Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và không được trừ

Trong thực tế, có nhiều chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng để tính toán chi phí một cách hợp lý, chúng ta cần hiểu rõ về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Đối tượng nộp thuế và chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam dưới các hình thức khác nhau như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp Nhà nước, văn phòng công chứng tư, văn phòng luật sư, các bên trong hợp đồng phân chia sản phẩm dầu khí, xi nghiệp liên doanh dầu khí, các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh, công ty điều hành chung.
• Các tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập, cũng như các tổ chức khác có sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ và có thu nhập trong tất cả các lĩnh vực, đều phải nộp thuế giống như doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Doanh nghiệp nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam, thông qua cơ sở này, công ty ở nước ngoài thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh tại Việt Nam và thu được doanh thu từ đó.

Các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

(Theo điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 có hiệu lực từ ngày 6/8/2015)

Doanh nghiệp được trừ các khoản chi phí nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:…- Các chi phí thực tế phát sinh từ các hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

• Các chi phí cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Nếu hóa đơn mua hàng từ một nhà cung cấp vượt quá 20 triệu (bao gồm VAT), hoặc trong cùng một ngày tổng giá trị các hóa đơn từ cùng một nhà cung cấp cho doanh nghiệp vượt quá 20 triệu (bao gồm VAT), doanh nghiệp cần thanh toán qua ngân hàng và tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp phải được đăng ký với thuế hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Ví dụ: Ngày 25/08/2018, Công ty Lạc Việt mua ba máy lạnh từ Công ty Điện Máy Xanh và được xuất ba hóa đơn cho Công ty Lạc Việt như sau:

• Hóa đơn số 0000001: 10.000.000đ;
• Hóa đơn số 0000002: 15.000.000đ;
• Hóa đơn số 0000003: 17.00.000đ.

Tổng giá trị ba hóa đơn là: 42.000.000đ.

Để thanh toán cho Công ty Điện Máy Xanh, Công ty Lạc Việt cần chuyển khoản 42.000.000đ qua tài khoản ngân hàng của mình.

Một số chi phí không được khấu trừ khi tính thuế TNDN thường gặp

1. Chi phí không đáp ứng đủ điều kiện để được khấu trừ khi tính thuế TNDN

2. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

TSCĐ không được sử dụng cho việc sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

(ngoại trừ các TSCĐ phục vụ cho người lao động như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế, cơ sở đào tạo, dạy nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện là TSCĐ lắp đặt trong các công trình nêu trên; bể chứa nước sạch, nhà để xe; xe đưa đón NLĐ, nhà ở trực tiếp cho NLĐ; chi phí xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm máy, thiết bị là TSCĐ dùng để tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp).

Tài sản cố định không có tài liệu chứng minh quyền sở hữu của doanh nghiệp (ngoại trừ TSCĐ thuê mua tài chính).- Tài sản cố định không được quản lý, theo dõi và hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo quy định về quản lý tài sản cố định và hạch toán kế toán hiện hành.

• Phần trích khấu hao vượt quá mức quy định về trích khấu hao tài sản cố định;
• Khấu hao cho tài sản cố định đã hết giá trị;
• Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt quá 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô).

Như vậy: khi điền tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm, số tiền cần điền là 66.000.000 vào chỉ tiêu [B4] Các khoản chi không được trừ khi xác định thuế thu nhập chịu thuế.

4. Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức.

5. Chi phí thuê tài sản của cá nhân không được xác minh đầy đủ bằng hồ sơ, chứng từ.

Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà không có hợp đồng thuê tài sản và chứng từ thanh toán. Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, trong hợp đồng thuê tài sản đã thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, nhưng không có chứng từ thanh toán thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

6. Chi phí lương, công, thưởng cho người lao động

Chi phí lương, công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng không được chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.Các khoản tiền lương và thưởng cho người lao động không được ghi rõ điều kiện và mức độ trong các tài liệu như hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, tổng công ty hoặc tập đoàn, cũng như quy chế thưởng do lãnh đạo cấp cao quy định theo quy chế tài chính của công ty hoặc tổng công ty.

Vì vậy, để ghi nhận chi phí tiền lương vào chi phí được trừ, cần có các tài liệu sau:

• Hợp đồng lao động (hoặc thoả ước lao động tập thể…);
• Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp;
• Quyết định tăng lương (nếu có);
• Chứng minh thư photo;
• Bảng chấm công hàng tháng;
• Bảng thanh toán tiền lương;
• Thang bảng lương doanh nghiệp xây dựng;
• Phiếu chi thanh toán lương hoặc chứng từ ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng);
• Các tài liệu phải có chữ ký đầy đủ;
• Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên đã đăng ký MSTTNCN).

Ngoài ra:

• Sổ BHXH (nếu làm việc trên 1 tháng);
• Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động;
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07;
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm;
• Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh;
• Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)3. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty có trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà họ không trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.

7. Chi phục vụ trang phục

• Chi bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ;
• Chi bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

8. Chi thưởng đổi mới, sáng kiến

Doanh nghiệp không có quy định cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến, không có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến.

9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động

• Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ;
• Thực hiện không đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp khi khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác.

10. Chi trả tiền điện, tiền nước với những doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh; chủ cho thuê trực tiếp ký hợp đồng cung cấp điện, nước với nhà cung cấp

• Khi thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp mà thiếu hóa đơn tiền điện, nước và không có hợp đồng thuê, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về tuân thủ;
• Thanh toán cho chủ nhà không kèm theo chứng từ xác nhận số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính.

11. Các khoản chi phí trích trước theo kỳ hạn, theo chu kỳ mà đến hết kỳ hạn, hết chu kỳ chưa chi hoặc chi không hết

Đây là các khoản chi phí được dự trù trước cho các kỳ hạn nhất định, nhưng khi kỳ hạn kết thúc, số tiền này chưa được sử dụng hết hoặc không sử dụng. Điển hình là chi phí sửa chữa lớn cho tài sản cố định theo chu kỳ, chi phí cho các dự án đã được tính vào doanh thu nhưng vẫn còn nghĩa vụ theo hợp đồng cần thực hiện, bao gồm cả trường hợp doanh nghiệp nhận tiền trước từ khách hàng cho các dịch vụ hoặc cho thuê tài sản dài hạn.

12. Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái

Khi kết thúc kỳ kế toán, việc đánh giá lại các khoản tiền tệ ngoại tệ như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, và các khoản phải thu ngoại tệ có thể dẫn đến chênh lệch tỷ giá hối đoái. Tuy nhiên, chênh lệch này không bao gồm lỗ từ việc đánh giá lại các khoản nợ phải trả ngoại tệ.

13. Chi tài trợ cho giáo dục (bao gồm cả chi tài trợ cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp); chi tài trợ cho y tế; chi tài trợ cho việc khắc phục hậu quả thiên tai

Chi phí tài trợ cho giáo dục, y tế, và khắc phục hậu quả thiên tai không được chấp nhận nếu không đúng đối tượng hoặc không có hồ sơ xác minh rõ ràng về khoản tài trợ.

14. Chi tài trợ làm nhà cho người nghèo

Chi phí tài trợ cho việc xây dựng nhà ở cho người nghèo chỉ được chấp nhận nếu đúng đối tượng là hộ nghèo theo quy định của Thủ tướng Chính phủ và có hồ sơ xác định rõ ràng về khoản tài trợ.

15. Các khoản chi của hoạt động kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số, kinh doanh chứng khoán và một số hoạt động kinh doanh đặc thù khác không thực hiện đúng theo văn bản hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Các khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm, xổ số, chứng khoán, và các hoạt động kinh doanh đặc biệt khác không được tính vào chi phí nếu không tuân thủ theo hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài chính.