Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không thể tránh khỏi những lỗi phát sinh dẫn đến việc cần hủy hóa đơn. Lạc Việt sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về thủ tục hủy hóa đơn theo Thông tư 78 và những trường hợp cần hủy cũng như trách nhiệm của đơn vị hủy hóa đơn. Qua đó, bạn có thể tham khảo để nắm rõ các quy định pháp luật và thực hiện hủy hóa đơn điện tử thành công.
Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Hủy hóa đơn điện tử là thao tác làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng, được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, khi hủy hóa đơn điện tử (HĐĐT) sẽ làm mất tính pháp lý và không thể dùng làm bằng chứng cho các giao dịch tài chính hoặc kinh doanh.
Sau khi thực hiện hủy, hóa đơn điện tử sẽ không còn giá trị pháp lý và không thể sử dụng trong các hoạt động kinh doanh hay tài chính. Điều này rất quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp và cá nhân nộp thuế.
Việc hủy hóa đơn điện tử cần tuân thủ đúng quy trình pháp lý, nếu phát hiện lỗi hoặc thông tin sai sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải thực hiện hủy trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử, đảm bảo hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng.
Các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử
Khi phát hiện sai sót trong nội dung của hóa đơn điện tử đã phát hành, kế toán cần tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và thực hiện việc lập lại hoặc điều chỉnh hóa đơn đó. Dưới đây là các trường hợp cụ thể mà hóa đơn điện tử được phép hủy bao gồm:
Trường hợp 1: Khi hóa đơn điện tử có sai sót và đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua, theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kế toán cần thực hiện các thủ tục sau:
- Chưa gửi cho người mua: Người bán cần tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót và lập lại hóa đơn mới;
- Đã gửi cho người mua: Người bán chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không được hủy hóa đơn.
Trường hợp 2: Nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ theo Khoản 2 Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, thì người bán cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành và thông báo với cơ quan thuế về việc này.
Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn khi thông tin về mã số thuế, số tiền trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng bị ghi sai…
Trường hợp 4: Khi phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ
Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy bị sai sót sau khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Trường hợp 6: Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn và thông báo cho người bán
Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn có sai sót
Trường hợp 8: Khi bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 đòi hỏi phải tuân thủ một quy trình nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ pháp luật. Lạc Việt sẽ hướng dẫn bạn quy trình hủy hóa đơn điện tử theo các bước thực hiện dưới đây:
Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót đến cơ quan thuế
Kế toán cần gửi thông báo sai sót hóa đơn tới cơ quan thuế thông qua phần mềm hóa đơn điện tử. Chọn mục “Thông báo hóa đơn có sai sót” (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Thông tin từ hóa đơn gốc sẽ tự động nhập vào mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý: điền nội dung “Hủy” vào cột 07 của mẫu thông báo, sau đó ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn này đến cơ quan thuế qua phần mềm.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới
Kế toán sẽ lập hóa đơn điện tử mới sau đó ký số và gửi đến cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị hủy, sau đó gửi cho người mua.
Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Sau khi đã thực hiện các bước trên, kế toán sẽ chọn hóa đơn điện tử bị sai sót và thực hiện xóa/hủy bỏ đối với tờ hóa đơn này.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Mặc dù không bắt buộc thực hiện bước này, nhưng để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với người mua.
Bước 5: Tra cứu hóa đơn điện tử
Để đảm bảo hóa đơn đã được hủy, doanh nghiệp cần kiểm tra xem thông báo sai sót đã được cơ quan thuế cập nhật trạng thái chấp nhận hay chưa, đồng thời kiểm tra trạng thái của hóa đơn trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai sẽ được thực hiện tùy thuộc vào từng trường hợp khác nhau, cụ thể:
Trường hợp 1: Khi người bán phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua và có lỗi, quy trình sẽ được thực hiện như sau:
- Thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng có sai sót bằng cách sử dụng mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT. Cơ quan thuế sẽ thực hiện việc hủy bỏ hóa đơn điện tử có mã sai sót và lưu trữ thông tin này trong hệ thống;
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn đã bị hủy, trước khi gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Khi người bán đã lập hóa đơn điện tử sau khi đã nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, theo khoản 2 Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình hủy hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện như sau:
- Hủy hóa đơn điện tử đã được tạo trên phần mềm kế toán doanh nghiệp;
- Thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn bằng mẫu thông báo số 04/SS-HĐĐT.
Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành cần tuân theo các bước sau:
Bước 1: Lập biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử
Trong biên bản hủy bỏ hóa đơn, cần ghi rõ nội dung sai sót cần điều chỉnh. Biên bản này phải có chữ ký và dấu của cả người mua và người bán để xác nhận.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm
Hủy hóa đơn điện tử đã lập trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng. Các bước thực hiện bao gồm:
a) Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. b) Điền thông tin vào mục “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”. c) Lưu thông báo kết quả hủy hóa đơn và xuất ra file XML để nộp cho cơ quan thuế.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế
Sau khi hủy hóa đơn cũ, cần lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Hóa đơn này phải tuân thủ đúng quy định pháp luật và ghi rõ các thông tin như “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.
Mức xử phạt khi vi phạm quy định về hủy hóa đơn điện tử
Theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, vi phạm quy định hủy hóa đơn điện tử có thể bị phạt tiền từ 2.000.000đ đến 8.000.000đ. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải hủy hóa đơn để khắc phục hậu quả. Cụ thể như sau:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng cho hành vi hủy hóa đơn quá hạn từ 1 đến 5 ngày làm việc nhưng có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000đ đến 4.000.000đ: Đối với hành vi hủy hóa đơn quá hạn từ 1 đến 10 ngày làm việc.
- Phạt tiền từ 4.000.000đ đến 8.000.000đ: Đối với một trong các trường hợp sau:
- Hủy hóa đơn điện tử quá hạn từ 11 ngày làm việc trở lên;
- Không thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật;
- Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai sót.
Một số câu hỏi thường gặp khi hủy hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Không, hóa đơn điều chỉnh không thể bị hủy, thay vào đó, nếu có sai sót thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh mới để sửa đổi thông tin trên hóa đơn gốc.
1. Thời hạn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là bao lâu?
Thời hạn để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn và thông báo đến cơ quan thuế.
2. Doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử mà không nộp mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế có bị phạt không?
Có, nếu doanh nghiệp không nộp mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót cho cơ quan thuế, sẽ bị phạt từ cảnh cáo đến 15.000.000đ, chi tiết mức phạt được quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
3. Doanh nghiệp phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã gửi khách có được hủy và xuất hóa đơn mới không?
Không, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn có sai sót và không được phép hủy hóa đơn đã phát hành.
Việc nắm vững quy trình hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro pháp lý. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu mua hóa đơn điện tử, xin vui lòng liên hệ với Lạc Việt.
