Khi doanh nghiệp muốn chuyển địa điểm kinh doanh khác quận trong năm 2024, việc đầu tiên cần làm là thực hiện thủ tục thông báo tại Sở Kế hoạch và Đầu tư cũng như tại cơ quan thuế. Vậy, quy trình chốt thuế chuyển quận và cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết dưới đây của Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh sang quận mới, đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ chuyển địa điểm kinh doanh khác quận
Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi trụ sở công ty khác quận bao gồm:
- Thông báo về việc thay đổi thông nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo chuyển địa điểm của công ty sang một quận/huyện khác;
- Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ);
- Bản sao chứng thực CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền;
- Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ (đối với công ty TNHH một thành viên và doanh nghiệp tư nhân);
- Biên bản họp và quyết định của hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh);
- Biên bản họp và quyết định của đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ (đối với công ty cổ phần).
Trình tự thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh khác quận
Khác với thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khi thay đổi trụ sở đến một quận khác, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế để hoàn tất việc thay đổi địa điểm theo quy định pháp luật thuế. Như Lạc Việt đã nêu ở trên, việc thay đổi trụ sở công ty sang một quận khác sẽ làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, do đó các doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục với cơ quan thuế ở quận cũ và cơ quan thuế tại quận mới.
1. Thủ tục tại cơ quan thuế tại quận/huyện cũ
Tại cơ quan thuế mà doanh nghiệp đang được quản lý, các bước sau đây cần được thực hiện:
- Tiến hành các thủ tục liên quan đến chốt thuế hoặc quyết toán thuế (bắt buộc);
- Nộp hồ sơ yêu cầu chuyển quận tới cơ quan thuế.
Lưu ý: Để xác định được việc doanh nghiệp cần phải quyết toán thuế hay chỉ cần thực hiện thủ tục chốt thuế, doanh nghiệp nên liên hệ với cán bộ thuế quản lý để được tư vấn cụ thể.
Dưới đây là chi tiết về từng bước thủ tục tại cơ quan thuế tại quận/huyện cũ:
Bước 1: Quyết toán thuế tại quận/huyện cũ
Quyết toán thuế là quá trình cơ quan thuế thực hiện việc kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán của doanh nghiệp kể từ thời điểm quyết toán trước đến thời điểm hiện tại.
Trong quá trình kiểm tra, nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp kê khai không chính xác hoặc kê khai không hợp lý dẫn đến việc giảm số tiền thuế phải nộp, thì thanh tra thuế sẽ tiến hành tính toán lại số tiền thuế phải nộp của doanh nghiệp và tiến hành xử phạt theo quy định.
Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều phải thực hiện việc quyết toán thuế khi chuyển sang quận khác. Chỉ những doanh nghiệp được yêu cầu bởi cơ quan thuế mới cần phải quyết toán.
Bước 2: Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận
Sau khi cơ quan thuế nhận được thông tin về việc doanh nghiệp muốn chuyển quận, cán bộ thuế quản lý sẽ tiến hành kiểm tra lại toàn bộ tờ khai, các báo cáo thuế và số tiền thuế mà doanh nghiệp đã nộp. Sau đó, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp thực hiện các công việc sau để hoàn tất thủ tục chốt thuế chuyển quận:
- Nếu doanh nghiệp đã mua và sử dụng quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) giấy nhưng vẫn chưa sử dụng hết, doanh nghiệp phải nộp công văn yêu cầu hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN tới cơ quan thuế;
- Doanh nghiệp cần bổ sung thêm hoặc gửi lại các hồ sơ khai thuế hoặc báo cáo bị sai sót theo yêu cầu của cơ quan thuế trước thời điểm chuyển quận.
- Nộp đầy đủ các loại tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt (nếu có) đến thời điểm chuyển quận.
Bước 3: Nộp hồ sơ đề nghị chuyển quận tới cơ quan thuế
Hồ sơ đề nghị chuyển quận tại cơ quan thuế mà doanh nghiệp cần chuẩn bị sẽ bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST;
- Bản sao của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không yêu cầu phải công chứng);
- Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ (nếu người đại diện theo pháp luật không tự thực hiện việc nộp hồ sơ);
- Bản sao CCCD/CMND hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền trực tiếp nộp hồ sơ.
Trong khoảng thời gian từ 10 đến 15 ngày làm việc, Chi cục Thuế sẽ xử lý hồ sơ chuyển quận sau khi nhận được yêu cầu. Vì vậy, các doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đến cơ quan thuế ngay khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Sau khi cơ quan thuế đã xác nhận và hoàn tất thủ tục quyết toán thuế hoặc chốt thuế, cơ quan quản lý thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và thông báo cho doanh nghiệp về việc chuyển địa điểm kinh doanh theo mấu số 09-MST.
2. Thủ tục tại cơ quan thuế tại quận/huyện mới
Sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất các thủ tục về thuế tại quận/huyện cũ, doanh nghiệp sẽ tiếp tục thực hiện thêm thủ tục tại cơ quan thuế của quận/huyện mới. Cơ quan thuế tại quận/huyện mới sẽ tiếp nhận và xử lý các thông tin liên quan đến doanh nghiệp, bao gồm việc cập nhật địa chỉ kinh doanh mới, thông tin liên lạc và các thông tin khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hồ sơ doanh nghiệp cần nộp tại quận/huyện mới bao gồm:
- Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo mẫu số 09-MST (được cơ quan thuế tại quận/huyện cũ đã cấp trước đó tại bước làm thủ tục chuyển quận);
- Bản photo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (không cần công chứng).
Lưu ý:
Thủ tục nộp hồ sơ thông báo về người nộp thuế chuyển địa điểm kinh doanh sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan thuế quản lý của quận/huyện đó, không phải tỉnh thành nào cũng yêu cầu. Do đó, doanh nghiệp cần liên hệ trước với người quản lý thuế tại quận/huyện đó để biết chính xác.
Những việc cần làm sau khi chuyển địa điểm kinh doanh khác quận
1. Khắc lại con dấu pháp nhân
Khi doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh khác quận, việc khắc lại con dấu pháp nhân là một việc làm quan trọng. Nếu con dấu pháp nhân của doanh nghiệp có chứa thông tin về địa chỉ tại quận/huyện cũ, doanh nghiệp cần phải khắc lại con dấu mới. Tuy nhiên, nếu con dấu không có thông tin về quận/huyện, khi đó doanh nghiệp không cần phải khắc lại con dấu.
2. Đặt và treo biển hiệu công ty tại địa chỉ mới
Việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh sang một quận khác là đặt và treo biển hiệu tại địa chỉ mới. Trong trường hợp không treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế với lý do “Người nộp thuế (NNT) không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” và có thể bị phạt từ 30 đến 50 triệu đồng.
3. Cập nhật địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử
Hiện nay, khi chuyển địa điểm kinh doanh khác quận, doanh nghiệp không cần thực hiện việc chốt hóa đơn, không phải nộp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn và không cần thông báo về việc hủy hóa đơn.
Trong trường hợp doanh nghiệp đang áp dụng hóa đơn điện tử, cần thực hiện việc kê khai và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tới cơ quan thuế tại quận/huyện mới. Nhân viên kế toán của doanh nghiệp có thể tiến hành kê khai và nộp tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử thông qua phần mềm hoặc yêu cầu hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Trong quá trình này, việc xuất hóa đơn cần lưu ý:
- Trước khi nộp mẫu 01, doanh nghiệp có thể tiếp tục xuất hóa đơn điện tử như bình thường;
- Sau khi đã nộp mẫu 01 cho cơ quan thuế, doanh nghiệp cần tạm dừng việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
4. Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng
Cuối cùng, việc cập nhật lại thông tin địa chỉ mới cho tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp là một việc không thể bỏ qua. Sau khi đã hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm kinh doang khác quận, doanh nghiệp có thể liên hệ với ngân hàng đã từng mở tài khoản trước đó để cập nhật lại thông tin về địa chỉ công ty.
Thay đổi địa chỉ công ty khác quận là một quy trình đòi hỏi nhiều bước phức tạp từ việc chuẩn bị hồ sơ đến xử lý hóa đơn điện tử. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, Lạc Việt cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty, bao gồm việc tư vấn pháp lý và thực hiện các thủ tục liên quan.
Câu hỏi thường gặp khi chuyển địa điểm kinh doanh
1. Hồ sơ chuyển quận gồm những gì?
Hồ sơ chuyển địa điểm công ty khác quận gửi cơ quan thuế sẽ bao gồm:
- Mẫu tờ khai 08-MST để điều chỉnh thông tin đăng ký thuế;
- Bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không yêu cầu công chứng;
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ, nếu người đại diện không thực hiện trực tiếp;
- Bản sao CCCD/CMND hoặc hộ chiếu của người nộp hồ sơ thay mặt doanh nghiệp.
2. Chuyển địa điểm kinh doanh khác quận có cần quyết toán thuế?
Khi chuyển địa điểm kinh doanh sang quận khác, việc quyết toán thuế phụ thuộc vào việc có thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không.
Ví dụ:
- Nếu việc chuyển địa điểm không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý thì doanh nghiệp không cần phải quyết toán thuế;
- Trong trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý thì doanh nghiệp sẽ cần quyết toán thuế.
3. Trong thời gian chuyển quận có được xuất hóa đơn không?
Không! Trong thời gian chuyển địa điểm kinh doanh sang quận khác, doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn cho đến khi hoàn tất thủ tục.
