Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể là chứng từ quan trọng để hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính minh bạch. Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhiều hộ kinh doanh sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Bài viết này từ Lạc Việt sẽ cung cấp mẫu hóa đơn điện tử mới nhất 2025 cùng hướng dẫn chi tiết và những lưu ý cần thiết khi áp dụng.
Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể là gì?
Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể là chứng từ được lập, gửi và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Đây là căn cứ pháp lý để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ và xác định nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh.
Theo Luật Quản lý thuế và các nghị định hướng dẫn, hóa đơn điện tử có thể có mã của cơ quan thuế hoặc không, tùy thuộc vào phương pháp kê khai và quy mô của hộ kinh doanh.
Theo đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn mang lại lợi ích thiết thực như: tiết kiệm chi phí in ấn, giảm rủi ro sai sót, nâng cao tính minh bạch và thuận tiện trong quản lý tài chính.
Quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh năm 2025
Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với hầu hết hộ kinh doanh cá thể.
Đây là bước quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số, nhằm đảm bảo minh bạch trong quản lý thuế và tạo thuận lợi cho cả hộ kinh doanh lẫn cơ quan quản lý.
Một số điểm chính trong quy định năm 2025:
- Đối tượng bắt buộc: hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, hoặc các hộ thực hiện khai thuế theo phương pháp kê khai. Phương thức sử dụng: có thể dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, tùy trường hợp.
- Cấp hóa đơn từng lần phát sinh: hộ kinh doanh nộp thuế khoán hoặc chưa đăng ký sử dụng thường xuyên sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử cho từng giao dịch khi có nhu cầu.
- Xử lý sai sót: khi hóa đơn điện tử đã phát hành có lỗi, hộ kinh doanh phải thực hiện thay thế hoặc điều chỉnh theo đúng quy định mới.
- Lưu trữ: hóa đơn điện tử phải được bảo quản dưới dạng dữ liệu điện tử và lưu giữ tối thiểu 10 năm để phục vụ thanh tra, kiểm tra.
Như vậy, việc áp dụng quy định này giúp hộ kinh doanh giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tiết kiệm chi phí in ấn, đồng thời hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính do sử dụng sai mẫu hóa đơn.
➦ Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể mẫu mới 2025
Từ ngày 01/6/2025, hộ kinh doanh cá thể sẽ phải sử dụng các mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định của pháp luật. Các mẫu hóa đơn này được phân loại để phù hợp với từng loại hình kinh doanh và phương pháp kê khai thuế.
Dưới đây là các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể năm 2025 mà chủ hộ kinh doanh có thể tham khảo:
1 Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01)
Đây là loại hóa đơn được sử dụng phổ biến nhất, áp dụng cho các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Trên hóa đơn sẽ thể hiện đầy đủ: giá bán chưa thuế, thuế GTGT đầu ra, tổng tiền thanh toán.
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh có quy mô lớn, đủ điều kiện khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Đặc điểm: Có dòng thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng cộng sau thuế.
- Ý nghĩa: Giúp hộ kinh doanh được khấu trừ thuế đầu vào, đồng thời tạo uy tín với khách hàng và đối tác vì hóa đơn này thường dùng trong các hợp đồng giá trị cao.
2 Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02)
Khác với mẫu số 01, hóa đơn bán hàng dùng cho hộ kinh doanh không thuộc diện khai thuế GTGT hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp.
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh nhỏ lẻ, siêu thị mini, cửa hàng bán lẻ…
- Đặc điểm: Không có dòng thuế GTGT, chỉ ghi giá bán hàng hóa, dịch vụ và tổng tiền thanh toán.
- Ý nghĩa: Phù hợp với nhóm hộ kinh doanh không cần khấu trừ thuế, giúp thủ tục đơn giản hơn nhưng vẫn đảm bảo hợp pháp khi giao dịch.
3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử (Mẫu số 03)
Đây là chứng từ đặc thù trong khâu lưu thông, vận chuyển hàng hóa. Phiếu này vừa có chức năng như một chứng từ nội bộ, vừa có giá trị pháp lý khi xuất trình cho cơ quan chức năng.
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh có kho hàng, vận chuyển hàng hóa thường xuyên hoặc giao hàng cho đại lý.
- Đặc điểm: Ghi rõ thông tin người giao, người nhận, phương tiện vận chuyển, số lượng hàng xuất kho.
- Ý nghĩa: Hạn chế rủi ro khi kiểm tra lưu thông hàng hóa, đồng thời giúp hộ kinh doanh quản lý xuất – nhập – tồn kho minh bạch hơn.
4 Hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù (Mẫu số 04)
Đây là mẫu hóa đơn dành cho những lĩnh vực có tính chất đặc thù theo quy định của Bộ Tài chính, ví dụ: điện lực, xăng dầu, bảo hiểm, ngân hàng, hàng không…
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đặc thù trong các lĩnh vực quy định.
- Đặc điểm: Ngoài các thông tin chung, mẫu này có thêm các chỉ tiêu riêng biệt phù hợp từng ngành (ví dụ: số công tơ điện, số chuyến bay, số hợp đồng bảo hiểm…).
- Ý nghĩa: Đảm bảo quản lý thuế đúng bản chất từng ngành nghề, tránh thất thu và tăng tính minh bạch trong giao dịch đặc thù.
5 Hóa đơn GTGT bằng ngoại tệ (Mẫu số 05)
Sau cùng, đây là mẫu hóa đơn điện tử được sử dụng khi hộ kinh doanh thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ (USD, EUR…) thay vì đồng Việt Nam.
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh có hoạt động xuất khẩu, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài, hoặc giao dịch bằng ngoại tệ.
- Đặc điểm: Giá trị hàng hóa dịch vụ được ghi bằng ngoại tệ, đồng thời bắt buộc quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá của ngân hàng tại thời điểm lập hóa đơn.
- Ý nghĩa: Tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch quốc tế, thuận lợi cho việc thanh toán và kê khai thuế, đồng thời giúp hộ kinh doanh mở rộng thị trường.
➦ Xem thêm:
Trình tự thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể
Để giúp bạn dễ dàng triển khai hóa đơn điện tử theo đúng quy định từ ngày 01/6/2025, Lạc Việt hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Bạn cần lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Trong hồ sơ cần có đầy đủ thông tin:
- Tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh.
- Phương pháp nộp thuế (kê khai hay khoán).
- Thông tin liên hệ: số điện thoại, email, người đại diện.
- Nếu có chữ ký số, bạn hoàn toàn có thể nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm thời gian.
➦ Tham khảo: Dịch vụ chữ ký số hộ kinh doanh
Bước 2: Nộp hồ sơ trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế
Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn và thực hiện khai báo trực tuyến. Tại đây, bạn sẽ:
- Lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã.
- Chọn loại hóa đơn đăng ký (GTGT, bán hàng hoặc các loại khác).
- Khai báo phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn và chứng thư số (nếu có).
- Trường hợp có nhu cầu ủy quyền cho đơn vị khác lập hóa đơn, bạn cũng có thể đăng ký ngay trong bước này.
Bước 3: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế
Ngay sau khi nộp hồ sơ, hệ thống sẽ gửi thông báo đã tiếp nhận. Nếu hồ sơ có thiếu sót, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung. Thông thường trong vài ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử qua email hoặc trên hệ thống.
Bước 4: Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi nhận thông báo chấp thuận, bạn có thể bắt đầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp uy tín như VNPT, MISA, EasyInvoice…
Đây là công cụ hỗ trợ bạn lập, ký số và gửi hóa đơn trực tiếp đến khách hàng. Đồng thời, bạn cũng cần ngừng sử dụng và tiêu hủy toàn bộ hóa đơn giấy chưa dùng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
➦ Nếu bạn chưa quen với thủ tục trên, hãy tham khảo ngay dịch vụ kế toán hộ kinh doanh của Lạc Việt để được hỗ trợ đăng ký và triển khai hóa đơn điện tử nhanh chóng, đúng quy định.
Những lưu ý quan trọng khi hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử
Trong quá trình hỗ trợ nhiều hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử, Lạc Việt nhận thấy có một số điểm quan trọng mà bạn cần lưu ý để tránh sai sót và bị xử phạt:
1. Lựa chọn đúng loại hóa đơn theo phương pháp nộp thuế
- Nếu bạn nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, bắt buộc sử dụng hóa đơn GTGT (mẫu số 01).
- Nếu nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc không kê khai GTGT, bạn chỉ cần dùng hóa đơn bán hàng (mẫu số 02).
2. Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ nội dung bắt buộc
Trên mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh phải bao gồm các thông tin như: thông tin người bán – người mua, mã số thuế, ngày lập, ký hiệu hóa đơn, giá trị hàng hóa, thuế suất (nếu có), chữ ký số và mã xác thực của cơ quan thuế (trong trường hợp hóa đơn có mã).
3. Xử lý sai sót đúng quy định
Nếu hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót (như sai tên khách hàng, mã số thuế, số tiền), bạn không thể xóa bỏ như hóa đơn giấy. Thay vào đó, phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.
4. Lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm
Đây là nghĩa vụ bắt buộc theo luật và chủ hộ kinh doanh cần đảm bảo hệ thống lưu trữ an toàn, có thể truy xuất bất kỳ lúc nào khi cơ quan thuế hoặc cơ quan chức năng kiểm tra.
5. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm được Tổng cục Thuế chứng nhận là rất quan trọng. Điều này giúp bạn yên tâm về tính pháp lý, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro mất dữ liệu hoặc bị lỗi khi phát hành hóa đơn.
➦ Xem thêm: Cách tính thuế hộ kinh doanh nhỏ lẻ
Một số câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
1. Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?
Không, Theo điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, từ 01/6/2025, việc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chỉ áp dụng với những hộ kinh doanh:
- Có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên;
- Sử dụng máy tính tiền, hoặc có quy mô theo tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ và nộp thuế theo phương pháp kê khai;
- Hoạt động trong các lĩnh vực như bán lẻ (cửa hàng tiện lợi, siêu thị…), ăn uống, khách sạn, vận tải, vui chơi giải trí…
Do đó, nếu bạn chưa thuộc nhóm trên, bạn vẫn có thể tiếp tục dùng hóa đơn điện tử theo cách thông thường.
2. Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn GTGT (hóa đơn VAT) không?
Không được, trừ khi bạn chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp có phương pháp kê khai thuế GTGT. Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và Luật Thuế GTGT, hộ kinh doanh hiện không thuộc đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ, vì vậy không được xuất hóa đơn GTGT (VAT).
3. Hộ kinh doanh có cần lưu giữ hóa đơn đầu vào không?
Về nguyên tắc pháp luật thuế không bắt buộc hộ kinh doanh theo phương pháp khoán phải lưu hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, thực tế lại khuyến nghị bạn nên lưu giữ:
- Nếu theo phương pháp kê khai, hóa đơn đầu vào là căn cứ để xác định số thuế phải nộp.
- Ngay cả khi theo phương pháp khoán, bạn vẫn cần hóa đơn đầu vào (hoặc hợp đồng, chứng từ, biên nhận) để chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan thuế hoặc quản lý thị trường kiểm tra.
➦ Xem thêm: Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?
Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể 2025 không chỉ là quy định pháp lý mà còn là công cụ giúp hộ kinh doanh quản lý minh bạch và thuận tiện hơn. Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều hộ kinh doanh, Lạc Việt hi vọng bạn sẽ nắm rõ quy định, lựa chọn đúng mẫu và triển khai kịp thời, hoạt động kinh doanh của bạn sẽ luôn an toàn và hiệu quả.
