Kế toán bán hàng là một trong những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Nhân sự kế toán bán hàng sẽ là người ghi nhận, quản lý và thu chi các số liệu tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để tìm hiểu chi tiết về công việc và nhiệm vụ của một kế toán bán hàng, mời bạn tham khảo trong nội dung bài viết dưới đây của Kế toán Lạc Việt.
Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng, còn được gọi là Sales Accountant trong tiếng Anh, là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, đảm nhận các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng. Công việc của kế toán bán hàng bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ việc ghi chép và ghi nhận các hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT), đến việc lập các báo cáo bán hàng và các báo cáo liên quan khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Trong hầu hết các doanh nghiệp, kế toán bán hàng luôn được coi là bộ phận quan trọng nhất trong mọi doanh nghiệp. Vai trò của kế toán bán hàng gồm một số vai trò như sau:
- Kế toán bán hàng không chỉ đơn thuần là cung cấp thông tin và số liệu bán hàng, mà còn giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình doanh số và tài chính, từ đó đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả cho tương lai.
- Công việc báo cáo số liệu của kế toán bán hàng không chỉ cho thấy kết quả bán hàng, mà còn phản ánh sự chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng.
Tóm lại, vị trí kế toán bán hàng có vai trò quan trọng đối với các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua việc quản lý, ghi chép và tổng hợp số liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, kế toán bán hàng đóng góp vào việc xây dựng các chiến lược kinh doanh.
Ngoài vai trò kế toán bán hàng, còn có các vị trí khác trong nội bộ doanh nghiệp như kế toán kho, kế toán thuế…
Để hiểu rõ hơn về kế toán nội bộ, bạn có thể tham khảo bài viết: Kế toán nội bộ là gì? Vai trò và công việc của kế toán nội bộ
Công việc của kế toán bán hàng hiện nay
Có thể thấy, kế toán bán hàng sẽ đảm nhận các công việc và nhiệm vụ liên quan đến ghi chép hóa đơn, quản lý thu chi và các hoạt động bán hàng. Cụ thể các công việc của kế toán bán hàng sẽ bao gồm:
- Chuẩn bị báo giá và hợp đồng bán hàng dựa trên các yêu cầu của khách hàng và chính sách bán hàng của công ty.
- Tính toán và phản ánh chi phí bán hàng dựa trên các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng như chi phí vận chuyển, chi phí quảng cáo, chi phí bảo hành.
- Ghi chép và tổng hợp hóa đơn bán hàng nhằm xác định doanh số bán hàng, số lượng và giá trị các mặt hàng đã bán.
- Viết sổ theo dõi xuất, nhập hàng hóa, đảm bảo sự khớp lệnh giữa số lượng hàng hóa bán ra và nhập vào.
- Kiểm tra, kiểm soát bán hàng theo từng bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, hợp đồng mua bán hàng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy trình kinh doanh.
- Theo dõi và tổng hợp các hóa đơn bán hàng để phân tích và đánh giá tình hình doanh số, xu hướng tiêu thụ và khách hàng.
- Phối hợp với các kế toán tổng hợp, kế toán công nợ và kế toán kho để đảm bảo sự liên thông và khớp lệnh thông tin về bán hàng, công nợ và hàng hóa.
- Theo dõi tình trạng công nợ của khách hàng, bao gồm việc theo dõi các khoản phải thu tiền và quản lý quá trình thu hồi công nợ.
- Ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế bán hàng cho các giao dịch kinh tế liên quan đến bán hàng một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính.
- Lập các báo cáo liên quan đến việc bán hàng như báo cáo doanh số bán hàng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo công nợ phải thu.
Quy trình của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
- Kế toán bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng từ người bán hoặc thông qua phòng kinh doanh.
- Ghi chép và tổ chức đơn hàng là trách nhiệm của kế toán bán hàng.
- Kiểm tra mức tồn kho hàng hóa để đảm bảo đáp ứng yêu cầu số lượng và chủng loại của khách hàng.
- Thông báo lại cho khách hàng nếu hàng hóa chưa đủ.
- Lập phiếu yêu cầu xuất kho và gửi cho thủ kho để thực hiện thủ tục xuất hàng.
- Xuất hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng để gửi cho nhà cung cấp.
- Phản ánh nghiệp vụ bán hàng vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết liên quan.
- Lập báo cáo tình hình bán hàng trong ngày để thông báo cho ban lãnh đạo công ty.
- Kế toán bán hàng cần nhanh nhẹn, cẩn thận và biết tổng hợp, phân tích số liệu.
- Điều chỉnh công việc bán hàng để đạt hiệu quả tốt hơn trong môi trường thường xuyên phát sinh và liên tục.
Vì công việc của kế toán bán hàng sẽ có phát sinh liên tục trong ngày, nên yêu cầu người chuyên viên kế toán bán hàng phải linh hoạt và cẩn thận. Bên cạnh đó, kế toán bán hàng cần có khả năng tổng hợp và phân tích số liệu để đánh giá tình hình hoạt động bán hàng. Từ đó, có thể điều chỉnh công việc một cách hợp lý để đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình bán hàng.
Các kiến thức chuyên môn của một kế toán bán hàng cần có
Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
- Kết quả bán hàng được thu nhập từ việc bán hàng được ghi nhận sau khi trừ đi các chi phí phát sinh khác, để đánh giá lợi nhuận thực tế từ hoạt động bán hàng.
- Để xác định lợi nhuận từ bán hàng, kế toán bán hàng sẽ tính toán chênh lệch giữa doanh thu thuần và các chi phí khác như chi phí quản lý, giá vốn… trong một kỳ kinh doanh nhất định. Công thức chi tiết như sau:
- Kết quả sau cùng của hoạt động kinh doanh = Kết quả của hoạt động kinh doanh, sản xuất + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả các hoạt động kinh doanh khác – Chi phí khác (bao gồm chi phí quản lý của doanh nghiệp).
Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng
Để ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã hoàn tất việc chuyển giao rủi ro và lợi ích từ các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
- Doanh nghiệp đã thu được lợi nhuận từ các hoạt động bán hàng.
- Doanh nghiệp đã xác định và chắc chắn về các khoản doanh thu thu về.
- Doanh nghiệp không còn quyền kiểm soát các hàng hóa đã bán.
- Doanh nghiệp đã xác định các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Các chứng từ thường được sử dụng bởi kế toán bán hàng
- Hóa đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu 01 GTKT – 3LL.
- Phiếu xuất kho và kiêm vận chuyển nội bộ theo mẫu 03 – VT.
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo mẫu 02 – VT.
- Phiếu thu giá theo mẫu 01 – TT.
- Biên lai thu giá theo mẫu 06 – TT.
- Giấy báo có.
- Báo cáo bán hàng và bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ.
- Giấy ghi nhận khoản tiền nộp, thẻ thanh toán quầy hàng, quy trình thanh toán hàng ngày và bảng kê ghi nhận việc nhận hàng.
- Các chứng từ liên quan khác tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Trình tự luân chuyển các hóa đơn chứng từ của kế toán bán hàng
Khi có hóa đơn chứng từ kế toán phát sinh, kế toán cần lập hóa đơn bán hàng ngay lập tức. Hóa đơn bán hàng sẽ có 3 liên: liên 1 được lưu trữ trên gốc của quyển hóa đơn, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 được giữ lại cho công ty. Thông thường, sẽ có 3 trường hợp thường xảy ra như sau:
- Trường hợp khách hàng nhận nợ, kế toán bán hàng cần lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ nhanh chóng. Chứng từ được lập ra 3 liên, trong đó liên 1 được sử dụng để kiểm tra khi xuất hàng ra kho, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 được lưu lại sổ.
- Trường hợp khách hàng thanh toán tiền mặt, kế toán cần lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên: Liên 1 do thủ quỹ giữ, nơi lập phiếu giữ lại 1 liên và người nộp tiền giữ liên còn lại. Các liên phải có đầy đủ nội dung và chữ ký của giám đốc.
- Nếu khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, công ty sẽ nhận giấy báo giao dịch chuyển khoản đã thành công để xác nhận việc thanh toán số tiền từ khách hàng.
Một số yêu cầu về kế toán bán hàng
- Có hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
- Có khả năng tìm kiếm và xử lý thông tin để đưa ra quyết định kinh doanh.
- Thành thạo việc sử dụng các phần mềm kế toán và các công cụ khác để quản lý thông tin bán hàng.
- Có khả năng làm việc theo nhóm và tư duy độc lập.
- Có kinh nghiệm và kỹ năng về quy trình kế toán, thuế và các luật liên quan đến doanh nghiệp.
- Có kỹ năng đàm phán, giao tiếp với các khách hàng và đối tác trong doanh nghiệp.
Mọi người cùng hỏi
Quy trình kế toán bán hàng trong một doanh nghiệp là gì?
- Bước đầu tiên, kế toán bán hàng sẽ nhận đơn đặt hàng từ nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh. Kế toán bán hàng sẽ chịu trách nhiệm ghi chép và sắp xếp đơn hàng.
- Sau khi nhận được đơn mua hàng, kế toán bán hàng cần kiểm tra xem mức tồn kho của hàng hóa có đủ số lượng và chủng loại theo yêu cầu của người mua hay không.
- Nếu không có đủ hàng, kế toán bán hàng cần thông báo cho người mua. Nếu có đủ hàng, kế toán bán hàng sẽ gửi phiếu yêu cầu xuất kho cho thủ kho để thực hiện thủ tục xuất hàng.
- Đồng thời, kế toán bán hàng cần xuất hóa đơn kèm theo phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho nhân viên bán hàng.
- Sau khi hoàn thành các giấy tờ thủ tục liên quan đến việc bán hàng, kế toán bán hàng có trách nhiệm phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết liên quan để ghi nhận nghiệp vụ này.
Các loại chứng từ mà kế toán bán hàng cần quan tâm
Nhân sự kế toán bán hàng thường sẽ cần quan tâm đến các loại chứng từ sau:
- Hóa đơn bán hàng và hóa đơn thuế giá trị gia tăng.
- Phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kèm vận chuyển nội bộ.
- Báo cáo bán hàng và bảng kê bán hàng dịch vụ và lẻ.
- Các biên bản kiểm kê hàng tồn, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại và các biên bản khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Thông tin giấy tờ nộp tiền và bảng kê nhận hàng kèm thanh toán mỗi ngày.
- Một số phiếu thu và giấy tờ báo có.
Với những thông tin được cung cấp trong bài viết, hi vọng bạn đọc sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về vai trò và trách nhiệm của một kế toán bán hàng.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra suôn sẻ, không bị trì hoãn bởi các vấn đề phát sinh cho các hóa đơn, chứng từ.
Bạn có thể tham khảo: Dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp.
