Nắm rõ các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty mới là thủ tục bắt buộc ngay sau khi nhận giấy phép kinh doanh. Thực tế cho thấy nhiều khách hàng thường lúng túng trong khâu kê khai, dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ. Dưới đây, Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình chuẩn xác nhất giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hành hóa đơn hợp pháp.
Điều kiện bắt buộc trước khi đăng ký hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị đầy đủ nền tảng công nghệ trước khi chính thức nộp hồ sơ xin phép phát hành hóa đơn. Căn cứ theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, điều kiện bắt buộc trước khi đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm hai công cụ kỹ thuật cốt lõi dưới đây.
➧ Sở hữu chữ ký số hợp pháp
Chữ ký số đóng vai trò như con dấu điện tử của doanh nghiệp trên môi trường internet. Tổ chức kinh tế bắt buộc phải trang bị chữ ký số còn trong thời hạn sử dụng để ký xác thực trực tiếp lên tờ khai đăng ký cũng như toàn bộ hóa đơn phát hành sau này. Bạn có thể lựa chọn thiết bị USB Token truyền thống hoặc giải pháp ký số từ xa tùy thuộc vào nhu cầu vận hành thực tế.
➧ Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Cơ sở kinh doanh không thể tự tạo hóa đơn bằng phương pháp thủ công mà phải thông qua nền tảng trung gian. Chủ công ty cần ký hợp đồng với các nhà cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế thẩm định và cấp phép kết nối dữ liệu.
Phần mềm chuyên dụng này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế biểu mẫu, lập tờ khai đăng ký và truyền nhận dữ liệu trực tiếp với hệ thống của cơ quan quản lý nhà nước một cách an toàn.
Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn hiện nay đã được điện tử hóa hoàn toàn. Bạn không cần chuẩn bị chứng từ bản cứng mang lên trực tiếp bộ phận một cửa của cơ quan thuế như trước đây.
Thay vào đó, bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nộp qua hệ thống mạng bao gồm các thành phần cơ bản dưới đây:
- Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử lập theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT quy định tại Nghị định 123.
- Thiết bị chữ ký số của doanh nghiệp đang trong trạng thái hoạt động bình thường dùng để ký xác thực hợp pháp lên tờ khai điện tử.
- Thông tin liên hệ chính xác bao gồm địa chỉ email và số điện thoại để nhận thông báo kết quả phê duyệt hồ sơ từ hệ thống của Tổng cục Thuế.
Quá trình thiết lập thành phần hồ sơ này được thực hiện hoàn toàn trên giao diện phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ. Bạn chỉ cần điền đúng các thông số yêu cầu, cắm token và bấm gửi dữ liệu thẳng lên cổng thông tin của cơ quan quản lý nhà nước một cách vô cùng nhanh chóng.
Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty mới
Quy trình phát hành hóa đơn lần đầu tiên đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong khâu lựa chọn hình thức và phương pháp tính thuế. Lạc Việt hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty mới diễn ra theo trình tự chuẩn mực sau đây:
Bước 1: Truy cập hệ thống và lập tờ khai đăng ký
- Bạn tiến hành đăng nhập vào tài khoản quản trị trên phần mềm hóa đơn điện tử do nhà cung cấp bàn giao.
- Tại giao diện hệ thống, bạn tìm đến mục đăng ký phát hành và mở màn hình lập tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Bước này yêu cầu bạn phải điền đầy đủ các thông tin doanh nghiệp, lựa chọn chính xác hình thức hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế và chọn đúng phương pháp chuyển dữ liệu.
Bước 2: Ký điện tử và truyền dữ liệu hồ sơ
- Hoàn thành xong bước điền thông tin, bạn nên đối chiếu lại toàn bộ dữ liệu trên tờ khai một lần nữa để tránh sai sót.
- Tiếp theo, bạn kết nối thiết bị USB Token vào máy tính và nhấn chọn chức năng ký số.
- Hệ thống sẽ tự động đóng dấu điện tử hợp pháp của doanh nghiệp lên biểu mẫu.
- Hoàn tất thao tác ký, bạn bấm nút gửi dữ liệu để phần mềm truyền thẳng hồ sơ lên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Theo dõi phản hồi và nhận kết quả phê duyệt
- Cơ quan thuế sẽ tiến hành tiếp nhận, thẩm định và trả kết quả thông qua địa chỉ email bạn đã khai báo trên tờ khai.
- Trong vòng mười lăm phút đầu tiên, hệ thống quốc gia sẽ tự động gửi thông báo xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ.
- Chậm nhất trong vòng một ngày làm việc tiếp theo, cơ quan quản lý sẽ gửi văn bản thông báo chính thức về việc chấp thuận hay từ chối hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Bước 4: Khởi tạo mẫu và bắt đầu phát hành hóa đơn
- Ngay khi nhận được thông báo chấp thuận hợp lệ từ cơ quan thuế, bạn đã hoàn thành trọn vẹn thủ tục pháp lý.
- Thao tác tiếp theo chỉ còn là thiết kế mẫu hóa đơn, tạo lập dải ký hiệu và bắt đầu quy trình xuất hóa đơn bán hàng cho đối tác.
- Quá trình phát hành chứng từ này là một hạng mục quan trọng nằm trong chuỗi thủ tục kê khai thuế ban đầu mà mọi doanh nghiệp mới thành lập đều phải hoàn thành.
Những lỗi thường gặp khi nộp tờ khai đăng ký hóa đơn
Trong quá trình tự thao tác đăng ký phát hành hóa đơn, rất nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng bị cơ quan thuế gửi thông báo từ chối phê duyệt tờ khai.
Để giúp bạn tránh mất thời gian làm lại hồ sơ, Lạc Việt tổng hợp những lỗi thường gặp khi nộp tờ khai đăng ký hóa đơn phổ biến nhất dưới đây.
1. Lựa chọn sai hình thức hóa đơn điện tử
Đây là nguyên nhân hàng đầu khiến tờ khai bị cơ quan quản lý từ chối. Pháp luật phân chia rõ ràng hai hình thức bao gồm hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.
Đối với các công ty mới thành lập hoặc doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, bạn bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Hình thức không có mã chỉ áp dụng cho một số lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông hoặc ngân hàng.
2. Lỗi liên quan đến thiết bị chữ ký số
Hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin chứng thư số trên tờ khai với cơ sở dữ liệu quốc gia. Nếu bạn sử dụng chữ ký số đã hết hạn, chữ ký số chưa được cập nhật seri mới lên hệ thống thuế hoặc cắm nhầm token của công ty khác, tờ khai đăng ký sẽ lập tức bị báo lỗi không hợp lệ.
Bạn cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để kiểm tra lại tình trạng thiết bị trước khi tiến hành ký gửi hồ sơ.
3. Điền sai địa chỉ email nhận thông báo
Nhiều kế toán thường sơ suất gõ sai lỗi chính tả ở phần địa chỉ thư điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Hậu quả là cơ quan thuế vẫn xét duyệt hồ sơ bình thường nhưng bạn sẽ không bao giờ nhận được thông báo chấp thuận do hệ thống gửi sai địa chỉ. Lỗi lầm này khiến doanh nghiệp rơi vào trạng thái chờ đợi thụ động và không biết mình đã được phép phát hành hóa đơn hay chưa.
4. Chọn sai phương thức chuyển dữ liệu
Khi kê khai, giao diện hệ thống yêu cầu bạn lựa chọn hình thức truyền dữ liệu hóa đơn lên cơ quan nhà nước. Nếu công ty không thuộc diện được kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, bạn bắt buộc phải chọn phương thức chuyển dữ liệu thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Lựa chọn nhầm vào các ô không thuộc đối tượng của doanh nghiệp sẽ dẫn đến hậu quả hồ sơ bị trả lại ngay tại khâu thẩm định ban đầu.
Dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử trọn gói tại Lạc Việt
Quá trình thiết lập hệ thống chứng từ đòi hỏi sự am hiểu về nền tảng kỹ thuật cũng như các quy định khắt khe từ cơ quan quản lý thuế. Tự thực hiện thao tác không chỉ làm mất thời gian mà còn dễ dẫn đến những sai sót khiến hồ sơ bị từ chối phê duyệt.
Thấu hiểu những vướng mắc này, Lạc Việt cung cấp dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử trọn gói giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và an toàn tuyệt đối.
Khi đồng hành cùng Lạc Việt, bạn sẽ được chuyên viên hỗ trợ xử lý toàn bộ các hạng mục công việc dưới đây:
- Tư vấn lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng tốt nhất quy mô và nhu cầu xuất chứng từ của doanh nghiệp.
- Thiết kế định dạng biểu mẫu hóa đơn chuyên nghiệp, tích hợp logo và các thông tin nhận diện thương hiệu riêng cho bạn.
- Trực tiếp lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn, kết nối chữ ký số và truyền dữ liệu lên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Hỗ trợ cài đặt hệ thống, bàn giao tài khoản và hướng dẫn chi tiết thao tác lập, điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn khi có phát sinh sai sót trong quá trình kinh doanh.
Để chuẩn bị ngân sách phù hợp, bạn có thể xem chi tiết bảng báo giá dịch vụ hóa đơn điện tử được cập nhật mới nhất tại Lạc Việt. Hãy để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi giúp bạn xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc và hệ thống kế toán minh bạch ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp.
Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
1. Cơ quan thuế duyệt tờ khai đăng ký hóa đơn trong thời gian bao lâu?
Thời gian giải quyết là một ngày làm việc. Ngay sau khi bạn gửi tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận trong vòng mười lăm phút. Chậm nhất một ngày làm việc tiếp theo, bạn sẽ nhận được thông báo chấp thuận hoặc từ chối thông qua địa chỉ email đã đăng ký.
2. Hộ kinh doanh cá thể có được phát hành hóa đơn điện tử không?
Có. Theo quy định pháp luật hiện hành, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu cơ sở của bạn nộp thuế khoán nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng, bạn có thể đề nghị chi cục thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
➦ Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
3. Xuất hóa đơn điện tử sai thông tin có được hủy không?
Có. Nếu hóa đơn đã được cấp mã nhưng bạn chưa gửi cho người mua, bạn hoàn toàn có quyền hủy trực tiếp trên phần mềm và lập thông báo sai sót gửi cơ quan thuế. Nếu đã gửi cho người mua, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy thuộc vào từng loại lỗi sai cụ thể.
➦ Xem thêm: Hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Trên đây là toàn bộ thông tin Lạc Việt chia sẻ hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty mới. Nắm rõ quy trình này sẽ giúp bạn nhanh chóng thiết lập hệ thống chứng từ hợp pháp, tránh được những sai sót cơ bản khiến hồ sơ bị cơ quan thuế từ chối.
Nếu bạn đang gặp khó khăn khi thao tác trên phần mềm hoặc muốn sử dụng dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử trọn gói để tiết kiệm thời gian, hãy liên hệ ngay hotline/Zalo 0931 398 798 để được chuyên viên Lạc Việt hỗ trợ và tư vấn chi tiết.
