Thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ là bài toán cần cân nhắc giữa chi phí, khả năng kiểm soát và nhu cầu xử lý nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp. Thuê ngoài thường linh hoạt khi khối lượng công việc chưa lớn, còn nhân sự nội bộ có lợi thế nếu giao dịch phát sinh liên tục và cần số liệu quản trị ngay trong ngày. Trong bài viết dưới đây, Kế Toán Lạc Việt sẽ giúp bạn so sánh 2 phương án và xác định mô hình phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh.
Thuê kế toán ngoài và tuyển kế toán nội bộ khác nhau thế nào?
Kế toán nội bộ là nhân sự do doanh nghiệp trực tiếp tuyển dụng và quản lý. Người này có thể phụ trách thu chi, công nợ, hóa đơn, kho, tiền lương, sổ sách, báo cáo quản trị hoặc các nghiệp vụ kế toán khác tùy cơ cấu công ty.
Thuê kế toán ngoài là việc doanh nghiệp giao một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán cho đơn vị cung cấp dịch vụ theo phạm vi thỏa thuận.
Phương án này không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp “giao hết rồi không cần kiểm soát”; hai bên vẫn phải thống nhất rõ đầu việc, chứng từ, thời hạn và trách nhiệm.
Về nguyên tắc pháp lý, đơn vị kế toán có thể tổ chức bộ máy, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán. Quy định này được thể hiện trong Luật Kế toán số 88/2015/QH13; cơ sở dữ liệu pháp luật hiện ghi nhận văn bản đã được sửa đổi một phần.
Bảng so sánh thuê dịch vụ kế toán ngoài và kế toán nội bộ
Không nên chỉ đặt phí dịch vụ cạnh tiền lương của một nhân viên. Doanh nghiệp cần so sánh tổng chi phí sở hữu bộ máy kế toán cùng mức độ đáp ứng công việc.
| Tiêu chí | Thuê kế toán ngoài | Tuyển kế toán nội bộ | |
| Chi phí | Thường tính theo phạm vi, khối lượng công việc hoặc gói dịch vụ | Gồm lương và các chi phí nhân sự, thiết bị, phần mềm, tuyển dụng, đào tạo nếu phát sinh | |
| Nhân sự | Nhà cung cấp chịu trách nhiệm bố trí người thực hiện theo hợp đồng | Doanh nghiệp tự tuyển, đào tạo, quản lý và thay thế | |
| Xử lý công việc hằng ngày | Phụ thuộc quy trình trao đổi và phạm vi dịch vụ | Thuận lợi hơn khi cần xử lý liên tục tại doanh nghiệp | |
| Chuyên môn | Có thể tiếp cận nhiều người phụ trách các mảng khác nhau | Phụ thuộc năng lực của nhân sự hoặc đội ngũ đang tuyển | |
| Hiểu hoạt động nội bộ | Cần thời gian tiếp nhận dữ liệu và phối hợp | Có lợi thế do tham gia trực tiếp vào hoạt động thường ngày | |
| Kiểm soát | Quản lý thông qua hợp đồng, đầu việc, báo cáo và dữ liệu bàn giao | Có thể theo dõi trực tiếp tiến độ công việc | |
| Biến động nhân sự | Nhà cung cấp cần chủ động phương án nhân sự thay thế | Có thể bị ảnh hưởng nếu nhân viên nghỉ việc hoặc bàn giao không đầy đủ | |
| Mở rộng khối lượng | Có thể điều chỉnh phạm vi dịch vụ | Có thể phải tăng nhân sự khi nghiệp vụ tăng mạnh | |
So sánh về chi phí
Thuê ngoài có lợi thế khi doanh nghiệp chưa cần một người làm việc toàn thời gian. Chi phí thường gắn với khối lượng đầu việc thay vì duy trì một vị trí cố định.
Với kế toán nội bộ, ngoài tiền lương, doanh nghiệp nên tính thêm những khoản thực sự phải chi như tuyển dụng, trang thiết bị, phần mềm, đào tạo và chi phí thay thế nhân sự khi có biến động.
Vì giá dịch vụ và tiền lương phụ thuộc địa phương, kinh nghiệm, ngành nghề và phạm vi công việc, doanh nghiệp không nên dựa vào một mức giá chung trên thị trường để quyết định.
So sánh về khả năng xử lý công việc
Kế toán nội bộ có ưu thế khi công việc phát sinh liên tục trong ngày. Ví dụ, doanh nghiệp cần kiểm soát tồn kho, công nợ, dòng tiền, đơn hàng hoặc phối hợp thường xuyên giữa kế toán với bán hàng, mua hàng và kho.
Kế toán thuê ngoài phù hợp hơn nếu đầu việc chủ yếu có thể gom theo kỳ, chứng từ được chuẩn hóa và doanh nghiệp có một đầu mối cung cấp dữ liệu đầy đủ.
So sánh về chuyên môn và tính liên tục
Một đơn vị dịch vụ có thể phân công nhân sự theo từng nghiệp vụ và bố trí người thay thế khi cần. Tuy nhiên, chất lượng thực tế phụ thuộc vào năng lực của nhà cung cấp, quy trình kiểm soát và các cam kết trong hợp đồng.
Nhân sự nội bộ có khả năng hiểu sâu hoạt động doanh nghiệp sau thời gian làm việc, nhưng doanh nghiệp cũng phải tự quản lý rủi ro nghỉ việc, bàn giao hoặc thiếu nhân sự ở một số mảng chuyên môn.
So sánh về bảo mật và quyền kiểm soát
Không nên mặc định dữ liệu “ở trong công ty” thì chắc chắn an toàn hơn hoặc thuê ngoài thì luôn rủi ro hơn.
Với cả 2 mô hình, doanh nghiệp cần quy định quyền truy cập dữ liệu, phân quyền phần mềm, phương thức bàn giao chứng từ, sao lưu, bảo mật tài khoản và trách nhiệm của từng người.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê kế toán ngoài?
Thuê ngoài đáng cân nhắc khi doanh nghiệp có một hoặc nhiều đặc điểm sau:
- Mới thành lập: Khối lượng chứng từ và giao dịch còn thấp, chưa cần duy trì nhân sự kế toán toàn thời gian.
- Nghiệp vụ tương đối ổn định: Công việc có thể tập hợp theo tuần, tháng hoặc kỳ báo cáo.
- Muốn hạn chế chi phí cố định: Doanh nghiệp ưu tiên sử dụng ngân sách cho bán hàng, sản phẩm hoặc vận hành cốt lõi.
- Chưa xây dựng được bộ máy kế toán: Cần đơn vị bên ngoài hỗ trợ thiết lập quy trình và xử lý nghiệp vụ.
- Cần bổ sung chuyên môn: Đội ngũ hiện tại chưa đủ nguồn lực cho một số công việc kế toán, thuế hoặc báo cáo.
Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc mô hình này, có thể xem thêm dịch vụ kế toán và dịch vụ kế toán thuê ngoài của Kế Toán Lạc Việt.
Khi nào doanh nghiệp nên tuyển kế toán nội bộ?
Nhân sự kế toán làm việc trực tiếp thường phù hợp hơn khi:
- Giao dịch phát sinh liên tục: Có nhiều nghiệp vụ cần xử lý ngay trong ngày.
- Quản lý kho phức tạp: Xuất nhập tồn, nguyên vật liệu hoặc nhiều điểm bán cần theo dõi thường xuyên.
- Công nợ cần kiểm soát sát: Kế toán phải phối hợp hằng ngày với kinh doanh, mua hàng hoặc khách hàng.
- Ban lãnh đạo cần báo cáo quản trị liên tục: Số liệu phải được cập nhật nhanh để ra quyết định.
- Quy trình nội bộ đặc thù: Người làm kế toán cần hiểu sâu sản phẩm, vận hành và các luồng phê duyệt của doanh nghiệp.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên xây dựng mô tả công việc rõ ràng trước khi tuyển để tránh tình trạng một vị trí phải kiêm quá nhiều nghiệp vụ nhưng không có cơ chế kiểm tra chéo.
Có nhất thiết phải chọn một trong 2 phương án không?
Không. Nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình kết hợp.
Chẳng hạn, doanh nghiệp giữ một nhân sự nội bộ để xử lý hóa đơn, thu chi, công nợ, kho và tập hợp chứng từ hằng ngày; đồng thời sử dụng đơn vị bên ngoài cho các công việc cần chuyên môn hoặc kiểm tra độc lập.
Mô hình này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp đã vượt qua giai đoạn rất nhỏ nhưng chưa cần xây dựng một phòng kế toán hoàn chỉnh.
Điểm quan trọng là phải phân định rõ:
- Ai thu thập và kiểm tra chứng từ;
- Ai nhập liệu và khóa sổ;
- Ai lập, kiểm tra báo cáo;
- Ai giữ tài khoản và dữ liệu gốc;
- Ai chịu trách nhiệm phản hồi khi phát hiện sai lệch.
Nếu ranh giới công việc không rõ, thuê cả nhân sự nội bộ lẫn dịch vụ bên ngoài vẫn có thể xảy ra bỏ sót hoặc làm trùng việc.
5 câu hỏi giúp quyết định nên thuê ngoài hay tuyển nội bộ
Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi “phương án nào rẻ hơn?”, chủ doanh nghiệp có thể trả lời lần lượt 5 câu sau.
1. Công việc kế toán phát sinh bao nhiêu lần trong ngày?
Nếu hầu hết đầu việc chỉ cần xử lý định kỳ, thuê ngoài có thể đáp ứng tốt. Nếu nhân sự phải liên tục phối hợp với kho, bán hàng, mua hàng và lãnh đạo, nhu cầu có người nội bộ sẽ cao hơn.
2. Doanh nghiệp cần số liệu nhanh đến mức nào?
Báo cáo theo tháng khác hoàn toàn với nhu cầu kiểm tra dòng tiền, công nợ hoặc tồn kho mỗi ngày. Tần suất ra quyết định càng cao, doanh nghiệp càng cần hệ thống cập nhật dữ liệu sát hoạt động thực tế.
3. Tổng chi phí thực sự của mỗi phương án là bao nhiêu?
Hãy lập bảng riêng gồm toàn bộ khoản phải trả cho nhân sự nội bộ và toàn bộ phí, công việc ngoài phạm vi của dịch vụ thuê ngoài. So sánh cùng một phạm vi công việc mới cho kết quả có ý nghĩa.
4. Ai kiểm soát dữ liệu và chất lượng đầu ra?
Dù lựa chọn phương án nào, chủ doanh nghiệp vẫn cần cơ chế duyệt số liệu, lưu trữ chứng từ và kiểm soát quyền truy cập.
5. Mô hình hiện tại còn phù hợp sau 6–12 tháng không?
Một công ty mới thành lập có thể bắt đầu bằng thuê ngoài rồi tuyển thêm nhân sự khi giao dịch tăng. Ngược lại, doanh nghiệp đã có kế toán nội bộ vẫn có thể thuê chuyên gia bên ngoài cho những đầu việc không phát sinh thường xuyên.
Một số câu hỏi thường gặp về thuê kế toán ngoài và kế toán nội bộ
1. Doanh nghiệp mới thành lập nên thuê ngoài hay tuyển kế toán?
Nếu nghiệp vụ còn ít và chưa cần xử lý kế toán liên tục tại văn phòng, doanh nghiệp có thể ưu tiên thuê ngoài. Khi khối lượng giao dịch tăng hoặc cần báo cáo quản trị thường xuyên, nên đánh giá lại nhu cầu nhân sự nội bộ.
2. Thuê kế toán ngoài có nghĩa là doanh nghiệp không cần quản lý sổ sách?
Không. Doanh nghiệp vẫn nên nắm dữ liệu, lưu chứng từ, kiểm tra báo cáo và quy định rõ quyền truy cập cũng như trách nhiệm bàn giao với đơn vị dịch vụ.
3. Có thể vừa có kế toán nội bộ vừa thuê dịch vụ không?
Có. Hai bên có thể chia công việc theo nghiệp vụ hoặc mức độ chuyên môn, miễn là phạm vi trách nhiệm, đầu vào, đầu ra và thời hạn được quy định rõ.
4. Khi nào nên chuyển từ thuê ngoài sang tuyển nhân sự?
Nên đánh giá khi giao dịch tăng mạnh, công việc cần xử lý liên tục, nhiều bộ phận phụ thuộc vào số liệu kế toán hoặc lãnh đạo cần báo cáo quản trị với tần suất cao hơn.
Như vậy có thể thấy, không có một phương án phù hợp với mọi doanh nghiệp. Nếu công việc chưa nhiều, có thể chuẩn hóa chứng từ và mục tiêu chính là duy trì bộ máy gọn, thuê ngoài là lựa chọn đáng cân nhắc.
Nếu nghiệp vụ phát sinh liên tục, cần phối hợp tại chỗ và số liệu kế toán là một phần quan trọng của hoạt động quản trị hằng ngày, doanh nghiệp nên xây dựng nhân sự nội bộ hoặc áp dụng mô hình kết hợp.
Quan trọng hơn việc chọn “thuê ngoài” hay “nội bộ” là xác định đúng khối lượng công việc, tốc độ cần số liệu, phạm vi trách nhiệm và tổng chi phí. Nếu chưa xác định được mô hình phù hợp, doanh nghiệp có thể liên hệ Kế Toán Lạc Việt qua hotline 0931 398 798 để trao đổi nhu cầu và phạm vi công việc trước khi quyết định.
