thông tin thay đổi theo mẫu hệ thống yêu cầu
Bước 4: Tải hồ sơ và ký điện tử
- Tải các file PDF lên hệ thống;
- Sử dụng chữ ký số USB Token để ký xác thực hồ sơ
- Hệ thống sẽ cấp mã hồ sơ và gửi xác nhận qua email.
Bước 5: Theo dõi và nhận kết quả
- Thời gian xét duyệt: 3 – 5 ngày làm việc;
- Kết quả xử lý sẽ được gửi qua email, hoặc cập nhật trạng thái trên hệ thống;
- Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới sẽ được trả:
- Dưới dạng file PDF có mã QR xác thực
- Hoặc bản giấy qua bưu điện (nếu có đăng ký dịch vụ chuyển phát)
5. Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Lạc Việt
Với hơn 5+ năm hoạt động trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Lạc Việt tự hào là đơn vị đồng hành cùng hơn 1000+ doanh nghiệp trên cả nước trong việc thực hiện các thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh – nhanh chóng, chính xác, không phát sinh chi phí khác.
Chúng tôi cung cấp trọn gói dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh theo từng nội dung cụ thể, bao gồm:
➦ Tư vấn tên công ty không trùng lặp, tra cứu miễn phí trên hệ thống quốc gia, hỗ trợ làm lại con dấu nếu cần.
Dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
➦ Hướng dẫn rõ thủ tục trong trường hợp khác tỉnh, khác quận, kèm xác nhận nghĩa vụ thuế.
Dịch vụ thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh
➦ Tư vấn và tra cứu mã ngành nghề kinh doanh theo mã ngành cấp 4, hỗ trợ ngành nghề có điều kiện.
➦ Kèm thông báo cập nhật số điện thoại nếu chưa có, hướng dẫn xác nhận góp vốn hợp lệ.
Dịch vụ thay đổi thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập
➦ Hỗ trợ lập hợp đồng chuyển nhượng, giấy tờ chứng minh hoàn tất chuyển nhượng.
Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật
➦ Soạn toàn bộ hồ sơ, kê khai thông tin đúng với CMND/CCCD, hỗ trợ thay đổi trên các nền tảng liên quan (ngân hàng, hóa đơn…)
Dịch vụ chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
➦ Tư vấn toàn bộ quy trình chuyển đổi, cập nhật điều lệ, danh sách cổ đông mới.
6. Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi giấy phép kinh doanh
Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh, Lạc Việt nhận được nhiều thắc mắc và câu hỏi phổ biến từ doanh nghiệp, hãy tham khảo dưới đây:
6.1 Có bắt buộc phải thay đổi giấy phép kinh doanh khi thay đổi thông tin không?
Có, theo Luật Doanh nghiệp 2020, mọi thay đổi liên quan đến tên công ty, địa chỉ, ngành nghề, vốn, người đại diện, thành viên… đều phải đăng ký thay đổi với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh. Nếu không thực hiện đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
6.2 Có thể thay đổi nhiều nội dung trong một lần nộp hồ sơ không?
Có thể, doanh nghiệp có thể thay đổi nhiều nội dung cùng lúc, ví dụ như: thay đổi tên công ty + tăng vốn + thay đổi ngành nghề.
6.3 Có cần khắc lại con dấu khi thay đổi tên hoặc loại hình công ty?
Có, nếu thay đổi tên công ty hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, bạn cần khắc lại con dấu mới.
6.4 Sau khi thay đổi giấy phép kinh doanh, có cần thông báo với cơ quan thuế, ngân hàng không?
Có, sau khi thay đổi nội dung trên giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp nên:
- Cập nhật thông tin tại cơ quan thuế (qua HTKK, Cổng thông tin thuế);
- Thông báo với ngân hàng đang sử dụng tài khoản;
- Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử, hệ thống kê khai thuế.
6.5 Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh là bao lâu?
Thông thường, thời gian xử lý là 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, thời gian có thể kéo dài hơn.
6.6 Có thể uỷ quyền cho Lạc Việt thực hiện toàn bộ thủ tục không?
Có thể, bạn chỉ cần cung cấp thông tin, giấy tờ cần thiết và ký trên giấy ủy quyền, toàn bộ quy trình từ chuẩn bị đến nộp hồ sơ và nhận kết quả sẽ do Lạc Việt thực hiện.
Việc thay đổi giấy phép kinh doanh là bước quan trọng giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin pháp lý, đảm bảo hoạt động minh bạch và đúng quy định. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ thủ tục, biểu mẫu hoặc thay đổi nhiều nội dung cùng lúc, rất dễ dẫn đến sai sót, hồ sơ bị trả về hoặc kéo dài thời gian xử lý. Nếu bạn đang cần tư vấn thêm, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0931 398 798 để được hỗ trợ kịp thời.
