Khi nền kinh tế phát triển, ngày càng nhiều doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện để khảo sát và nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ các quy định cũng như thủ tục nộp hồ sơ khi thành lập văn phòng đại diện. Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về thủ tục mở văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là một đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp về quyền và lợi ích hợp pháp. Theo đó, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và hoạt động dưới sự quản lý của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện sẽ có mã số thuế riêng gồm 13 chữ số, không có tư cách pháp nhân và không bắt buộc phải có con dấu riêng. Ngoài ra, văn phòng đại diện vẫn có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy này còn được gọi là “Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện”.
Quy định về thành lập văn phòng đại diện
Quy định về thành lập văn phòng đại diện được chi tiết trong Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm các điều khoản về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện tại Việt Nam. Dưới đây là một số quy định về điều kiện thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Tên phòng đại diện phải sử dụng ký tự tiếng việt, ký tự F, J, Z, W;
- Có số thứ tự, ký hiệu, không bao gồm ký tự vi phạm pháp luật, và phải đặt tên doanh nghệp và phải có thêm tên là văn phòng đại diện;
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải đặt tại thành phố doanh nghiệp đặt trụ sở;
- Người đại diện văn phòng phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ Không phạm vi pháp luật liên quan đến việc thành lập, quản lý doanh nghiệp.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?
Theo Điều 37 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trước khi tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ, tài liệu sau:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần);
- của hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh);
- Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên;
- Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (trong trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp nộp hồ sơ);
- Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Quy trình và thủ tục thành lập văn phòng đại diện mà Lạc Việt muốn chia sẻ dưới đây được áp dụng chung cả cho việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại Việt Nam và doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài tại Việt Nam.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Bước đầu tiên trong quy trình thành lập văn phòng đại diện là chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết như Lạc Việt đã chia sẻ ở trên. Các thông tin về tài liệu cần soạn thảo chính xác và đầy đủ để đảm bảo quá trình đăng ký được diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, hồ sơ sẽ được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư. Tuy nhiên, hiện nay doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 3: Nhận kết quả đăng ký
Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, sau đó sẽ tiếp nhận hồ sơ và phản hồi kết quả như sau:
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ và phải nộp lại sau khi chỉnh sửa, bổ sung.
Một số lưu ý khi xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Nhìn chung, thủ tục mở văn phòng đại diện cho doanh nghiệp hiện nay không quá khó khăn hay phức tạp. Tuy nhiên, để giảm thiểu tối đa các chi phí phát sinh và thời gian, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện:
1. Lưu ý trước khi thành lập văn phòng đại diện
Dưới đây là một số lưu ý trước khi thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần quan tâm:
Về cách đặt tên cho văn phòng đại diện
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp và kèm cụm từ “văn phòng đại diện”. Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại XYZ;
- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty” hoặc cụm từ “doanh nghiệp”. Ví dụ: Văn phòng đại diện XYZ tại Việt Nam;
- Tên văn phòng đại diện được viết theo bảng chữ cái tiếng Việt, bỏ qua các chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số Ví dụ: Văn phòng đại diện Lạc Việt;
- Ngoài tên tiếng Việt, VPĐD có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt. Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Lạc Việt.
Về địa chỉ thành lập văn phòng đại diện
- Địa chỉ của văn phòng đại diện phải ghi đầy đủ và chính xác theo thứ tự: Số nhà; tên đường hoặc tên thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị hoặc thành phố; tỉnh hoặc thành phố;
- Không được đặt văn phòng ở nhà tập thể, nhà chung cư.
Về thông tin người đứng đầu của văn phòng đại diện
- Thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần cung cấp địa chỉ thường trú trùng với địa chỉ ghi trên CCCD/hộ chiếu;
- Địa chỉ thường trú phải bao gồm đầy đủ số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố;
- Bản sao công chứng của CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện không được quá 6 tháng kể từ ngày chứng thực.
2. Lưu ý sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện
Doanh nghiệp sau khi được cơ quan đăng ký cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, cần thực hiện thêm một số việc như:
- Treo bảng hiệu tại văn phòng đại diện và phải đảm bảo đầy đủ thông tin sau: Tên; mã số thuế; địa chỉ; tên cơ quan chủ quản;
- Trong thời gian được miễn thuế môn bài, nếu doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thì phí môn bài sẽ được miễn phí trong thời gian này;
- Mức thuế môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.
Dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Lạc Việt
Để tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh sai sót khi làm thủ tục hay chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Lạc Việt.
Với chi phí hợp lý trọn gói chỉ 900.000đ, quý doanh nghiệp sẽ được tư vấn và hỗ trợ toàn bộ các thủ tục pháp lý. Thời gian hoàn thành thủ tục chỉ từ 3 – 5 ngày làm việc và không cần phải chờ đợi hay đi lại mất thời gian.
Lạc Việt là đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp cũng như thành lập văn phòng đại diện, chắc chắn sẽ mang đến một dịch vụ tốt nhất cho doanh nghiệp.
Một số câu hỏi khi mở văn phòng đại diện
1. Doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Tức là sẽ không có giới hạn về số lượng văn phòng đại diện mà một doanh nghiệp có thể thành lập.
2. Phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?
- Lệ phí nhà nước xin cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là 50.000đ/lần;
- Lệ phí công bố thông tin đăng ký văn phòng đại diện là 100.000đ/lần.
3. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân vì hoạt động dưới sự ủy quyền theo danh nghĩa của công ty mẹ.
4. Văn phòng đại diện có phải đóng lệ phí môn bài không?
Khi trụ sở chính được miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện được thành lập trong thời gian này sẽ được miễn lệ phí môn bài. Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đ/năm. Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.
Bài viết trên, Lạc Việt đã cung cấp thông tin đầy đủ và cụ thể về các bước thành lập văn phòng đại diện. Qua đó, không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, khi nắm rõ quy trình này, doanh nghiệp còn tránh được những rủi ro về pháp lý do không tuân thủ đúng quy định.
