Tên doanh nghiệp thường gắn liền với thương hiệu và uy tín trên thị trường. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, việc thay đổi tên công ty là việc làm cần thiết. Vậy thủ tục đổi tên công ty như thế nào và hồ sơ cần chuẩn gồm những gì? Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết qua bài viết này.
Khi nào cần thay đổi tên công ty?
Việc thay đổi tên công ty có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau, bao gồm:
1. Thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc tái định vị thương hiệu
- Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc chuyển hướng hoạt động sang lĩnh vực mới, việc đổi tên giúp phản ánh chính xác hơn bản chất và mục tiêu kinh doanh hiện tại.
2. Chuyển nhượng hoặc sáp nhập doanh nghiệp
- Khi công ty được mua lại, sáp nhập hoặc chuyển nhượng, tên mới có thể được chọn để phù hợp với chủ sở hữu mới hoặc để tạo ra một hình ảnh thương hiệu thống nhất.
➦ Xem thêm: Mua bán doanh nghiệp M&A là gì?
3. Tránh vi phạm quyền sở hữu trí tuệ
- Nếu tên công ty hiện tại vi phạm quyền sở hữu công nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc phải đổi tên theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
4. Thay đổi loại hình doanh nghiệp
- Khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (ví dụ: từ Công ty TNHH sang công ty cổ phần), tên công ty cần được điều chỉnh để phản ánh đúng loại hình mới.
5. Trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác
- Nếu tên công ty trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký, việc đổi tên là cần thiết để tránh xung đột và nhầm lẫn trên thị trường.
6. Tên công ty không còn phù hợp với hoạt động hiện tại
- Nếu tên công ty không còn phản ánh đúng ngành nghề hoặc phạm vi hoạt động hiện tại, việc đổi tên giúp khách hàng và đối tác dễ dàng nhận diện và hiểu rõ hơn về doanh nghiệp.
Trước khi quyết định việc thay đổi tên, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hợp pháp. Để hiểu rõ hơn về những điều kiện và quy định về tên công ty, hãy tiếp tục theo dõi nội dung bên dưới.
Điều kiện và quy định về tên công ty
Khi đặt tên mới cho doanh nghiệp, cần đảm bảo tên đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về cấu trúc, ngôn ngữ và không vi phạm các quy định về văn hóa, pháp lý. Dưới đây là những điều kiện cụ thể:
- Theo quy định, tên doanh nghiệp cần bao gồm hai thành phần chính: loại hình doanh nghiệp (như Công ty TNHH, Công ty Cổ phần) và tên riêng;
- Tên doanh nghiệp mới không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của các công ty đã đăng ký, kể cả trên phạm vi toàn quốc;
- Tên công ty không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu hoặc hình ảnh có ý nghĩa vi phạm thuần;
- Tên công ty không được sử dụng tên của các cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính trị – xã hội, trừ khi có sự chấp thuận chính thức của các đơn vị liên quan.
➦ Xem thêm: Cách đặt tên công ty hay đúng quy định
Hồ sơ thay đổi tên công ty (đầy đủ)
Việc thay đổi tên công ty không chỉ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt thủ tục mà còn yêu cầu bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ pháp lý theo quy định. Tùy vào loại hình doanh nghiệp, hồ sơ cần chuẩn bị có thể khác nhau.
1. Hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Do người đại diện theo pháp luật ký;
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên công ty;
- Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông: Ghi rõ nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty;
- Giấy ủy quyền: Nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ.
Mẫu hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần
2. Hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH 1 thành viên và 2 thành viên trở lên
Hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH 1 thành viên và công ty TNHH 2 thành viên trở lên có một số điểm khác biệt. Để tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ được chấp thuận, bạn nên lưu ý các yêu cầu cụ thể cho từng loại hình doanh nghiệp.
| HỒ SƠ CHUẨN BỊ | CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN | CÔNG TY 2 TNHH TRỞ LÊN | |
| Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp | ✔ | ✔ | |
| Quyết định của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên về việc thay đổi tên công ty | ✔ | ✔ | |
| Biên bản họp của hội đồng thành viên | ✔ | ||
| Giấy ủy quyền (nếu có) | ✔ | ✔ | |
Mẫu hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH 1 thành viên và 2 thành viên
Thủ tục và quy trình thay đổi tên công ty
Thủ tục thay đổi tên công ty là một quy trình phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ các bước và quy định pháp lý hiện hành. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết về trình tự các bước của quy trình thay đổi tên công ty:
Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ của tên công ty mới
Trước khi tiến hành thay đổi, doanh nghiệp cần đảm bảo tên mới không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký. Bạn có thể tra cứu tên doanh nghiệp dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên công ty
Sau khi đã lựa chọn được tên công ty mới cần thay đổi, đến bước này bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ thay đổi tên công ty, tùy từng loại hình mà thành phần hồ sơ sẽ khác nhau, bạn có thể tải mẫu hồ sơ miễn phí như Lạc Việt đã chia sẻ ở trên.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng một trong hai cách sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính;
- Nộp trực tuyến qua mạng điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Nhận kết quả và công bố thông tin thay đổi doanh nghiệp
- Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới;
- Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với lệ phí công bố là 100.000 đồng/lần.
Bước 6: Khắc lại con dấu và cập nhật lại thông tin
Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, doanh nghiệp cần:
- Khắc lại con dấu pháp nhân theo tên mới;
- Cập nhật thông tin trên các giấy tờ, tài liệu và thông báo đến các đối tác, khách hàng về việc thay đổi tên.
Như vậy, với các bước trên bạn đã có thể hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty đúng theo quy định. Tuy nhiên, để tiết kiệm công sức và đảm bảo mọi thủ tục được hoàn tất chính xác, bạn có thể lựa chọn dịch vụ đổi tên công ty trọn gói của Lạc Việt để được hỗ trợ chi tiết.
Những việc cần làm sau khi hoàn thành thủ tục đổi tên công ty
Sau khi hoàn tất thủ tục đổi tên công ty, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và tuân thủ quy định pháp luật:
1. Khắc lại con dấu công ty
Khắc lại con dấu được xem là bước quan trọng cần thực hiện sau khi thay đổi tên công ty. Do con dấu cũ có chứa các thông tin bao gồm mã số thuế và tên nên khi thay đổi tên công ty, bạn bắt buộc phải làm lại con dấu.
2. Cập nhật lại bảng hiệu công ty
Ngoài ra, doanh nghiệp cần làm lại bảng hiệu mới và treo tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh để cập nhật tên mới của công ty.
3. Xử lý hóa đơn sau khi thay đổi tên công ty
Doanh nghiệp sẽ có hai trường hợp để xử lý hóa đơn sau khi thay đổi tên công ty như sau:
- Tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ chưa sử dụng hết:
- Lập thông báo điều chỉnh thông tin tại Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB04/AC;
- Liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ cập nhật tên trên giấy phép sử dụng của phần mềm và thay đổi tên trên mẫu hóa đơn;
- Sau 2 ngày, kiểm tra xem tên công ty mới đã được cơ quan thuế cập nhật hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
- Hủy hóa đơn cũ còn lại nếu không muốn sử dụng và phát hành hóa đơn mới:
- Làm thông báo hủy các số hóa đơn còn lại chưa sử dụng;
- Mua hóa đơn điện tử mới và tạo mẫu hóa đơn theo tên mới của công ty;
- Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn;
- Sau 2 ngày, kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
4. Cập nhật thông tin tên công ty trên chữ ký số
Về chữ ký số, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số trước đó để được hỗ trợ cập nhật lại tên doanh nghiệp trên chữ ký số.
5. Làm thủ tục thay đổi tên với cơ quan Bảo hiểm Xã hội (BHXH)
Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về tên, cần thực hiện cập nhật thông tin với cơ quan Bảo hiểm Xã hội (BHXH) để tránh rủi ro mất hoặc nhầm lẫn dữ liệu trong quá trình quản lý và trích xuất thông tin sau này.
Hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo thay đổi tên công ty với cơ quan BHXH bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu TK3-TS;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật tên mới.
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc gửi qua phần mềm BHXH điện tử để tiến hành cập nhật.
6. Thông báo đổi tên công ty với khách hàng, đối tác
Sau khi thay đổi tên công ty mới, bạn cũng cần gửi công văn thông báo thay đổi tên công ty đến đối tác, khách hàng và các cơ quan liên quan khác để cập nhật thông tin.
Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi tên công ty
1. Thay đổi tên công ty có làm thay đổi mã số thuế không?
Không, việc thay đổi tên công ty không ảnh hưởng đến mã số thuế. Mã số thuế của doanh nghiệp được cấp duy nhất và không thay đổi trong suốt quá trình hoạt động, trừ khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.
2. Thay đổi tên doanh nghiệp có ảnh hưởng gì không?
Có, việc thay đổi tên doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến một số hoạt động của công ty. Mặc dù mã số doanh nghiệp và các quyền, nghĩa vụ pháp lý không thay đổi, nhưng doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trên con dấu, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, bảo hiểm xã hội và thông báo cho các đối tác, khách hàng.
3. Thay đổi tên công ty có phải ký lại hợp đồng cũ không?
Không, thay đổi tên doanh nghiệp không làm thay đổi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty. Vì vậy, doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm với các hợp đồng đã ký trước đây dưới tên cũ.
4. Sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ không?
Có, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ sau khi thay đổi tên, với điều kiện mã số thuế và cơ quan thuế quản lý không thay đổi. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Đóng dấu tên công ty mới vào bên cạnh tên cũ trên hóa đơn;
- Gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
5. Sau khi thay đổi tên công ty, cần thực hiện những việc gì?
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi tên, doanh nghiệp cần:
- Khắc lại con dấu và công bố mẫu dấu mới;
- Cập nhật thông tin trên hóa đơn, chữ ký số và các giấy tờ giao dịch;
- Thông báo việc thay đổi tên đến cơ quan bảo hiểm xã hội, ngân hàng và các đối tác liên quan;
- Cập nhật thông tin trên biển hiệu công ty và các tài liệu quảng cáo.
Có thể thấy, việc thay đổi tên công ty là một quyết định quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết. Nếu đã tham khảo nội dung mà Lạc Việt đã chia sẻ ở trên mà bạn vẫn còn thắc mắc về quy trình thay đổi tên công ty, hãy liên hệ tổng đài với chúng tôi (028) 7308 3798 để được tư vấn chi tiết.
