Tình trạng doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký nhưng chưa thực hiện cập nhật thông tin đang tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, từ bị xử phạt hành chính đến nguy cơ bị đóng mã số thuế. Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ các trường hợp vi phạm, mức xử lý theo quy định mới nhất và hướng dẫn chi tiết cách khắc phục để doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp pháp, tránh sai sót không đáng có.
Thế nào là doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký?
Trong quá trình tư vấn, Lạc Việt nhận thấy nhiều doanh nghiệp chưa thực sự hiểu rõ thế nào là “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”, dẫn đến chủ quan trong việc cập nhật thông tin với cơ quan chức năng. Trên thực tế, nếu không xác định đúng tình trạng của mình, doanh nghiệp có thể rơi vào diện bị xử lý mà không hề hay biết.
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan, một doanh nghiệp được coi là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký khi rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Trụ sở chính không còn hoạt động thực tế: Không có nhân sự, văn phòng, hoặc đại diện pháp luật tại địa chỉ đã đăng ký.
- Không thể liên lạc với doanh nghiệp tại địa chỉ đăng ký: Cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông báo, thư mời làm việc, công văn… nhưng không có người nhận hoặc bị trả lại.
- Chuyển địa điểm nhưng không cập nhật hồ sơ: Doanh nghiệp đã dời văn phòng sang nơi khác nhưng chưa thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Địa chỉ đăng ký không có thật hoặc không còn tồn tại: Một số trường hợp thuê địa chỉ ảo, địa chỉ đã bị thu hồi hoặc phá bỏ.
Lưu ý: doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh đúng quy định (đã nộp hồ sơ xin tạm ngừng lên Sở Kế hoạch và Đầu tư) thì sẽ không bị coi là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
Tình trạng công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thường được phát hiện trong các trường hợp như sau:
- Kiểm tra đột xuất của cơ quan thuế hoặc Sở KH&ĐT;
- Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi thông tin mà không hợp lệ;
- Khi bị đối tác, khách hàng khiếu nại, tố cáo.
Việc bị xác định là không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký sẽ là căn cứ để cơ quan chức năng xử phạt vi phạm hành chính, đóng mã số thuế, và công khai thông tin doanh nghiệp vi phạm.
Mức xử phạt khi doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đăng ký
Khi doanh nghiệp bị xác định không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, không chỉ ảnh hưởng đến uy tín mà còn phải đối mặt với nhiều hình thức xử phạt theo quy định pháp luật. Đây là một trong những lỗi phổ biến nhưng lại bị xem nhẹ, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về thuế và pháp lý.
Theo khoản 1 Điều 42 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, hành vi doanh nghiệp không hoạt động tại địa điểm đăng ký sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức như sau:
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký nhưng không hoạt động tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
- Đồng thời, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế thông báo đóng mã số thuế do không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
- Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ bị công khai thông tin vi phạm trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Tùy theo mức độ vi phạm, doanh nghiệp cũng có thể chịu các hệ quả sau:
- Không được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (với các doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký hóa đơn);
- Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) từ hóa đơn đầu vào phát sinh tại địa điểm không còn hoạt động;
- Không được hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí liên quan đến địa chỉ không đăng ký hoạt động.
Ngoài ra, trong một số trường hợp nghiêm trọng, cơ quan quản lý có thể áp dụng các biện pháp bổ sung như:
- Khóa tài khoản nộp thuế điện tử;
- Tạm dừng giao dịch với cơ quan thuế;
- Không cho phép thay đổi thông tin doanh nghiệp cho đến khi khắc phục xong vi phạm
Với kinh nghiệm hỗ trợ hơn 1000+ hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh mỗi năm, Lạc Việt nhận thấy đa số doanh nghiệp bị xử phạt vì chủ quan, không nắm rõ thời hạn cập nhật thông tin hoặc nghĩ rằng “chuyển địa chỉ nội bộ thì không cần báo”.
Đây là hiểu lầm nguy hiểm, có thể dẫn đến gián đoạn hoạt động kinh doanh, mất cơ hội ký kết hợp đồng hoặc bị đánh giá thấp về tính pháp lý trong mắt đối tác.
Doanh nghiệp có bị đóng mã số thuế khi không hoạt động tại địa chỉ không?
Đây là một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà Lạc Việt nhận được từ doanh nghiệp sau khi bị kiểm tra hoặc nhận thông báo từ cơ quan thuế. Thực tế, việc doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoàn toàn có thể dẫn đến việc bị đóng mã số thuế và hậu quả kéo theo là nhiều thủ tục khác sẽ bị đóng băng”.
Theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2019, cơ quan thuế có quyền xác minh tình trạng hoạt động của doanh nghiệp. Trong trường hợp phát hiện doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa điểm đã đăng ký, cơ quan thuế sẽ thực hiện các bước sau:
- Gửi thông báo xác minh tình trạng hoạt động đến địa chỉ trụ sở chính, địa điểm kinh doanh hoặc văn phòng đại diện;
- Nếu không có phản hồi hoặc không thể liên lạc, doanh nghiệp sẽ bị đánh dấu là “không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”;
- Sau thời hạn xác minh, cơ quan thuế có thể ban hành quyết định đóng mã số thuế tạm thời hoặc vĩnh viễn, tùy theo mức độ và thời gian vi phạm.
Theo đó, khi bị đóng mã số thuế, doanh nghiệp sẽ bị hạn chế các hoạt động sau:
- Không được xuất hóa đơn điện tử;
- Không thể kê khai, nộp thuế hoặc hoàn thuế;
- Không thực hiện được các thủ tục hành chính khác như thay đổi đăng ký doanh nghiệp, mở chi nhánh, chuyển nhượng cổ phần;
- Không ký được hợp đồng tín dụng, không làm việc được với ngân hàng hoặc đối tác yêu cầu xác minh mã số thuế còn hiệu lực.
Trong một số trường hợp, nếu doanh nghiệp chứng minh được việc ngừng hoạt động tại địa chỉ là do lỗi hành chính, hoặc có thể cung cấp đủ hồ sơ chứng minh vẫn đang hoạt động hợp pháp tại địa điểm mới, thì có thể xin khôi phục mã số thuế.
Với những doanh nghiệp đã bị đóng mã số thuế do vi phạm này, Lạc Việt khuyến nghị nên liên hệ sớm với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục khôi phục lại mã số thuế hoặc thực hiện các bước thay đổi địa chỉ công ty để tránh tình trạng vi phạm, gây ảnh hưởng lâu dài đến hoạt động kinh doanh.
➦ Xem thêm: Hướng dẫn khôi phục mã số thuế bị đóng
Doanh nghiệp nên làm gì khi không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký?
Khi doanh nghiệp phát hiện mình không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc đang trong tình trạng “treo địa chỉ” mà chưa cập nhật, việc xử lý kịp thời là rất cần thiết để tránh bị xử phạt, đóng mã số thuế và các hệ quả pháp lý khác.
Dưới đây là những bước quan trọng mà doanh nghiệp nên thực hiện ngay khi rơi vào trường hợp này:
1. Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh
Nếu doanh nghiệp đã chuyển trụ sở sang địa điểm mới, việc cập nhật thông tin với Sở Kế hoạch và Đầu tư là bắt buộc. Thủ tục thay đổi địa chỉ sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tránh vi phạm quy định về địa chỉ đăng ký.
- Hồ sơ thay đổi địa chỉ bao gồm Giấy thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các tài liệu liên quan theo quy định.
- Thời hạn nộp hồ sơ là trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi.
- Có thể thực hiện thủ tục thay đổi trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian.
➦ Tham khảo: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
➦ Tham khảo: Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh
2. Nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh nếu ngừng hoạt động tạm thời
Nếu doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký do tạm ngừng kinh doanh, cần thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh đúng quy định tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Thủ tục này giúp doanh nghiệp được pháp luật công nhận tình trạng tạm ngừng và tránh bị coi là vi phạm.
- Thời gian tạm ngừng được phép theo quy định là tối đa 1 năm, có thể gia hạn nếu cần thiết.
3. Tiến hành thủ tục giải thể khi ngừng hoạt động lâu dài
Trong trường hợp doanh nghiệp không có kế hoạch tiếp tục hoạt động, việc giải thể công ty sẽ là giải pháp hợp lý để kết thúc toàn bộ nghĩa vụ pháp lý.
- Quy trình giải thể bao gồm nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
- Hoàn tất nghĩa vụ thuế, báo cáo tài chính, thanh lý tài sản công ty.
- Giải thể giúp tránh được việc doanh nghiệp bị xử phạt do vi phạm về địa chỉ đăng ký và tình trạng không hoạt động.
➦ Xem thêm: Hồ sơ, thủ tục giải thể công ty
Những số lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro
Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp, Lạc Việt nhận thấy nhiều vi phạm không đáng có hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp lưu ý các điểm sau:
1. Luôn cập nhật thông tin thay đổi địa chỉ kịp thời
Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký địa chỉ trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh ngay khi có sự di chuyển hoặc thay đổi. Việc chậm trễ hoặc không thông báo sẽ dẫn đến vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính.
2. Đảm bảo có người đại diện hoặc người nhận văn bản tại địa chỉ đăng ký
Tại địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cũng cần có người trực tiếp hoặc đại diện pháp lý nhận các văn bản, thông báo của cơ quan quản lý tại địa chỉ đăng ký. Tránh trường hợp công văn bị trả lại hoặc không nhận được thông báo quan trọng.
3. Không sử dụng địa chỉ ảo hoặc địa chỉ không tồn tại
Hơn nữa, việc đăng ký địa chỉ ảo hay địa chỉ công ty không có thật có thể gây rủi ro pháp lý nghiêm trọng, dễ bị phát hiện và xử phạt. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng địa chỉ thật, có giấy tờ chứng minh rõ ràng.
4. Kiểm tra và theo dõi các thông báo từ cơ quan thuế và Sở KHĐT
Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra email, hệ thống thông báo của cơ quan thuế, Sở Kế hoạch và Đầu tư để không bỏ sót các công văn, giấy tờ liên quan đến việc cập nhật thông tin doanh nghiệp.
5. Thực hiện đúng quy trình và thời hạn
Khi doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, cần thông báo thay đổi trong thời hạn 10 ngày để nộp hồ sơ cập nhật. Khi đó, doanh nghiệp sẽ tránh được các mức phạt không đáng có.
Một số câu hỏi thường gặp khi công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký
1. Doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký bao lâu thì bị xử phạt?
Theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký mà không thực hiện thủ tục thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính.
2. Có thể sử dụng địa chỉ ảo để đăng ký kinh doanh không?
Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ hoặc văn phòng ảo để đăng ký giấy phép kinh doanh nhưng cần phải đảm bảo có thể nhận được văn bản, thông báo từ cơ quan nhà nước tại địa chỉ đó
3. Sau khi bị đóng mã số thuế, doanh nghiệp có thể khôi phục mã số thuế không?
Có, doanh nghiệp có thể làm thủ tục xin khôi phục mã số thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện và đã khắc phục các vi phạm. Tuy nhiên, quy trình này cần chuẩn bị hồ sơ giải trình, chứng minh tình trạng hoạt động thực tế và nộp hồ sơ theo quy định của cơ quan thuế.
4. Nếu không còn hoạt động lâu dài, doanh nghiệp nên làm gì để tránh rủi ro?
Trường hợp ngừng hoạt động trong thời gian dài, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh hoặc giải thể công ty để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh bị xử phạt.
Tóm lại, doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có thể bị xử phạt và đóng mã số thuế, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin và xử lý kịp thời các quy định hoặc tham khảo thêm các bài viết khác của Lạc Việt để đảm bảo hoạt động luôn hợp pháp và xuyên suốt.
