Kế toán kho là một phần quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi hàng hóa. Nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết sẽ giúp bạn trở thành một nhân viên kế toán kho chuyên nghiệp, đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp, hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây.
Kế toán kho là gì?
Kế toán kho là một vị trí quan trọng trong việc theo dõi và kiểm soát hoạt động xuất nhập hàng hóa trong doanh nghiệp. Người giữ vị trí này có trách nhiệm chính trong việc đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm trong kho, quản lý chứng từ, và hạn chế tối đa rủi ro thất thoát hàng hóa.
Đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vị trí kế toán kho và thủ kho thường do một người kiêm nhiệm, trong khi tại các doanh nghiệp lớn hơn với lượng hàng hóa, trang thiết bị đa dạng, hai vị trí này được phân chia rõ ràng.
Vai trò của kế toán kho trong doanh nghiệp
Kế toán kho giữ vai trò cốt lõi trong việc quản lý thông tin về tài sản hàng hóa và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Họ kiểm tra và ghi chép chính xác dữ liệu hàng tồn kho, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định và phân tích kinh doanh.
Vai trò cụ thể bao gồm:
- Ghi chép và giám sát hàng hóa: Theo dõi chặt chẽ số lượng, giá cả và địa điểm lưu trữ của hàng hóa. Kiểm tra và xác nhận các giao dịch liên quan đến việc nhập, xuất và chuyển hàng.
- Xác định giá trị hàng tồn: Sử dụng các phương pháp như FIFO, LIFO hoặc giá trung bình để đánh giá giá trị hàng tồn kho;
- Soạn thảo báo cáo tài chính: Tổng hợp dữ liệu về hàng tồn kho để đưa vào báo cáo tài chính định kỳ;
- Quản lý kho: Định kỳ kiểm kê và đối chiếu số lượng hàng hóa với dữ liệu ghi chép, đồng thời tham gia cải thiện quy trình kiểm soát nội bộ;
- Tuân thủ chuẩn mực kế toán: Thực hiện theo các chuẩn mực và quy định kế toán trong việc ghi chép và báo cáo về hàng tồn kho.
Công việc của kế toán kho
Công việc của nhân viên kế toán kho không quá phức tạp so với các lĩnh vực kế toán tổng hợp hay thuế. Mặc dù kế toán tổng hợp và kế toán ngân hàng phải đối mặt với áp lực từ số liệu và các biểu mẫu thuế, nhân viên kế toán kho cũng bận rộn với việc sắp xếp giấy tờ, hoá đơn và thậm chí hỗ trợ công việc vận chuyển hàng hóa cùng với nhân viên kho.
Công việc cụ thể bao gồm:
1. Tổng quan chung về công việc của kế toán kho
Công việc chung của kế toán kho sẽ bao gồm:
- Xây dựng và đánh giá báo cáo liên quan đến hàng tồn để phát hiện kịp thời các lỗi trong quá trình bảo quản và di chuyển hàng hóa;
- Giám sát hoạt động liên quan đến hàng tồn kho và cập nhật dữ liệu về hàng đã dùng hoặc hàng dự trữ;
- Lưu trữ tài liệu và ghi chép kế toán để nhập vào các tài khoản sổ sách;
- Đảm nhận việc nhập dữ liệu vào sổ sách hàng tồn và kiểm tra số lượng hàng thực tế;
- Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hiệu quả để không bị lãng phí và hư hại;
- Chịu trách nhiệm giải quyết và xử lý mọi sai sót trong sổ sách và dữ liệu hàng hóa;
- Thực hiện nhiệm vụ liên quan khi cần thiết để hoàn thành các công việc của kế toán kho.
2. Công việc hàng ngày
- Thực hiện đếm và ghi lại số lượng vật tư, hàng hóa để cập nhật thông tin về lượng hàng tồn và soạn thảo báo cáo cho ban lãnh đạo;
- Đảm bảo việc kiểm tra, sắp xếp và lưu trữ hóa đơn, phiếu xuất nhập kho một cách cẩn thận để chúng có thể được sử dụng cho việc thanh toán và kiểm toán sau này;
- So sánh thông tin ghi chép trên sổ sách với số lượng hàng hóa thực tế trong kho để phát hiện sai sót kịp thời;
- Sắp xếp và tổ chức lại kho hàng để tối ưu hóa không gian, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê và lấy hàng.
3. Công việc hàng tháng
Công việc theo tháng của kế toán kho bao gồm:
- Tổng hợp dữ liệu: Tổng hợp dữ liệu hàng ngày vào bảng tổng kết hàng tháng để trình bày với ban quản lý;
- Hạch toán chi phí: Hạch toán chi phí liên quan đến việc nhập và bảo quản hàng hóa vào các tài khoản kế toán tương ứng;
- Kiểm tra chứng từ: So sánh và xác minh chứng từ với dữ liệu hàng tồn kho thực tế;
- Tổng kết hàng tồn kho: Chuẩn bị báo cáo hàng tồn cuối tháng để nộp cho bộ phận kế toán và ban giám đốc.
Các loại tài khoản mà kế toán kho cần nắm vững
Các tài khoản liên quan đến hàng tồn kho được phân loại là tài sản ngắn hạn, theo các hướng dẫn cụ thể trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC, điều này đòi hỏi kế toán kho phải am hiểu và tuân thủ chặt chẽ.
| Tài khoản | Chi tiết |
| TK 151 – Hàng mua đang đi đường | Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hàng hóa đã mua nhưng vẫn đang được chuyển đến, chưa đến tay hoặc chưa được đưa vào kho. |
| TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu | Tài khoản này đăng ký giá trị của vật tư và nguyên liệu, những thứ cần thiết cho quá trình sản xuất hay hoạt động kinh doanh. |
| TK 153 – Công cụ, dụng cụ | Tài khoản này theo dõi giá trị của dụng cụ và công cụ được sử dụng trong sản xuất, kinh doanh, cho thuê, hoặc đóng góp vốn. |
| TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang | Tài khoản này ghi lại chi phí phát sinh trong sản xuất hoặc kinh doanh mà chưa được gán vào sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. |
| TK 155 – Thành phẩm | Tài khoản này quản lý và theo dõi chi phí liên quan đến việc sản xuất và bán sản phẩm hoàn chỉnh, giúp xác định giá trị thực của sản phẩm có trong kho và cung cấp dữ liệu cho việc quản lý và bán hàng tồn. |
| TK1 156 – Hàng hóa | Tài khoản này ghi chép giá trị của hàng hóa đã được mua hoặc sản xuất và hiện đang được bảo quản trong kho. |
| TK 157 – Hàng gửi đi bán | Tài khoản này dùng để ghi chép các hoạt động liên quan đến hàng hóa, sản phẩm hoàn chỉnh và dịch vụ đã gửi đi bán hoặc cung cấp cho khách hàng và đại lý. |
| TK 158 – Hàng hóa kho bảo thuế | Tài khoản này theo dõi giá trị của hàng hóa được giữ trong kho và đã được báo cáo cho cơ quan thuế. |
Kỹ năng cần có của kế toán kho
Để thành công trong nghề kế toán kho, bạn cần:
- Chuyên môn vững vàng: Hiểu biết sâu rộng về quản lý hàng hóa và ghi chép chứng từ là nền tảng cần thiết;
- Kỹ năng tin học: Thành thạo Excel và Word để xử lý số liệu hàng ngày là điều không thể thiếu;
- Thành thạo phần mềm kế toán: Việc sử dụng phần mềm kế toán hiện đại giúp tối ưu hóa công việc và tiết kiệm thời gian;
- Tổ chức công việc hiệu quả: Khả năng sắp xếp công việc một cách khoa học giúp tránh sự chậm trễ và sai sót;
- Tập trung và tỉ mỉ: Sự chú ý đến từng chi tiết và duy trì sự tập trung giúp giảm thiểu sai sót trong công việc.
Cơ hội nghề nghiệp của kế toán kho
Cơ hội nghề nghiệp cho chuyên viên kế toán kho rất đa dạng, đặc biệt trong các công ty sản xuất và kinh doanh hàng hóa. Người giữ chức vụ kế toán kho có thể thăng tiến lên các vị trí cao hơn như kế toán tổng hợp hay trưởng phòng kế toán.
Ngoài ra, các doanh nghiệp lớn thường tìm kiếm kế toán kho với mức lương và chế độ đãi ngộ hấp dẫn. Để nắm bắt cơ hội này, người làm trong lĩnh vực này cần có kiến thức về quản lý kho, các phương pháp tính giá thành sản phẩm, và kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý kho. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng nguồn cung cho công việc kế toán hiện nay đang nhiều hơn so với nhu cầu, vì vậy cạnh tranh trong ngành cũng khá gay gắt.
Kế toán kho là một vị trí đầy tiềm năng, cung cấp một cái nhìn toàn diện về các nhiệm vụ và trách nhiệm cần thiết cho người làm công việc này. Thông tin chi tiết về công việc kế toán kho mà Lạc Việt đã chia sẻ, hi vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nghề nghiệp này và xác định được hướng đi trong tương lai của mình.
