Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là một trong những thủ tục mà doanh nghiệp phải thực hiện khi có nhu cầu chuyển địa chỉ trụ sở doanh nghiệp đến một nơi khác trong cùng một quận, huyện. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện như thế nào? Để hiểu rõ hơn, hãy tham khảo nội dung bài viết dưới đây được chia sẻ bởi Lạc Việt.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận sẽ tùy thuộc vào từng loại hình của doanh nghiệp, cụ thể gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện (theo mẫu tại Phụ Lục II-1);
- Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên hoặc chủ doanh nghiệp cá nhân về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
- Quyết định và bản sao của biên bản họp của hội đồng thành viên công ty hợp danh hoặc hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
- Quyết định và bản sao của biên bản họp của đại hội cổ đông công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
- Giấy ủy quyền cho người nộp và nhận kết quả hồ sơ đăng ký kinh doanh;
- Bản sao có công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Theo quy định, các tổ chức và doanh nghiệp cần thực hiện việc làm thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty tới Sở Kế hoạch và Đầu tư trong khoảng thời gian 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Quy trình thủ tục này bao gồm các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Tại bước đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu như Lạc Việt đã liệt kê ở trên. Tiếp theo, scan toàn bộ hồ sơ và lưu dưới định dạng PDF trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến.
Bước 2: Nộp hồ sơ lên Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh cùng quận bằng một trong hai cách dưới đây:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố mà doanh nghiệp đặt trụ sở.
Lưu ý: không phải tỉnh/thành nào cũng chấp nhận hồ sơ giấy, ví dụ như Hà Nội, Bình Dương, TPHCM… chỉ nhận hồ sơ online.
Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 3: Nhận kết quả thay đổi địa chỉ công ty
Sau khi tiếp nhận nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH & ĐT sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và gửi kết quả trong vòng 3 ngày làm việc
- Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và công bố việc thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia;
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo và giải thích lý do hồ sơ không hợp lệ. Khi đó, doanh nghiệp phải sửa đổi/bổ sung hồ sơ theo đúng yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh và đợi thêm 3 ngày để có kết quả.
Sau khi có kết quả thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, doanh nghiệp sẽ cần đợi thêm 1 ngày để nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua đường bưu điện.
Một số lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
- Khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện, doanh nghiệp không cần phải thông báo với cơ quan thuế, mà chỉ cần làm thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH & ĐT;
- Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận/huyện, doanh nghiệp không cần phải khắc lại con dấu pháp nhân. Trường hợp khắc lại con dấu chỉ thực hiện khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác;
- Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý làm thêm các công việc khác như cập nhật lại thông tin tài khoản công ty, thay đổi thông tin địa chỉ công ty trên các giấy phép con (nếu có).
Những việc cần làm ngay sau khi thay đổi địa chỉ công ty
1. Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử
Việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm ngay sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở là cập nhật lại địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Trong trường hợp doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn nhưng chưa dùng hết, có hai cách để tiếp tục sử dụng:
- Cách 1 – Điều chỉnh thông tin sử dụng hóa đơn điện tử: Thay đổi thông tin về địa chỉ công ty trong mẫu hóa đơn điện tử. Sau đó, doanh nghiệp nộp Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan thuế trước khi tiến hành xuất hóa đơn (Mẫu này có thể gửi từ phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn điện tử);
- Cách 2 – Phát hành lại hóa đơn điện tử mới: Nếu cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để hủy số hóa đơn chưa dùng rồi phát hành lại hóa đơn mới theo địa chỉ mới.
Lưu ý: Doanh nghiệp không được xuất hóa đơn khi đang thay đổi địa chỉ công ty và chỉ được xuất hóa đơn sau khi đã điều chỉnh thông tin hóa đơn hoặc phát hành lại hóa đơn mới.
2. Thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty với BHXH, ngân hàng, đối tác, khách hàng
Khi đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới sau khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, doanh nghiệp cần thông báo cho các bên liên quan về việc thay đổi. Bao gồm cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh, khách hàng, đối tác.
Mục đích của việc thông báo là để họ biết và cập nhật địa chỉ mới của doanh nghiệp. Như vậy sẽ tránh những rắc rối khi gửi giấy tờ hoặc xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ. Đồng thời sẽ duy trì được mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp với các bên liên quan.
Xem thêm: Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng
3. Đặt và treo biển hiệu công ty tại địa chỉ mới
Ngoài 2 việc cần làm ở trên, doanh nghiệp cũng cần đặt làm biển hiệu và treo tại trụ sở mới, việc cập nhật thông tin trên bảng hiệu là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và nhất quán trong hoạt động kinh doanh.
Bảng hiệu mới cần thể hiện được các thông tin cơ bản như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ mới và logo (nếu có). Việc này cũng giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề phát sinh khi các cơ quan nhà nước, đặc biệt là cơ quan thuế, thực hiện kiểm tra tại địa chỉ trụ sở chính.
Lưu ý: Nếu không treo bảng hiệu mới, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế và xử phạt hành chính, ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh.
Trong bài viết trên, Lạc Việt đã cung cấp cho các doanh nghiệp thông tin chi tiết về quy trình và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, cũng như các bước cần thiết sau khi hoàn tất việc này.
Nếu doanh nghiệp không có đủ thời gian để tự thực hiện các thủ tục, có thể tham khảo dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Lạc Việt để được hướng dẫn cụ thể về các quy trình, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hợp lý.
Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
1. Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là gì?
Thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận là quá trình di chuyển văn phòng đại diện của công ty đến một địa chỉ khác trong cùng một khu vực hành chính là quận/huyện. Địa chỉ công ty bao gồm số nhà, tên đường, phường xã, quận huyện, thành phố tỉnh và quốc gia.
2. Thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận cần thông báo với cơ quan thuế không?
Theo quy định tại Điều 47 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận/huyện không ảnh hưởng đến cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp không cần phải thông báo thay đổi địa chỉ cho cơ quan thuế mà chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo với Sở KH & ĐT của tỉnh/thành phố.
Mặc dù không cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế quản lý về việc thay đổi địa chỉ công ty, nhưng doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
3. Khi thay đổi địa chỉ của công ty trong cùng một quận/huyện có cần phải làm lại con dấu không?
Không, việc khắc lại con dấu chỉ được thực hiện trong trường hợp làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận.
