Chi nhánh là đơn vị thuộc doanh nghiệp, có thể xuất hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng, nhưng không có tư cách pháp nhân. Doanh nghiệp thường lựa chọn thành lập chi nhánh công ty khi muốn phát triển hoạt động kinh doanh. Vậy điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập chi nhánh thế nào đúng quy định? Bài viết này, Lạc Việt sẽ chia sẻ cụ thể các quy định khi mở chi nhánh công ty nhé.
Quy định khi thành lập chi nhánh công ty (Cập nhật 2024)
Việc thành lập chi nhánh là mở rộng thêm các đơn vị trực thuộc công ty, giúp doanh nghiệp phát triển hoạt động kinh doanh. Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề của công ty mẹ. Vậy khi nào nên mở thêm chi nhánh và điều kiện thành lập là gì? Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết hơn.
1. Khi nào nên mở chi nhánh công ty
Nếu công ty muốn phát triển quy mô kinh doanh và mở rộng thị trường thì có thể xem xét việc thành lập chi nhánh công ty. Bởi chi nhánh có dấu mộc riêng, được phép ký kết hợp đồng kinh doanh cũng như khả năng triển khai việc kinh doanh tự chủ.
Hơn nữa, cơ hội tiếp cận đến khách hàng, đối tác cũng sẽ dễ dàng hơn nếu công ty sở hữu nhiều chi nhánh khác tỉnh.
Căn cứ Điều 19, Luật Thương mại 2005 đã quy định chi nhánh sẽ có quyền như sau:
- Chi nhánh được ký kết hợp đồng ở Việt Nam, theo đó: nội dung ký kết của hợp đồng cần phù hợp với nội dung được quy định ở Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
- Được phép thực mua bán hàng hóa sao cho phù hợp với ngành nghề đã đăng ký kinh doanh;
- Thuê địa điểm, thuê/mua các cơ sở vật chất cần thiết cũng như tuyển dụng nhân sự làm việc, gồm nhân sự Việt Nam và nước ngoài;
- Được phép chuyển lợi nhuận từ Việt Nam sang nước ngoài theo quy định;
- Được sở hữu con dấu mang tên chi nhánh.
➦ Có thể bạn quan tâm: Phân biệt chi nhánh hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc
2. Điều kiện để thành lập chi nhánh công ty
Quy định tại Điều 45, của Luật doanh nghiệp 2020, công ty được phép thành lập chi nhánh cùng hoặc khác tỉnh với trụ sở chính (công ty mẹ) khi muốn mở rộng thị trường kinh doanh.
Tuy nhiên, công ty cần đáp ứng đủ các điều kiện như sau:
- Chi nhánh của công ty cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Tên của chi nhánh được tạo thành từ bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu;
- Tên chi nhánh: “tên công ty” + “chi nhánh”;
- Trụ sở của chi nhánh không được đặt ở chung cư, căn hộ và nhà tập thể;
- Ngành nghề đăng ký kinh doanh của chi nhánh phải theo ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ đã đăng ký.
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh và khác tỉnh
Hiện nay, chi nhánh công ty gồm 02 loại là: chi nhánh cùng tỉnh với công ty mẹ và chi nhánh khác tỉnh với công ty mẹ. Vì thế, tùy theo nhu cầu phát triển của công ty mà bạn cân nhắc lựa chọn phù hợp.
Ngoài ra, với mỗi loại chi nhánh công ty thì thủ tục đăng ký cũng sẽ khác nhau. Cùng Lạc Việt tìm hiểu các thành phần trong hồ sơ theo quy định để chuẩn bị đầy đủ, hợp lệ trước khi nộp nhé.
1. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh
Để thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh với công ty mẹ, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như sau:
- Giấy thông báo về việc đăng ký thành lập chi nhánh cùng tỉnh với công ty mẹ;
- Biên bản họp về việc mở chi nhánh công ty của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị;
- Bản sao của Quyết định thành lập chi nhánh cùng tỉnh;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh (CCCD/CMND/hộ chiếu còn hiệu lực);
- Giấy ủy quyền (nếu có).
Đối với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, ngoài 5 loại hồ sơ cần thiết cho việc thành lập chi nhánh như Lạc Việt đã đề cập ở trên, bạn cần bổ sung thêm các tài liệu sau:
- Bản sao điều lệ hoạt động của chi nhánh tại Việt Nam;
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư của công ty mẹ;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận đã thực hiện nghĩa vụ thuế của năm tài chính gần nhất;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh tại Việt Nam;
- Bản sao hợp đồng thuê trụ sở hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm dự kiến làm trụ sở chi nhánh.
Tất cả các tài liệu từ công ty có vốn đầu tư nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt, hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh với công ty mẹ gồm có các giấy tờ sau:
- Giấy thông báo về việc thành lập chi nhánh;
- Biên bản họp liên quan đến việc đăng ký mở chi nhánh công ty;
- Bản sao mẫu quyết định thành lập chi nhánh;
- Bản sao có công chứng giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh (CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực);
- Giấy ủy quyền (nếu có).
Tuy nhiên, còn tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của công ty mẹ là gì thì mẫu hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty sẽ có thay đổi. Bạn có thể liên hệ đến Lạc Việt để được tư vấn điều kiện, hồ sơ mở chi nhánh cho công ty nhé.
Trình tự thủ tục thành lập chi nhánh công ty
Trình tự thủ tục thành lập chi nhánh cùng/khác tỉnh với công ty mẹ gồm các bước sau đây:
Bước 1: Soạn thảo đầy đủ hồ sơ hợp lệ đăng ký thành lập chi nhánh
Công ty cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ, đầy đủ theo mục trên mà Lạc Việt đã chia sẻ để đăng ký mở chi nhánh. Hồ sơ cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh mất thời gian về sau.
Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí đến cơ quan có thẩm quyền
Công ty tiến hành nộp sơ theo 01 trong 02 cách sau khi đã hoàn tất việc chuẩn bị:
- Cách 1: Nộp trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch & Đầu tư;
- Chi nhánh cùng tỉnh với công ty mẹ: Nộp ở Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh/thành phố mà công ty mẹ đặt trụ sở;
- Chi nhánh khác tỉnh với công ty mẹ: Nộp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh/thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở.
- Cách 2: Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Khi nộp hồ sơ đăng ký mở chi nhánh, công ty cần đóng lệ phí như sau:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần (căn cứ theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC). Nếu đăng ký qua mạng điện tử sẽ được miễn khoản này;
- Lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần (căn cứ tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC).
Bước 3: Cơ quan thẩm định và cấp giấy phép
Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành thẩm định và cấp giấy phép thành lập chi nhánh cho công ty trong vòng 03 ngày làm việc, tính từ thời điểm nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý về việc thành lập chi nhánh công ty có vốn đầu tư nước ngoài:
- Hồ sơ đăng ký thành lập nộp tại Bộ Công Thương;
- Thời gian Bộ Công Thương kiểm duyệt dao động từ 10 – 15 ngày làm việc.
Trong trường hợp thành lập chi nhánh công ty nước ngoài, thủ tục sẽ có một số thay đổi:
- Hồ sơ đăng ký cần được nộp tại Bộ Công Thương thay vì Sở Kế hoạch và Đầu tư;
- Thời gian xử lý hồ sơ kéo dài từ 10 đến 15 ngày làm việc, tùy thuộc vào tính phức tạp của từng trường hợp.
Các việc cần thực hiện sau khi thành lập chi nhánh công ty
Sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, bạn cần thực hiện kê khai, nộp lệ phí môn bài, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và mở tài khoản riêng cho chi nhánh đó.
1. Kê khai, đóng lệ phí môn bài
Theo quy định, chi nhánh cũng có quyền thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, ký kết hợp đồng và những hoạt động thương mại khác. Vì thế, chi nhánh sẽ chịu trách nhiệm kê khai và nộp lệ phí môn bài theo Luật thuế.
Theo đó:
- Chi nhánh thành lập cùng tỉnh với công ty mẹ: Việc kê khai và nộp lệ phí môn bài của chi nhánh sẽ do công ty mẹ;
- Chi nhánh thành lập khác tỉnh với công ty mẹ: Chi nhánh tự thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài;
Chi nhánh thực hiện kê khai, đóng lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 của năm kế tiếp năm mở chi nhánh. Để kê khai và đóng lệ phí môn bài, chi nhánh cần chuẩn bị các giấy tờ như sau:
- Tờ khai lệ phí môn bài;
- Giấy ủy quyền (nếu có).
Chi nhánh cần nộp lệ phí môn bài theo quy định là 1.000.000 đồng/năm. Nếu chi nhánh chỉ thành lập trong 06 tháng đầu năm thì lệ phí môn bài là 1.000.000 đồng. Ngược lại, thành lập chi nhánh công ty trong 06 tháng cuối năm thì lệ phí môn bài của năm đầu tiên chỉ cần đóng 500.000 đồng.
2. Đăng ký hóa đơn điện tử
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của từng loại hình chi nhánh sẽ khác nhau, còn tùy vào chi nhánh hạch toán phụ thuộc, độc lập và nhu cầu sử dụng.
- Nếu chi nhánh hạch toán phụ thuộc:Có thể sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ, không cần mua riêng;
- Nếu chi nhánh hạch toán độc lập: Phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử riêng, không được sử dụng chung với công ty mẹ.
➦ Xem thêm: Dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử
3. Mở tài khoản ngân hàng
Chi nhánh được phép hoạt động giao dịch khi kinh doanh cũng như nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác. Vì thế, việc mở tài khoản ngân hàng riêng là điều quan trọng để dễ dàng quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
Một chi nhánh có thể có nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau nhưng một tài khoản ngân hàng chỉ được phép sử dụng cho 01 chi nhánh.
4. Làm biển hiệu treo tại chi nhánh
Sau khi được cấp giấy phép hoạt động, chi nhánh cần làm biển và treo tại trụ sở của chi nhánh. Biển treo cần đảm bảo các nội dung như:
- Tên cơ quan chủ quản (Sở Kế hoạch và Đầu tư);
- Tên chi nhánh;
- Địa chỉ trụ sở;
- Số điện thoại hoặc email (nếu có).
5. Mua chữ ký số
Đối với chi nhánh hạch toán độc lập, sau khi được thành lập cần tiến hành mua chữ ký số và sử dụng để thực hiện các giao dịch điện tử, đặc biệt là trong việc kê khai và nộp thuế.
➦ Tham khảo: Bảng giá chữ ký số giá rẻ
Một số câu hỏi thường gặp khi thành lập chi nhánh công ty
1. Khi nào cần thành lập chi nhánh?
Doanh nghiệp cần thành lập chi nhánh khi muốn mở rộng phạm vi hoạt động ra ngoài trụ sở chính, bao gồm việc mở rộng sản xuất, kinh doanh tại các tỉnh, thành phố khác hoặc ở nước ngoài.
2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần gồm những gì?
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động của chi nhánh do người đại diện pháp luật ký;
- Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;
- Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh;
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người đi nộp không phải là đại diện pháp luật của công ty).
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần
3. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH 1 thành viên gồm những gì?
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH 1 thành viên gồm:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh;
- Quyết định thành lập chi nhánh do Chủ sở hữu công ty ký;
- Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh;
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người đi nộp không phải là đại diện pháp luật của công ty).
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH 1 thành viên
4. Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện?
Việc lựa chọn giữa chi nhánh và văn phòng đại diện tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp, Lạc Việt sẽ gợi ý thêm cho bạn như sau:
- Nếu bạn muốn mở rộng hoạt động kinh doanh và tạo điều kiện phát triển doanh thu, chi nhánh là lựa chọn phù hợp.
- Ngược lại, văn phòng đại diện chỉ là nơi trao đổi thông tin và chăm sóc khách hàng mà không thực hiện kinh doanh.
➦ Xem thêm: Phân biệt chi nhánh và văn phòng đại diện
Trên đây là những quy định quan trọng về điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập chi nhánh công ty mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Để rút ngắn quy trình và thời gian, bạn có thể tham khảo dịch vụ thành lập chi nhánh công ty của Lạc Việt, chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn tất các thủ tục với chi phí hợp lý và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
