Thủ tục thay đổi chủ hộ kinh doanh là thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã khi người đứng tên chủ hộ thay đổi. Điểm quan trọng nhất là phải xác định đúng lý do thay đổi để chuẩn bị đúng hồ sơ. Kế Toán Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi chủ hộ kinh doanh ngay trong bài viết dưới đây để giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có.
Khi nào phải làm thủ tục thay đổi chủ hộ kinh doanh?
Hộ kinh doanh phải làm thủ tục thay đổi chủ hộ khi thông tin người đứng tên chủ hộ trên đăng ký hộ kinh doanh thay đổi. Theo Điều 100 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chủ hộ kinh doanh có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi đối với các nội dung như tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh, vốn, ngành nghề và một số nội dung đăng ký thuế.
Trên thực tế, thủ tục này thường phát sinh trong các tình huống sau:
- Các thành viên hộ gia đình ủy quyền cho một thành viên khác làm chủ hộ.
- Chủ hộ chết hoặc bị Tòa án tuyên bố đã chết.
- Chủ hộ mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
- Chủ hộ có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quyết định của Tòa án.
- Hộ kinh doanh cần rà soát lại thông tin chủ hộ cùng lúc với các thay đổi khác như địa chỉ, ngành nghề hoặc thông tin thuế.
Nếu hộ kinh doanh mới chuẩn bị thành lập và chưa có giấy chứng nhận, bạn nên xử lý từ bước đăng ký ban đầu thay vì làm thủ tục thay đổi sau đó. Trường hợp này có thể tham khảo thêm dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể để chuẩn bị thông tin chủ hộ đúng ngay từ đầu.
Hồ sơ thay đổi chủ hộ kinh doanh gồm những gì?
Hồ sơ thay đổi chủ hộ kinh doanh phụ thuộc vào lý do thay đổi, không nên dùng chung một bộ giấy tờ cho mọi trường hợp. Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định riêng hồ sơ khi các thành viên hộ gia đình ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ và hồ sơ khi chủ hộ chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
| Trường hợp thay đổi | Giấy tờ chính cần chuẩn bị | Lưu ý quan trọng | |
| Các thành viên hộ gia đình ủy quyền cho một thành viên khác làm chủ hộ | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh và bản sao văn bản ủy quyền | Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định | |
| Chủ hộ chết, bị tuyên bố đã chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi, văn bản ủy quyền, kèm giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án | Cần đối chiếu đúng căn cứ pháp lý làm phát sinh việc thay đổi | |
| Hộ kinh doanh có hai thành viên, thành viên là chủ hộ thuộc trường hợp chết hoặc mất năng lực | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi và bản sao giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án | Thành viên còn lại là chủ hộ kinh doanh theo quy định | |
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trường hợp hộ kinh doanh có hai thành viên mà thành viên là chủ hộ chết hoặc thuộc các trường hợp đặc biệt nêu trên thì thành viên còn lại là chủ hộ kinh doanh.
Về biểu mẫu, Thông tư 68/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 01/07/2025 và có hiệu lực cùng ngày, với trích yếu là ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh.
Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ sau thời điểm này, hộ kinh doanh nên dùng biểu mẫu đang áp dụng theo cơ quan đăng ký kinh doanh hiện hành, tránh dùng nhầm mẫu cũ trong các bài hướng dẫn trước 2025.
Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi chủ hộ kinh doanh
Quy trình thay đổi chủ hộ kinh doanh gồm chuẩn bị hồ sơ, nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, nhận giấy tiếp nhận và chờ xử lý tính hợp lệ. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi chủ hộ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
Các bước nên làm theo thứ tự:
Bước 1. Xác định lý do thay đổi chủ hộ
- Trước tiên cần phân loại đúng trường hợp: ủy quyền trong hộ gia đình, chủ hộ chết, chủ hộ mất tích hoặc trường hợp theo quyết định của Tòa án. Đây là bước quyết định bộ hồ sơ phải nộp.
Bước 2. Kiểm tra giấy chứng nhận hộ kinh doanh hiện tại
- Đối chiếu tên hộ kinh doanh, mã số hộ kinh doanh, địa chỉ, thông tin chủ hộ, số điện thoại liên hệ và các nội dung đăng ký thuế nếu có.
- Nếu còn thiếu số điện thoại liên hệ, hồ sơ thay đổi có thể bị coi là không hợp lệ theo quy định về cập nhật thông tin hồ sơ hộ kinh doanh.
Bước 3. Chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký thay đổi
- Giấy đề nghị cần thể hiện đúng nội dung thay đổi, thông tin chủ hộ cũ, thông tin chủ hộ mới và nội dung cam kết về tính hợp pháp, trung thực của hồ sơ.
Bước 4. Chuẩn bị giấy tờ chứng minh lý do thay đổi
- Nếu là ủy quyền, cần văn bản ủy quyền đã công chứng hoặc chứng thực.
- Nếu là thừa kế, chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự, cần giấy tờ hộ tịch hoặc quyết định của Tòa án tương ứng.
Bước 5. Nộp hồ sơ và nhận giấy tiếp nhận
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.
Bước 6. Theo dõi phản hồi và nhận kết quả
- Nếu hồ sơ hợp lệ, thông tin thay đổi được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Trường hợp cần thay đổi đồng thời thông tin khác như địa chỉ hoạt động, nên tách bạch rõ nội dung nào là thay đổi chủ hộ và nội dung nào là thay đổi địa chỉ. Nếu đang chuyển nơi kinh doanh, bạn có thể xem thêm phần hướng dẫn về thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh để tránh nhầm lẫn giữa hai nhóm thủ tục.
Có thể nộp hồ sơ thay đổi chủ hộ kinh doanh online không?
Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy nếu đáp ứng đúng điều kiện về văn bản điện tử, thông tin kê khai và chữ ký số.
Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định đăng ký hộ kinh doanh qua mạng là việc chủ hộ hoặc người được ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.
Khi nộp online, cần chú ý ba điểm:
- Tệp điện tử phải thể hiện đầy đủ giấy tờ như hồ sơ bản giấy.
- Thông tin nhập trên hệ thống phải khớp với hồ sơ.
- Hồ sơ phải có chữ ký số của chủ hộ hoặc người được ủy quyền.
Nếu ủy quyền cho người khác thực hiện, hồ sơ điện tử phải kèm giấy tờ ủy quyền theo quy định và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử phù hợp.
Thời hạn xử lý và lệ phí thay đổi chủ hộ kinh doanh
Thời hạn xử lý hồ sơ thay đổi chủ hộ kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Trong thời hạn này, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã xem xét tính hợp lệ và cập nhật thông tin thay đổi vào Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.
Về lệ phí, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định người nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh nộp lệ phí tại thời điểm nộp hồ sơ. Lệ phí có thể được nộp trực tiếp, chuyển vào tài khoản của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã hoặc thanh toán trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Cần phân biệt thời hạn nhà nước xử lý hồ sơ với thời gian chuẩn bị thực tế. Nếu hồ sơ thiếu văn bản ủy quyền, thiếu chứng thực hoặc giấy tờ cá nhân không khớp thông tin, tổng thời gian hoàn tất có thể kéo dài do phải sửa đổi, bổ sung.
Những lỗi thường gặp khi đổi tên chủ hộ làm hồ sơ bị trả lại
Hồ sơ thường bị yêu cầu sửa đổi khi thông tin kê khai không khớp hoặc thiếu giấy tờ chứng minh lý do thay đổi. Với nhóm thủ tục liên quan đến chủ hộ, lỗi nhỏ trong văn bản ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh sự kiện pháp lý có thể làm hồ sơ không đủ căn cứ để cập nhật.
Các lỗi nên kiểm tra trước khi nộp:
- Không ghi rõ nội dung thay đổi là thay đổi chủ hộ kinh doanh.
- Dùng mẫu biểu cũ hoặc mẫu không còn phù hợp với hệ thống hiện hành.
- Văn bản ủy quyền chưa được công chứng hoặc chứng thực.
- Giấy chứng tử, quyết định của Tòa án hoặc giấy tờ liên quan chưa được sao y, chứng thực khi cần.
- Thông tin chủ hộ mới không khớp giấy tờ pháp lý cá nhân.
- Hồ sơ thiếu số điện thoại liên hệ trong dữ liệu đăng ký.
- Nhầm cơ quan nộp hồ sơ do vẫn theo thói quen nộp cấp huyện trước đây.
- Gộp quá nhiều nội dung thay đổi nhưng không giải trình rõ từng nội dung.
Với hộ kinh doanh đang phát sinh doanh thu, hóa đơn hoặc nghĩa vụ thuế, việc đổi chủ hộ nên đi kèm bước rà soát thông tin thuế và chứng từ sau khi được cập nhật. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ kế toán hộ kinh doanh nếu cần kiểm tra sổ sách, hóa đơn và nghĩa vụ kê khai sau khi thay đổi người đứng tên.
Câu hỏi thường gặp về thủ tục thay đổi chủ hộ kinh doanh
1. Thay đổi chủ hộ kinh doanh có phải làm trong 10 ngày không?
Có. Theo Điều 100 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chủ hộ kinh doanh có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi đối với nội dung chủ hộ kinh doanh.
2. Nộp hồ sơ thay đổi chủ hộ kinh doanh ở đâu?
Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Đây là điểm cần lưu ý vì nhiều hướng dẫn cũ vẫn nhắc đến cơ quan cấp huyện, dễ gây nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ theo quy định hiện hành.
3. Thay đổi chủ hộ có cần văn bản ủy quyền không?
Có trong trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký và các thành viên ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ. Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
4. Hồ sơ hợp lệ bao lâu có kết quả?
Thời hạn xem xét hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Trên đây là toàn bộ thông tin Lạc Việt chia sẻ chi tiết về thủ tục thay đổi chủ hộ kinh doanh theo quy định pháp luật mới nhất. Thực hiện đúng quy trình sang tên giấy phép sẽ giúp chủ cơ sở nhanh chóng tiếp quản hoạt động buôn bán hợp pháp, đồng thời ngăn chặn triệt để các rủi ro pháp lý liên quan đến nghĩa vụ nợ thuế từ người chủ cũ.
