Kế toán kho là gì? Đây là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm, để giải đáp những thắc mắc này, hãy cùng Kế toán Lạc Việt tìm hiểu về những thông tin của kế toán kho và những công việc mà một nhân viên kế toán kho phải làm. Từ đó, bạn hiểu rõ hơn về vai trò của kế toán kho trong doanh nghiệp, cũng như những kỹ năng và kiến thức cần có để trở thành một nhân viên kế toán kho giỏi. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Kế toán kho là gì? Khái niệm về kế toán kho
Kế toán kho, còn được gọi là Warehouse Accountant theo tên tiếng Anh, là một nhân sự quan trọng trong đội ngũ làm việc tại kho hàng. Nhiệm vụ chính của kế toán kho là theo dõi và kiểm tra quá trình nhập xuất hàng hóa, đồng thời giám sát số lượng hàng tồn trong kho. Bên cạnh đó, kế toán kho cũng đảm nhận trách nhiệm xuất giấy tờ và các loại chứng từ liên quan đến hàng hóa, nhằm đảm bảo chất lượng và số lượng của hàng hóa, từ đó giảm thiểu rủi ro mất mát.
Để tìm hiểu thêm thông tin về dịch vụ kế toán, bạn có thể tham khảo thông tin dưới đây: Dịch vụ kế toán thuế uy tín cho doanh nghiệp
Công việc của kế toán kho sẽ làm
Bạn đang thắc mắc về những công việc của kế toán kho sẽ làm? Hãy tham khảo nội dung dưới đây:
Tổng quan về công việc gồm:
Kiểm tra và đếm số lượng hàng hóa: Kế toán kho cần thường xuyên cập nhật hàng hóa kịp thời để kế hoạch tiêu thụ đúng thời điểm và tránh hàng hóa hết hạn sử dụng, cần theo dõi sát tình hình hàng hóa. Do đó, kế toán kho phải kiểm soát được số lượng và chất lượng hàng hóa nhập và xuất tại kho.
Lập các chứng từ liên quan đến nhập xuất kho: Trong quá trình nhập xuất hàng hóa, các chứng từ cần được lưu trữ lại để đối chứng sau này. Vì vậy, kế toán kho phải ghi chép cụ thể các số liệu liên quan và lưu giữ cẩn thận các chứng từ nhập xuất hàng hóa.
Hạch toán và kê khai thuế: Giống như công việc của kế toán thông thường, việc ghi chép và hạch toán cẩn thận các hoạt động liên quan đến hàng hóa, doanh thu và chi phí tại kho là rất quan trọng. Kế toán kho cần kê khai thuế đầu vào và đầu ra để đảm bảo việc đóng thuế đúng quy định của Nhà nước.
Kết hợp với thủ kho: Kế toán kho cần phối hợp với thủ kho để kiểm tra số lượng hàng hóa khi nhập xuất hàng có giá trị lớn.
Ngoài các nhiệm vụ trên, kế toán kho còn có thể thực hiện các công việc khác, đồng thời đưa ra những đề xuất và kiến nghị để nâng cao chất lượng hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Công việc mỗi ngày của kế toán kho
1. Về hàng hóa:
- Kiểm tra và sắp xếp hàng hóa trong kho theo cách gọn gàng, khoa học. Phân loại rõ ràng, đúng chủng loại, đúng kích cỡ và đúng nguồn hàng.
- Lập biên bản kiểm kê và biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số sách, nộp cho phòng Kế toán để xử lý.
- Thực hiện nhập và xuất hàng hóa, nguyên liệu theo yêu cầu từ các bộ phận khác nhau.
- Theo dõi và cập nhật số lượng hàng hóa trong kho thường xuyên.
- Đề xuất nhập nguyên liệu và hàng hóa để phòng trường hợp thiếu hụt.
- Hàng quý, phối hợp với thủ kho kiểm kê toàn bộ hàng hóa và nguyên liệu trong kho. Xử lý các trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
2. Về các chứng từ và số liệu:
- Kiểm tra và nhập các chứng từ và số liệu hàng hóa vào hệ thống phần mềm hàng ngày khi tiến hành nhập và xuất.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi tiến hành nhập và xuất kho.
- Theo dõi công nợ nhập – xuất hàng hóa định kỳ và lập biên bản xác minh công nợ theo quy định.
- So sánh số liệu hàng hóa giữa kho và kế toán để đảm bảo tính chính xác.
3. Về quản lý kho:
- Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê và biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa số sách và thực tế.
- Xây dựng quy trình làm việc khoa học và đề xuất giải pháp nâng cao hoạt động công việc của bộ phận kho.
Công việc theo tháng, quý của kế toán kho
Sau khi thực hiện các công việc hàng ngày, nhân viên kế toán kho phải tạo báo cáo tổng hợp về tình hình công việc trong tháng và nộp vào cuối tháng. Cụ thể, công việc theo tháng, quý của kế toán kho sẽ bao gồm:
- Lập báo cáo tổng kết về việc xuất hàng, nhập hàng và số lượng hàng tồn kho hiện tại.
- Thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho cùng với thủ kho và nhân viên kho.
- So sánh số lượng hàng hóa tồn kho thực tế với sổ sách và báo cáo cuối tháng.
Để tìm hiểu thêm về kế toán thuế, bạn có thể tham khảo bài viết: Kế toán thuế là gì? Công việc và vai trò của kế toán thuế
Nhiệm vụ chính của kế toán kho
Nhiệm vụ của kế toán kho bao gồm nhiều công việc khác nhau, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số nhiệm vụ chủ yếu mà một nhân viên kế toán kho phải thực hiện, bao gồm:
- Quản lý số lượng hàng tồn kho theo từng loại, số lượng và giá trị của hàng hóa… giúp tìm kiếm dữ liệu và quản lý tài sản của doanh nghiệp một cách chính xác nhất.
- Quản lý việc xuất nhập kho và tạo các báo cáo hàng hóa đầy đủ làm hỗ trợ hoạt động kinh doanh và các phòng ban khác.
- Quản lý chất lượng và hạn sử dụng cụ thể của từng lô hàng để đề xuất các giải pháp xử lý kịp thời và hiệu quả cho doanh nghiệp.
- Cung cấp dữ liệu chính xác về tiêu thụ hàng hóa để hỗ trợ các phòng ban khác, đặc biệt là phòng kinh doanh. Điều này giúp mỗi phòng ban có chiến lược và kế hoạch phát triển công việc cụ thể.
- Kiểm tra và so sánh tình hình xuất nhập hàng giữa thực tế và chứng từ để đảm bảo độ chính xác cao, giảm thiểu rủi ro và tổn thất cho doanh nghiệp.
Vai trò của kế toán kho trong doanh nghiệp
Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành một doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nghiệp sản xuất, kho vận và hàng hóa, bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Giám sát và quản lý hàng hóa và nguyên liệu, tối ưu hóa quá trình sản xuất và bán hàng.
- Tính toán giá thành của sản phẩm, bằng cách theo dõi chi phí liên quan đến hàng hóa và nguyên liệu, kế toán kho đảm bảo tính chính xác của quy trình tính toán giá thành.
- Đảm bảo báo cáo tài chính chính xác về hàng tồn kho, đảm bảo các báo cáo tài chính của doanh nghiệp phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Kiểm soát và giảm thiểu rủi ro như mất hàng, hao hụt, hoặc thất thoát, điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc quản lý hàng hóa.
- Hỗ trợ quyết định kinh doanh cho doanh nghiệp về việc mua hàng, bán hàng và quản lý nguồn cung ứng.
Quy trình của kế toán kho hiện nay
Nếu bạn đang chuẩn bị để trở thành một chuyên viên kế toán kho cho doanh nghiệp, bạn cần am hiểu các quy trình cơ bản dưới đây:
Quản lý nhập kho
Khi hàng hoá hoặc nguyên vật liệu được mua và nhận vào kho, cần lập phiếu nhập kho và ghi chép giao dịch trong sổ sách kế toán. Phiếu nhập kho nên được cung cấp các thông tin như ngày nhập kho, loại hàng hoá, số lượng, giá cả, và tổng giá trị của lô hàng.
Quản lý xuất kho
Khi hàng hoá được bán hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất, cần lập phiếu xuất kho và ghi chép giao dịch tương ứng. Phiếu xuất kho nên bao gồm thông tin về ngày xuất kho, loại hàng hoá, số lượng, giá cả, và tổng giá trị của lô hàng.
Kiểm kê hàng hoá
Để đảm bảo sổ sách kế toán phản ánh đúng số lượng hàng hoá thực tế trong kho, thường cần tiến hành kiểm kê hàng hoá định kỳ. Nếu có sai lệch giữa số liệu trong sổ sách và số lượng hàng hoá thực tế, cần điều chỉnh sổ sách để phản ánh chính xác.
Tính toán và báo cáo giá trị hàng tồn kho
Cần tính toán giá trị hàng hoá tồn kho và báo cáo thông tin này trong báo cáo tài chính của công ty. Có nhiều phương pháp tính giá kho khác nhau, như FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out), hoặc trung bình trọng số.
Phân chia chi phí liên quan đến kho hàng
Một số chi phí như chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển, và chi phí nhân công cần được phân bổ cho các sản phẩm dựa trên số lượng hoặc thời gian sử dụng dịch vụ.
Hạch toán
Cần hạch toán tất cả các giao dịch liên quan đến kho để có quy trình theo dõi chung.
Các loại tài khoản mà kế toán kho cần biết
Một số loại tài khoản mà kế toán kho cần biết bao gồm:
| Tài khoản 151 | Hàng mua đang đi đường |
| Tài khoản 152 | Nguyên liệu, vật liệu |
| Tài khoản 153 | Công cụ, dụng cụ |
| Tài khoản 154 | Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang |
| Tài khoản 155 | Thành phẩm |
| Tài khoản 156 | Hàng hóa |
| Tài khoản 157 | Hàng gửi đi bán |
| Tài khoản 158 | Hàng hóa kho bảo thuế |
Một số kỹ năng cần có của kế toán kho
Do đặc điểm và tính chất công việc của kế toán kho sẽ khác với những loại hình kế toán khác, do đó nhân viên kế toán kho cần đáp ứng một số yêu cầu riêng để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Có kiến thức chuyên môn tốt
Như đã nói trong mô tả công việc kế toán kho, nhân viên kế toán kho thường xuyên phải lập các báo cáo, chứng từ, hạch toán doanh nghiệp và kê khai thuế.
Vì vậy, công việc này đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao và nền tảng kiến thức vững chắc để dễ dàng thích nghi và đem lại hiệu quả cao khi làm việc.
Cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực
Không chỉ riêng đối với nhân viên kế toán kho, mà cho tất cả các vị trí trong bộ phận kế toán nói chung, tính tỉ mỉ và cẩn thận là yếu tố quan trọng. Vì phải xử lý nhiều hoá đơn, chứng từ và báo cáo cùng một lúc, độ chính xác trong quá trình theo dõi và lập giấy tờ là điều không thể thiếu.
Trong đó, trung thực là yếu tố cần thiết với nhân viên kế toán kho, bởi công việc này liên quan trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp và tạo sự tin tưởng từ cấp trên.
Sử dụng phần mềm và tin học
Việc sử dụng tốt các phần mềm kế toán và tin học văn phòng sẽ là một lợi thế và kỹ năng cần có của kế toán kho trong công việc. Qua đó, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Một số phần mềm mà kế toán kho cần nắm vững như: Microsoft Excel và phần mềm chuyên dụng cho kế toán,…
Kỹ năng xử lý các số liệu
Công việc của kế toán kho luôn liên quan đến các con số và báo cáo chúng. Do đó, bạn cần có khả năng làm việc với các số liệu chi tiết, phân tích và tổng hợp số liệu để đưa ra các giải pháp phù hợp.
Sắp xếp công việc logic
Để quản lý hàng hóa và giấy tờ một cách hiệu quả, kế toán kho cần có kỹ năng sắp xếp công việc. Khi sắp xếp công việc hợp lý, bạn sẽ có thời gian để xử lý các việc khác hơn, giúp tối ưu hiệu suất làm việc và nâng cao hiệu quả công việc.
Quản lý thời gian hợp lý
Do khối lượng công việc của kế toán kho rất nhiều, kế toán kho cần có khả năng sắp xếp và quản lý thời gian một cách hợp lý để hoàn thành các nhiệm vụ đúng thời hạn, tránh để công việc chồng chất và gây ra tổn thất cho doanh nghiệp về hàng hóa và giấy tờ.
Kế toán kho cần lưu ý gì trong công việc
Kế toán kho là một vị trí quan trọng đòi hỏi người thực hiện cần có kỹ năng và kinh nghiệm để xử lý nhiều công việc khác nhau. Do đó, để giảm thiểu rủi ro, kế toán kho cần chú ý những chi tiết sau:
Lưu ý khi xuất nhập hàng
Kế toán kho cần kiểm tra các chứng từ hoặc hóa đơn liên quan đến hàng hóa để đảm bảo chất lượng và tính chính xác của giấy tờ. Đồng thời, cần chuyển gửi các hóa đơn đến các phòng ban liên quan để lưu trữ và báo cáo.
Kiểm kê số lượng hàng tồn kho
Để tránh nhầm lẫn và giữ gìn chất lượng hàng hóa, kế toán kho cần ghi chú phiếu xuất nhập cho từng kệ chứa hàng và cập nhật số lượng hàng tồn kho trên phần mềm để đảm bảo mức tồn kho tối thiểu. Điều này cũng giúp tiết kiệm thời gian khi cần thông tin về từng loại hàng.
Mua hoặc đặt hàng
Thực hiện quy trình đặt hàng theo kế hoạch định kỳ. Kế toán kho cần theo dõi quá trình nhập hàng và kiểm tra thông tin trên các giấy tờ để tránh rủi ro không cần thiết. Lưu ý số lượng hàng trên phiếu ghi chú để đảm bảo không thiếu hàng tồn kho.
Phân loại và sắp xếp hàng hóa
Kế toán kho cần theo dõi quá trình phân loại và sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý để tránh hỏng hoặc vỡ. Tạo sơ đồ kệ để dễ quản lý và dự trữ hàng khi cần thiết.
Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hoá
Đảm bảo chất lượng hàng hoá là điều cần thiết. Kế toán kho cần lưu ý bảo quản theo hướng dẫn của nhà sản xuất và xử lý hàng quá hạn theo nguyên tắc FIFO.
Quy định phòng cháy chữa cháy
Kho hàng có các quy định riêng về phòng cháy chữa cháy. Kế toán kho cần nắm vững quy định này để đảm bảo an toàn về cháy nổ và hàng hoá. Thường xuyên kiểm tra kệ hàng để đảm bảo chất lượng ổn định.
Để tìm hiểu về bảng giá dịch vụ kế toán thuế và bảng giá dịch vụ kế toán trọn gói tốt nhất, bạn có thể tham khảo bài viết: Bảng báo giá dịch vụ kế toán thuế
Mọi người cùng hỏi
Sự khác nhau của kế toán kho và thủ kho
Kế toán kho và thủ kho đều có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa từ mặt hiện vật, trong khi kế toán kho quản lý mặt giá trị của hàng hóa. Thủ kho giống như thủ quỹ, quản lý hàng hóa vật chất, trong khi kế toán theo dõi giá trị trên sổ sách.
Thủ kho thực hiện kiểm tra và nhận chứng từ liên quan đến hàng hóa, gửi cho kế toán kho. Kế toán kho xử lý giấy tờ, sổ sách liên quan đến hàng hóa trong kho dựa trên thông tin từ thủ kho.
Những sai sót thường gặp của kế toán kho là gì?
Một số lỗi thường gặp của kế toán kho bao gồm:
- Ghi nhận số lượng hàng tồn kho khi không có đầy đủ hoá đơn và chứng từ hợp lệ.
- Ghi nhận giá trị nhập kho sai theo nguyên tắc giá gốc.
- Thiếu việc kiểm kê và so sánh số liệu với thủ kho dẫn đến sai lệch giữa số lượng thực tế và sổ sách.
Trên đây là tất cả thông tin về kế toán kho và chi tiết về những công việc và những nhiệm vụ liên quan. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức mới về các công việc của kế toán kho.
Nếu bạn đang gặp những khó khăn trong việc hạch toán kế toán hàng xuất kho, hàng tồn kho, hãy liên hệ với đội ngũ kế toán tại Lạc Việt, chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ mọi khó khăn của doanh nghiệp.
